مسقط - الرُّؤية

نظَّمتْ هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لقاءً تعريفيًّا بالهيئة العمانية للاعتماد الأكاديمي، أمس، حول منهجية إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية، تحت رعاية الدكتور سالم رضا رضوي الرئيس التنفيذي للهيئة العمانية للاعتماد الأكاديمي، وبحضور سعيد الريامي مستشار هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية للشؤون الأدرية وعدد من مدراء الدوائر ورؤساء الاقسام من الجانبين.

ورحَّب سعادة سالم رضا رضوي بوفد هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية. وأشاد بالدور الكبير الذي تقوم به الهيئة في سبيل إرساء نظام عصري لإدارة المستندات والوثائق لما له من تحول ايجابي كبير في سير العمل. وتطرق مستشار هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية سعيد الهنائي الى خطط ومشاريع الهيئة فيما يتعلق ببناء نظام ادارة الوثائق بالجهات المعنية ومميزاته كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات.

وقدَّم إسحاق بن يعقوب الصقري مدير ضبط الجودة والمشرف على الدعم الفني بدائرة المتابعة والدعم الفني بهيئة الوثائق عرضاً مرئياً تطرق فيه الى خطة العمل في إعداد النظام والمراحل والاَلية المتبعة في إعداده، والتي تتمثل في تشكيل لجان وفرق عمل ودراسة الاختصاصات التنظيمية والمهام والأنشطة لكافة الإدارات المعنية الى جانب القيام بعملية التكشيف بعد أن تقوم الهيئة بتدريب فريق العمل على هذه العملية واستخدام الاستمارات وادوات العمل المناسبة، إضافة إلى إعداد نظام التصنيف الذي يسهل عملية تنظيم وإدارة الملفات والوثائق الناتجة عن القائمة الأسمية، كما تناول العرض اعداد جداول مدد الاستبقاء بعد تقييم الوثائق وتحديد المصير النهائي اما الأتلاف او الحفظ الدائم الى الهيئة، واعتماد الادوات الإجرائية لنظام ادارة الوثائق الخصوصية وتدريب موظفي الهيئة العمانية للاعتماد الأكاديمي على استخدام هذه الأدوات الإجرائية، فيما قدم بدر الغافري إخصائي وثائق ومحفوظات بهيئة الوثائق عرضاً مماثلاً باللغة الإنجليزية أوضح خلاله أهمية المشروع.

ويذكر أنَّ الهيئة أنجزت قرابة 33 جهة حكومية من حيث إعداد الأدوات الإجرائية بها (نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء) وقائمة الان على تقديم الدعم الفني اللازم لاستخدام هذه الأدوات الإجرائية ومتابعة تطبيق النظام، كما ان الهيئة تقدم المتابعة والدعم الفني بصفة مستمرة لمختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات من خلال اقامت اللقاءات التعريفية التي توضح جلياً حرص الهيئة بالتعريف بنظام إدارة الوثائق كخطوة ممهده لتطبيق أدواته الإجرائية.