مسقط - الرؤية

عقد مجلس إدارة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية أمس اجتماعه الحادي عشر، والأول لهذا العام برئاسة صاحب السُّمو السيد هيثم بن طارق آل سعيد وزير التراث والثقافة رئيس مجلس إدارة الهيئة، وبحضور أصحاب السعادة أعضاء مجلس الإدارة.

وتناول الاجتماع موضوعات عديدة تتعلق بتوجهات الهيئة وخططها المستقبلية؛ حيث استعرض المجلس محضر اجتماع الجلسة السابقة لمجلس الإدارة، واعتمد التقرير الحسابي الختامي للهيئة لعام 2015، إضافة لاعتماد الموازنة المعتمدة للهيئة لعام 2016، وربط الموازنة بتنفيذ خطة العمل المُعتمدة لبرنامج وأنشطة الهيئة لهذا العام. واستعرض الاجتماع الإجراءات المتخذة حول التعديلات التنظيمية بالهيكل التنظيمي للهيئة، واستعراض مشروع إنشاء مبنى موحد لحفظ الوثائق الوسيطة، كما استعرض المجلس كذلك تقرير أنشطة وإنجازات الهيئة خلال عام 2015، الذي شهد تطوراً في مجالات العمل لاسيما مجال المؤتمرات والبحوث والتاريخ الشفوي ومجال التخزين الإلكتروني هذا وقد بارك المجلس الخطوات الجديدة التي حققتها الهيئة خلال العام الماضي. وكذلك تمّ استعراض برنامج عمل الهيئة والمنهجية المعتمدة لإعداد وتطبيق ومتابعة نظام إدارة الوثائق الخصوصية خلال عام (2016م). كما بحث الاجتماع آلية سير العمل في الخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة بالجهات الحكومية (المرحلة الأولى) والتي تهدف إلى إنقاذ الوثائق من التلف والضياع، وتحديد ما يهم الذاكرة الوطنية وأيضاً إتلاف ما هو مخصص للإتلاف بحسب جداول مدد الاستبقاء، وبالتالي ستعمل هذه الخطة على توفير مساحات كافية في أماكن حفظ الوثائق الوسيطة، ونتائج الفرز بتلك الجهات.

أحيط المجلس علمًا بالانتهاء من مشروع معمل الإتلاف الآلي الذي سيتم العمل به خلال الأشهر القادمة؛ حيث سيعمل هذا المعمل على إتلاف كافة أنواع الوثائق المُعدة سلفاً للإتلاف بحيث يعمل المعمل بمواصفات عالية الدقة والجودة في تقديم الخدمة ومناقشة الرسوم المقترحة، واتخذ المجلس قراراً بتحديد رسوم إتلاف الوثائق الورقية والإلكترونية. وناقش المجلس ما تم بشأن مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية الذي تعده الهيئة حالياً ومشروع مركز الاختبار الوطني، وقد اتخذ المجلس قراراً بالمضي في طرح المناقصة الخاصة بمشروع منظومة المراسلات والوثائق الإلكترونية بعد موافقة الجهات المختصة، واعتماد الإمكانات المالية للمشروع.

واستعراض المجلس مقترح مشروع مركز البيانات الاحتياطي للهيئة، وقد وجه المجلس في الشروع بالتنسيق لاتخاذ الخيارات المُناسبة المطروحة لهذا الغرض. وناقش المجلس مشروع مقترح التأهيل العلمي في الدراسات العليا في مجال الوثائق والمحفوظات ووجه المجلس بدراسة المقترح بالتنسيق مع وزارة التعليم العالي.