مسقط - الرؤية

نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، أمس، ورشة عمل حول مشروع "منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية" وذلك بحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس الهيئة وعدد من المعنيين بالهيئة ودوائر وأقسام الوثائق بالوحدات الحكومية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، بمقر معهد العلوم الإسلامية بمركز السلطان قابوس العالي للثقافة والعلوم بجامع السلطان قابوس الأكبر. وضمت الحلقة 22 جهة حكومية مختلفة وأكثر من 100 مشارك.

وتهدف ورشة العمل للتعرف على المنظومة الإلكترونية لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية ومن خلالها تسعى إلى التحول إلى النظام الإلكتروني لإدارة المستندات والوثائق وفق منظومة متكاملة تضم جميع الوحدات الحكومية بحلول عام 2020م والعمل على تحقيق الرؤية المستقبلية للحكومة الإلكترونية 2020.

وقدم سعادة الدكتور رئيس الهيئة في بداية افتتاح الورشة كلمة أكّد فيها على أهميّة إدارة الوثائق واقتناء منظومة إدارة المستندات والوثائق إلكترونياً، والعمل المشترك والتنسيق القائم بين دوائر الوثائق ودوائر تقنية المعلومات في الجهات الحكوميّة الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات. وقامت الهيئة بالعمل على مشروع إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية والذي يعد مبادرة وطنيّة تشمل الجهات الحكوميّة والشركات التي تساهم الحكومة بجزء من رأس مالها، والمنظومة عبارة عن نظام آلي يقوم بإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية سواء كانت ورقية المنشأ أو تم إنشاؤها رقميًا طوال الدورة العمرية للوثيقة من نشأتها إلى مصيرها النهائي إمّا الاتلاف أو الترحيل. حيث تسعى الهيئة إلى توضيح فكرة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية وشرح الدليل الوطني لإدارة الوثائق الإلكترونية من خلال عمل حلقات توعوية ويكون مضمون هذه الحلقات إيضاح ماهية هذه المنظومة والدليل، وإزالة اللبس والغموض في بعض المواضيع الخاصة بهذا المجال واطلاعهم على مستجدات المشروع وتحفيزهم على تفعيل واستخدام الإدارة الألكترونية وعرض نبذة عن دليل الإجراءات الوطنية لإدارة الوثائق الإلكترونية والمراحل المعتمدة لبناء المنظومة.

من جانبه تحدث مدير المشروع بالهيئة الخبير يحيى عبدالله ياي في كلمة عن المشروع الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية تحدث فيها عن مراحل والخطوات والجهات الواردة في المرحلة وتعد الورشة توعوية تستهدف جهات من المرحلة الثانية للمشروع والتي ستكون من الفترة من 2016 إلى 2020 حيث إنّ الجهة لها مطلق الحرية في استخدام وبناء واقتناء منظوماتها الخاصة وستقدم الهيئة الدعم والاستشارة والتقييم لهذه الجهات والإشراف على عملية بناء هذه المنظومات وتطبيقها على أن تتوافق مع المعايير والمواصفات الفنية بالهيئة وتكون كل الأنظمة المطبقة بهذه الجهات متوافقة مع المعايير والمواصفات الفنية بنهاية عام 2020م. بعدها قدم الفريق محاضرة توعوية عن كيفية إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية بشكل مفصل وعرض نبذة عن دليل الإجراءات الوطنية لإدارة الوثائق الإلكترونية، حيث قامت رشا المحفوظية محللة نظم بالهيئة بتوضيح اللبس في بعض المفاهيم الخاصة بالمنظومة والتي قام فريق العمل من خلالها بزيارة مختلف الجهات الواردة، وقامت بتوضيح آلية عمل منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية. كما قدم الروشدي محلل نظم بالهيئة بالورشة شرحا لمشروع المنظومة، كذلك تم توضيح المكونات الأساسية والمحورية لأي منظومة لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية وطريقة عملها وربطتها بالأنظمة الخدمية الأخرى في الجهة، كما تم التطرق للتحديات التي واجهت فريق العمل في المرحلة الأولى من المشروع وأهمية الاستفادة من تجربة المرحلة الأولى لتحقيق نسب عالية من النجاح في المرحلة الثانية للمشروع. وأعرب حارث بن خلفان البوسعيدي مدير دائرة الوثائق بمجلس الشؤون الإدارية للقضاء وأحد المشاركين في الورشة، عن شكره وامتنانه الكبير للجهود المبذولة من قبل الهيئة والقائمين عليها في سبيل تطوير العمل في جميع المؤسسات الحكومية لإدارة الوثائق. مشيرا إلى أن مجلس الشؤون الإدارية للقضاء يسعى لأن يكون جزءا لا يتجزأ من هذه الرؤية والتحول الإلكتروني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، مستعيناَ بذلك بالخبرات والتجارب الناجحة في هذا المجال وكذلك بالخبرات والمساندة المستمرة من قبل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.