"الوثائق والمحفوظات الوطنية" تدرّب فريق عمل لإنجاز نظام التصنيف

لقاء تعريفي بالبنك المركزي حول إعداد منظومة إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية

 

مسقط – الرؤية

نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية أمس لقاءً تعريفياً بالبنك المركزي العماني، حول مشروع إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية للبنك، بحضور كل من سعادة طاهر بن سالم بن عبدالله العمري الرئيس التنفيذي للبنك المركزي العماني، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.

ورحب الرئيس التنفيذي للبنك المركزي العماني بوفد هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية مقدراً الدور الكبير الذي تقوم به الهيئة في سبيل إرساء نظام عصري لإدارة المستندات والوثائق لما له من تحول إيجابي كبير في سير العمل، كما أبدى سعادته الاستعداد التام للتعاون مع هيئة الوثائق فيما يتعلق بإعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية. وتحدث سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حول دور الهيئة في إرساء نظام عصري لإدارة الوثائق الخصوصية في مختلف الجهات المعنية، إلى جانب تطرقه إلى خطط ومشاريع الهيئة فيما يتعلق ببناء نظام إدارة الوثائق بالجهات المعنية ومميزاته كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات.

وقدم يعقوب بن سالم المحروقي مدير دائرة المتابعة والدعم الفني بهيئة الوثائق عرضاً مرئياً تطرق فيه إلى خطة العمل في إعداد النظام والمراحل والآلية المتبعة في إعداده والتي تتمثل في تشكيل لجان وفرق عمل ودراسة الاختصاصات التنظيمية والمهام والأنشطة لكافة الإدارات المعنية إلى جانب القيام بعملية التكشيف بعد أن تدرب الهيئة فريق العمل على العملية واستخدام الاستمارات وأدوات العمل المناسبة إضافة الى إعداد نظام التصنيف الذي يسهل عملية تنظيم وإدارة الملفات والوثائق الناتجة عن القائمة الأسمية، كما تناول العرض إعداد جداول مدد الاستبقاء بعد تقييم الوثائق وتحديد المصير النهائي إما الإتلاف أو الحفظ الدائم إلى الهيئة، واعتماد الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية.

وقدم هشام الروشدي محلل نظم بالهيئة عرضا توضيحيا حول مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية الذي يستهدف كافة الجهات الحكومية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، وتطرق العرض إلى محاور عدة تتعلق بموضوع إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية منها استعراض المفاهيم الأساسية الخاصة بإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، واستعراض الوضع السائد قبل إنشاء الهيئة ومبادرة المشروع فيما يتعلق بالوثائق الإلكترونية والإشكالات التي كان يعاني منها القطاع من حيث غياب المعايير وتعدد الأنظمة وغياب الرؤية.

كما تناول العرض عدة مواضيع تخص موضوع إدارة الوثائق الإلكترونية والأنظمة المتخصصة في هذا المجال، حيث تم استعراض الخصائص الرئيسية المتعلقة بأي نظام لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، والتي لابد أن تتعرض في أي نظام ليصنف كنظام لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية مثل نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء والبيانات الوصفية وإجراءات الإتلاف والترحيل وإدارة الملفات، إضافة إلى الحديث عن الفروقات بين الأنواع المختلفة من الأنظمة المتواجدة في السوق المحلي مثل أنظمة إدارة المراسلات، أنظمة إدارة المستندات وأنظمة إدارة الوثائق، والفروقات بين هذه الأنظمة من حيث نطاق عملها والخصائص التي توفرها لضمان اقتناء النظام المناسب والذي يتوافق مع المعايير والمتطلبات الموضوعة في هذا الجانب.

وشمل العرض بعض النقاط المهمة المتعلقة بالجانب الأمني والخصائص التي سيوفرها النظام لحماية الوثائق من الناحية الأمنية وضمان عدم وقوعها في الأيدي الخطأ أو وصولها لمن لا يملك صلاحية الاطلاع عليها، كتصنيفات درجات السرية للوثيقة، وصلاحيات المستخدمين ومسار التتبع وغيرها من الخصائص التي تعمل على توفير حماية متكاملة للوثائق في النظام، تلا ذلك استعراض الخدمات والدعم الفني التي توفرها الهيئة للجهات الحكومية في مجال إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية.

وقد أنجزت الهيئة قرابة 51 جهة حكومية من حيث إعداد الأدوات الإجرائية بها (نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء) وقائمة الآن على تقديم الدعم الفني اللازم لاستخدام هذه الأدوات الإجرائية ومتابعة تطبيق النظام، كما تقدم الهيئة المتابعة والدعم الفني بصفة مستمرة لمختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات من خلال إقامة اللقاءات التعريفية التي توضح جلياً حرص الهيئة على التعريف بنظام إدارة الوثائق كخطوة ممهدة لتطبيق أدواته الإجرائية.

تعليق عبر الفيس بوك