مسقط - الرؤية
نظَّمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية أمس لقاءً تعريفياً بمجلس المناقصات حول منهجية إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية، تحت رعاية كل من معالي الدكتور رشيد بن الصافي الحريبي رئيس مجلس المناقصات، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وعدد من مديري الدوائر ورؤساء الأقسام من الجانبين.
ورحب معاليه بوفد هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية مقدرا الدور الكبير الذي تقوم به الهيئة في سبيل إرساء نظام عصري لإدارة المستندات والوثائق لما له من تحول إيجابي كبير في سير العمل، وأبدى استعداد المجلس التام للتعاون مع الهيئة فيما يتعلق بإعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية، متطلعاً إلى اهتمام النظام بالمجلس لبدء العمل وفق منهجية عمل حديثة في مجال الوثائق.
وتحدث سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حول دور الهيئة في إرساء نظام عصري لإدارة الوثائق الخصوصية في مختلف الجهات المعنية، وأضاف أنّه من الجدير أن نولي الوثائق جل اهتمامنا ورعايتنا حكومة ومواطنين فهي الحق الضامن والكفيل في الدفاع لما تمّ إنجازه في هذا البلد الغالي ليصبح ذاكرة وطنية تطلع عليها الأجيال القادمة إلى جانب تطرقه إلى خطط ومشاريع الهيئة فيما يتعلق ببناء نظام إدارة الوثائق بالجهات المعنية ومميزاته كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات.
وقدم إسحاق بن يعقوب الصقري مدير الجودة بدائرة المتابعة والدعم الفني بهيئة الوثائق عرضاً مرئياً تطرق فيه إلى خطة العمل في إعداد النظام والمراحل والاَلية المتبعة في إعداده والتي تتمثل في تشكيل لجان وفرق عمل ودراسة الاختصاصات التنظيمية والمهام والأنشطة لكافة الإدارات المعنية إلى جانب القيام بعملية التكشيف بعد أن تقوم الهيئة بتدريب فريق العمل على هذه العملية واستخدام الاستمارات وأدوات العمل المناسبة، إضافة إلى إعداد نظام التصنيف الذي يسهل عملية تنظيم وإدارة الملفات والوثائق الناتجة عن القائمة الاسمية.
وقدَّم هشام الروشدي محلل نظم بالهيئة عرضًا توضيحيًا حول مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية والذي يستهدف كافة الجهات الحكومية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، وتطرق العرض إلى محاور عدة تتعلق بموضوع إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية منها استعراض المفاهيم الأساسية الخاصة بإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، إضافة إلى استعراض موجز لتاريخ المشروع، مند انطلاقه في عام ٢٠١٣ م وحتى اليوم.
ويشار إلى أنّ الهيئة أنجزت قرابة 38 جهة حكومية من حيث إعداد الأدوات الإجرائية بها نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء وقائمة الآن على تقديم الدعم الفني اللازم لاستخدام هذه الأدوات الإجرائية ومتابعة تطبيق النظام، كما أنّ الهيئة تقدم المتابعة والدعم الفني بصفة مستمرة لمختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات من خلال إقامة اللقاءات التعريفية التي توضح جلياً حرص الهيئة بالتعريف بنظام إدارة الوثائق كخطوة ممهده لتطبيق أدواته الإجرائية.
