يضمن مستويات عالية من الأمان والسرية.. ويغطي نطاقي "النظام الإلكتروني" و"أرشفة المستندات"

مسقط - الرُّؤية

وقعتْ بلدية مسقط، أمس، مع شركة أنظمة وبرامج الكمبيوتر، اتفاقية مشروع إدارة الوثائق والمحتوى المعلوماتي للبلدية، في إطار جهود البلدية لتعزيز كفاءة الأداء المؤسسي وتنفيذاً لخطة التحول للحكومة الإلكترونية.. وقَّع الاتفاقية مَعَالي المهندس مُحسن بن مُحمد الشيخ رئيس بلدية مسقط، بمبنى رئاسة البلدية.

ويتضمَّن المشروع نطاقي عمل؛ الأول: يختص بإنشاء نظام إلكتروني لإدارة الوثائق والمحتوى المعلوماتي، والثاني: يختص بأرشفة المستندات والوثائق السابقة والمرتبطة بعدد من الوظائف والخدمات الداخلية والخارجية للبلدية.

ويعمل المشروع الجديد على توفير عدد من الخصائص والمميزات؛ منها: إدارة الوثائق والمحتوى المعلوماتي في جميع مراحل عمر الوثيقة شاملا تصنيفها وتوصيفيها وتحديد مدد الاستبقاء الخاصة بها، وكذلك متابعة وتخزين الوثائق الإلكترونية أو نسخ إلكترونية عن الوثائق الورقية والاحتفاظ بإصداراتها المختلفة، وإدارة وتخزين ملفات الوسائط المتعددة السمعية منها والبصرية أو ما يعرف بالملتيميديا؛ مثل: الصور الفوتوغرافية، ومقاطع الفيديو، والمقاطع السمعية، والخرائط الإلكترونية...وغيرها، وتوفير خاصية استخدام التعرف البصري على الحروف (OCR) في الصور الممسوحة ضوئياً لتحويلها إلى الشكل النصي وإضافة ميزة البحث في النص أو المحتوى للصورة، ودعم خاصية التصديق والتوقيع الإلكتروني، والربط والتكامل مع الأنظمة المعلوماتية مثل نظام خدمة العملاء، ونظام الموارد البشرية، والنظام المالي...وغيرها من الأنظمة.

كما يشمل المشروع عددًا من الأنظمة الفرعية؛ مثل: نظام المراسلات الإلكترونية والذي سيتم ربطه بتطبيقات الأجهزة الذكية لتمكين المسؤولين ومتخذي القرار من متابعة سير الأعمال في مختلف الظروف والأوقات بكل سهولة ويسر، ونظام متابعة وتدفق سير الأعمال والذي سيتم تفعيله لتغطية أعمال اللجان المختلفة؛ وبالتالي زيادة كفاءة عملها، توفير خاصية إنشاء الاستمارات الذكية والتي ستساعد في تحويل عدد من الإجراءات المباشرة إلى إجراءات إلكترونية متكاملة،ونظام إدارة سجلات الوثائق الإلكترونية للعمل على تسهيل وتنظيم إدارة المخازن الجارية والوسيطة، نظام الحفظ والأمان وخصوصية الوثائق.

ويوفر هذا النطاق العمل على أرشفة عدد 5 ملايين مستند من المستندات الورقية وتحويلها إلى مستندات إلكترونية؛ وتتضمن: مستندات السجلات الوظيفية، والمستندات المالية بمختلف أنواعها، ومستندات إباحات البناء الكبرى، ومستندات التراخيص الفنية ومتابعة مراحل البناء بالمديريات الخدمية.

وقد رُوْعي في عملية الأرشفة الإلكترونية مدد الاستبقاء الخاصة بكل مستند على أن تعطى أولوية الأرشفة للمستندات والوثائق ذات الحفظ الدائم. ويعد المشروع من المشاريع الحيوية التي ستساهم في تطبيق سياسات وإجراءات التخزين الالكتروني والفعلي وفق آليات التصنيف والتوصيف ومدد الاستبقاء المرتبطة بكافة أنواع الوثائق الخاصة ببلدية مسقط، ويضمن سهولة توفير خدمات العمل البلدي المرتبطة بالوثائق سواء أكانت وثائق ورقية أو إلكترونية، وكذلك توفير الوقت والجهد المبذولين لاسترجاع الوثائق المطلوبة، وسهولة إدارة الوثائق في جميع مراحل عمر الوثيقة وفق تصنيفها وتوصيفها المعتمد، والتأكيد على مستويات الأمان والسرية للوثائق وفق تصنيفاتها في مختلف مراحلها العمرية، وتوفير نسخ احتياطية من الوثائق في حالة فقدان الأصول أو تعرضها لأي تلف، سهولة وانسيابية تبادل الوثائق داخل وخارج المؤسسة، وسهولة تطبيق سياسات وإجراءات إتلاف الوثائق والتي انقضى عمرها الزمني، وتوفير المساحات المخصصة والمستهلكة لتخزين الملفات الورقية، والتقليل من النفقات اللازمة لتوفير أجهزة الطابعات، والماسحات الضوئية، وأجهزة النسخ، والورق، والأحبار...وغيرها من الأدوات الاستهلاكية.