بهدف إرساء نظام عصري لإدارة المستندات في مختلف الجهات الحكوميّة

مسقط - الرؤية

نظّمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لقاء تعريفياً بوزارة الإعلام أمس حول منهجية إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصيّة، تحت رعاية كل من سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وسعادة علي بن خلفان الجابري وكيل وزارة الإعلام، وعدد من مديري الدوائر ورؤساء الأقسام من الجانبين. ويهدف إلى إرساء نظام عصري لإدارة الوثائق والمستندات في مختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات.

ورحّب سعادة علي بن خلفان الجابري وكيل وزارة الإعلام بوفد هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية مقدرًا الدور الكبير الذي تقوم به الهيئة في سبيل إرساء نظام عصري لإدارة المستندات والوثائق لما له من تحول إيجابي كبير في سير العمل، وأبدى استعداده للتعاون مع الهيئة فيما يتعلق بإعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية، متطلعا إلى اعتمام النظام بوزارة الإعلام لبدء العمل وفق منهجية عمل حديثة في مجال الوثائق.

وتحدّث سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حول دور الهيئة في إرساء نظام عصري لإدارة الوثائق الخصوصيّة في مختلف الجهات المعنية، وأضاف أنّه من الجدير أن نولي الوثائق جل اهتمامنا ورعايتنا حكومة ومواطنين فهي الحق الضامن والكفيل في الدفاع لما تمّ إنجازه في هذا البلد الغالي ليصبح ذاكرة وطنية تطلع عليها الأجيال القادمة إلى جانب تطرقه إلى خطط ومشاريع الهيئة فيما يتعلق ببناء نظام إدارة الوثائق بالجهات المعنيّة ومميزاته كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات.

وقدم إسحاق الصقري مدير ضبط الجودة والمشرف على الدعم الفني بدائرة المتابعة والدعم الفني بهيئة الوثائق عرضاً مرئياً عن تجربة السلطنة في إدارة الوثائق والمحفوظات من حيث منهجية العمل مع الجهات الحكومية في الدولة من أجل إرساء نظام عصري في إدارة الوثائق والمحفوظات، إلى جانب الخطة المعتمدة نحو تغير التوجهات من التعامل السابق مع الوثائق والملفات والذي لا يعتمد على أساليب مهنية وكيف استطاعت الهيئة أن تنتقل إلى مرحلة احترافية في إدارة وثائق الدولة بموصفات معتمدة في هذا الشأن، إضافة إلى عرض نماذج من أنظمة إدارة الوثائق الخصوصيّة ( نظام التصنيف - جداول مدد الاستبقاء) وشرح آلية التعامل معها والطريقة المعتمدة في تطبيقها، والدور الفاعل نحو تدريب الموظفين في كافة الجهات باستخدام هذه الأدوات، والحديث عن الدور الكبير الذي لعبته الهيئة في سبيل إيجاد كوادر بشرية متخصصة والبرامج التأهيلية والتدريبية التي أوجدتها بالتنسيق مع الجهات المعنية نحو تأهيل وتدريب الموظفين ليكونوا رافداً مهماً لتطبيق الرؤية الشاملة لإرساء نظاماً عصرياً.

وجرى عرض إحصائيات عددية لإنجازات الهيئة في قطاع الوثائق والمحفوظات التي تتعلق بالجوانب الإدارية في إنشاء دوائر وأقسام للوثائق في الجهات الحكوميّة، ونسبة المختصين في المجال في كافة الجهات الحكومية، ونسبة إعداد الأنظمة وتطبيقها في الجهات الحكومية، علاوة على تغطية عمليات متابعة أماكن حفظ الوثائق الوسيطة في الجهات الخاضعة لقانون الوثائق، وخطة فرز وإتلاف الوثائق العامة للدولة والآلية المتبعة في هذا الشأن.

وتطرّق الصقري إلى معمل الإتلاف الآمن للوثائق الذي سيرى النور في القريب العاجل، والأسلوب الأمن في التعامل مع الوثائق المصنفة. وتمّ التركيز على منهجية إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بوزارة الإعلام، وإيضاح كافة مجريات ومتطلبات العمل نحو إعداد نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء وإبراز الدور الذي يجب أن تقوم به لجان وفرق العمل التي تمّ تشكيلها خدمة لهذا المشروع.

وقدم هشام الروشدي محلل نظم بالهيئة عرضًا توضيحيًا حول مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية والذي يستهدف كافة الجهات الحكوميّة الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، وتطرّق العرض إلى محاور عدة تتعلق بموضوع إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية منها استعراض المفاهيم الأساسيّة الخاصة بإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، إضافة إلى استعراض موجز لتاريخ المشروع، مند انطلاقه في عام ٢٠١٣ م وحتى اليوم.

وتناول العرض الخصائص الرئيسية المتعلقة بأي نظام لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، والتي لابد أن تتعرض في أي نظام ليصنف كنظام لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية مثل نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء والبيانات الوصفية وإجراءات الإتلاف والترحيل وإدارة الملفات، كما تمّ استعراض الخدمات والدعم الفنّي التي توفرها الهيئة للجهات الحكوميّة في مجال إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية.

ويشار إلى أنّ الهيئة أنجزت قرابة 36 جهة حكومية من حيث إعداد الأدوات الإجرائية بها (نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء) وتواصل تقديم الدعم الفني اللازم لاستخدام هذه الأدوات الإجرائية ومتابعة تطبيق النظام، كما تقدم الهيئة المتابعة والدعم الفني بصفة مستمرة لمختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات من خلال إقامة اللقاءات التعريفيّة التي توضح جلياً حرص الهيئة على التعريف بنظام إدارة الوثائق كخطوة ممهدة لتطبيق أدواته الإجرائيّة.