الأحد, 18 نوفمبر 2018

خبر : لقاء تعريفي حول إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بمكتب محافظ ظفار

الأربعاء 29 يوليو 2015 12:32 م بتوقيت مسقط

صلالة - الرُّؤية-

نظَّمتْ هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية -وبالتعاون مع مكتب وزير الدولة ومحافظ ظفار- لقاءً تعريفيًّا، أمس، بمقر المكتب، حول منهجية إعداد نظام اإدارة الوثائق الخصوصية بمكتب وزير الدولة ومحافظ ظفار؛ وذلك تحت رعاية سعادة المستشار عبدالله عقيل بن أحمد آل إبراهيم القائم بأعمال نائب محافظ ظفار، وبحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وعدد من مديري العموم والدوائر والأقسام من الجانبين.

وفي بداية اللقاء، رحَّب سعادة المستشارالقائم بأعمال نائب محافظ ظفار بوفد هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، كما أبدى استعدادَ وجاهزية المكتب بالشروع في إعداد النظام؛ لما له من تحول إيجابي كبير في سير العمل؛ حيث إنَّ مكتب وزير الدولة ومحافظ ظفار أولى قطاع الوثائق اهتماماً بالغاً، ويتَّضح ذلك جليا من خلال التقسيمات الإدارية المختلفة، وتفعيل ورفدها بالمختصين بإدارة الوثائق.

ومن جانبه، تحدَّث سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، حول دور الهيئة في هذا الجانب.

وقدَّم إسحاق بن يعقوب الصقري مدير ضبط الجودة والمشرف على الدعم الفني بدائرة المتابعة والدعم الفني بهيئة الوثائق عرضاً مرئيًّا، تطرق فيه إلى خطة العمل في إعداد النظام والمراحل والاَلية المتبعة في إعداده، والتي تتمثل في تشكيل لجان وفرق عمل ودراسة الاختصاصات التنظيمية والمهام والأنشطة لكافة الإدارات المعنية، إلى جانب القيام بعملية التكشيف، بعد أن تقوم الهيئة بتدريب فريق العمل على هذه العملية واستخدام الاستمارات وادوات العمل المناسبة، إضافة إلى إعداد نظام التصنيف الذي يسهل عملية تنظيم وإدارة الملفات والوثائق الناتجة عن القائمة الأسمية، كما تناول العرض إعداد جداول مدد الاستبقاء بعد تقييم الوثائق وتحديد المصير النهائي إما الإتلاف أو الحفظ الدائم لدى الهيئة.

وقدَّمت سعاد الراشدية عضو فريق المنظومة بالهيئة، عرضا آخر حول إدارة الوثائق الإلكترونية لتحقيق الزيادة والكفاءة والفعالية في المؤسسات الحكومية في إدارتها للوثائق، وتقديم خدماتها للأفراد والمجتمع من خلال استغلال تقنية المعلومات؛ فالهيئة مستمرة في المتابعة وتقديم الدعم الفني لمختلف الجهات المعنية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات الوطنية؛ وذلك من خلال عقدها لمختلف اللقاءات التعريفية تتويجًا للحرص الكبير على التعريف بنظام إدارة الوثائق.