بمشاركة 140 من ممثلي 46 شركة ومؤسسة حكومية
مسقط - الرُّؤية
نظَّمتْ هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية اللقاء التعريفي لأكثر من 46 شركة ومؤسسة حكومية، وبمشاركة أكثر من 140 من ممثلي الشركات والمؤسسات؛ بهدف إعداد نظام إدارة الوثائق بالشركات والمؤسسات التي تساهم الحكومة في رأسمالها بما لا يقل عن 25%، تحت رعاية الأمين العام لمجلس الشورى سعادة الشيخ علي بن ناصر بن حمد المحروقي، وبحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، والرؤساء التنفيذيين ومديري العموم والمختصين في الموارد البشرية والشؤون القانونية وتقنية المعلومات بالمؤسسات والشركات؛ وذلك صباح أمس، بمقر مجلس الشورى.
ويأتي اللقاء ضمن توجه الهيئة نحو إرساء نظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات، وتعد المؤسسات والشركات التي تساهم فيها الحكومة بنسبة لا تقل عن 25% في رأسمالها، إحدى أصناف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات. ويهدف اللقاء إلى خلق الوعي التام لدى المؤسسات والشركات بأهمية التوجه نحو تنظيم وإدارة الوثائق بالآلية المعتمدة في السلطنة والتي تبنتها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لما له من خدمة عالية الجودة في أدارة الوثائق الجارية والوسيطة وكذلك تأمين الذاكرة الوطنية.
وقال سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية -في كلمته- إنَّه من الجدير أن نولي الوثائق جل اهتمامنا ورعايتنا حكومة ومواطنين فهي الحق الضامن والكفيل في الدفاع عمَّا تم إنجازه في هذا البلد الغالي ليصبح ذاكرة وطنية تطلع عليها الأجيال القادمة، إلى جانب تطرقه للمرسوم السلطاني رقم 60/2007، والذي شمل الشركات التي تساهم الحكومة فيها بنسبة 25% وأكثر من رأسمالها. وأشار إلى أن اللقاء نقطة البداية في تطبيق هذا المرسوم السلطاني في هذه الجهات.
كما تحدث سعادة الدكتور رئيس الهيئة عن خطط ومشاريع الهيئة فيما يتعلق ببناء نظام إدارة الوثائق بالجهات المعنية ومميزاته كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات، إلى جانب نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء لكافة الجهات ودورها في حفظ وحماية المعلومات والوثائق الخاصة من الضياع والتلف أو الفقدان.
وأضاف سعادته بأنَّه وانطلاقاً مما نصَّ عليه قانون الوثائق والمحفوظات الصادر بالمرسوم السلطاني رقم (60/2007)؛ بإلزام جميع الجهات الخاضعة للقانون بتطبيق نظام عصري لإدارة وثائقها الخصوصية والمشتركة؛ فقد عملت الهيئة جاهدة خلال الفترة السابقة إلى استصدار نظام موحد لإدارة الوثائق والملفات المشتركة بين سائر الجهات الحكومية والذي يطلق عليه "نظام تصنيف الوثائق المشتركة وجداول مدد استبقائها"، والذي أصبح قيد التنفيذ بناءً على القرار رقم (2/2012). كما أن الهيئة قامت بجهودٍ حثيثة نحو إعداد أنظمة إدارة الوثائق الخصوصية لكل جهة حكومية، وهو النظام الذي يدير جميع الوثائق والملفات الخاصة بكل جهة دون الأخرى بناءً على الاختصاصات والمهام، والذي يطلق عليه "نظام إدارة الوثائق الخصوصية". وتمكنت الهيئة إلى يومنا هذا من إنجاز قرابة 36 جهة حكومية تمكنت خلالها من اعتماد أنظمة إدارة وثائقها الخصوصية، وكذلك أعدت خطط التطبيق الخاصة بالنظام.
وقدَّم إسحاق بن يعقوب الصقري مدير الجودة والمشرف على الدعم الفني بهيئة الوثائق، وبدر بن حمود الغافري إخصائي وثائق ومحفوظات بالهيئة، عرضاً مرئياً تضمن لمحة تاريخية عن أنشاء هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وأهم إنجازاتها، إلى جانب عرض حول أهمية إدارة الوثائق والأسلوب الأمثل في التعامل مع الوثائق.
وقدم هشام بن خالد الروشدي محلل نظم بفريق المشروع بهيئة الوثائق، عرضاً مرئياً حول مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية مبادرة رائدة تقودها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، تهدف الى قيام نظام إلكتروني لإدارة الوثائق في الجهات الحكومية يضمن حماية الوثائق والمستندات من التلف والضياع وحماية محتوياتها، تطرق العرض الى محاور متعددة تتعلق بإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية تتضمن بعض المفاهيم وأساسيات إدارة الوثائق الإلكترونية إضافة إلى المتطلبات الأساسية التي ينبغي أن تتوفر في أي نظام لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية.
