مسقط - الرؤية

استقبلت وزارة الشؤون القانونية الوفد الرسمي من الأرشيف الوطني الكيني في زيارة خاصة لدائرة الوثائق بالوزارة بصحبة ممثلين من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، للاطلاع على تجربة وزارة الشؤون القانونية في مجال إدارة الوثائق بمراحلها الجارية والوسيطة، من خلال جولة استطلاعية لمختلف أقسام دائرة الوثائق .
وكان في استقبال الوفد سيف بن حمدان العامري مدير دائرة الوثائق بالندب الذي قدم للوفد الزائر شرحاً وافياً تناول في بداية الحديث أهمية إدارة الوثائق في الوزارة وما كانت عليه في السابق، والنظرة الحديثة لإدارة الوثائق والمحفوظات وما نص عليه قانون الوثائق والمحفوظات رقم (60/2007). وتناول في حديثه اختصاصات وزارة الشؤون القانونية بشكل عام.

وتحدث محمود بن سيف المقبالي رئيس قسم تنظيم الوثائق بالندب عن الأنظمة التي تم إعدادها بالتنسيق بين وزارة الشؤون القانونية، وهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، والتي تم تطبيقها على مستوى تقسيمات الوزارة، وهي نظام الوثائق الخصوصية بالوزارة، ونظام الوثائق المشتركة بين الجهات الحكومية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات وأبرز في هذا الإطار الإجراءات والمراحل التي تمت بين المختصين في دائرة الوثائق وممثلين من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بشأن إعداد وتجهيز أماكن حفظ الوثائق الوسيطة .

وجرى تقديم عرض مرئي للتعريف بدائرة الوثائق في الوزارة، وعن التجهيزات والمراحل التي تم إنجازها من خلال إعداد وتجهيز أماكن حفظ الوثائق الوسيطة والشروط التي لابد من توافرها أثناء مراحل الإعداد من خلال تهيئة المخزن وفق المواصفات العالمية المعتمدة، والتي تعتبر وزارة الشؤون القانونية من أوائل الوزارات التي قامت بتجهيز هذا المخزن بعدما تم الإشراف عليه من قبل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وأخذ الموافقة النهائية من الهيئة.

ويعد مخزن حفظ الوثائق الوسيطة في وزارة الشؤون القانونية من المخازن النموذجية في السلطنة لما يتميز به من تجهيزات ومرافق وإجراءات أمنية، حيث تمّت تهيئتها من خلال الضوابط التي يجب توفرها في تجهيز مخازن حفظ الوثائق مثل وجود كاميرات المراقبة، وأبواب مضادة للحرائق وأجهزة إطفاء، ومخرج طوارئ، وأجهزة تكييف خاصة للحفاظ على درجة الحرارة في داخل المخزن، كما يتميز المخزن بأرضية مجهزة خصيصا لحمولة الوثائق ومهيأة بمادة شمعية، ونوافذ وستائر خاصة لحجب الضوء الزائد لكي لا تتعرض الوثائق لتغييرات بسبب أشعة الشمس الزائدة، كما يتكون من أجهزة دخول خاصة للموظفين العاملين في دائرة الوثائق يتم الدخول عن طريق الكارت الممغنط، وفيه ممرات داخلية مخصصة لتنقلات الموظفين داخل المخزن. وتم تركيب الرفوف المتحركة داخل المخزن لاستغلال حجم استيعاب أكثر من الوثائق التي تحول من مختلف تقسيمات الوزارة. وقد تم تصميمه ليكون بالدور الثاني من المبنى، وذلك لتفادي حدوث قوى قاهرة من الكوارث الطبيعية والأمطار والفيضانات. وواصل الوفد جولته إلى التقسيمات الأخرى بالدائرة وقُدّمت له نبذة شاملة حول نظام إدارة الوثائق التي تعمل دائرة الوثائق على تطبيقه على مختلف تقسيمات الوزارة. كما تمّ اطلاع الوفد على بعض الوثائق القديمة لدى الوزارة التي يرجع تاريخها إلى سنة 1972م.