مسقط – الرؤية
أسدلت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، مساء أمس الستار على فعاليات ندوة إدارة الوثائق والمحفوظات "نحو المعايير الأرشيفة" والتي نظّمتها الهيئة بالتعاون مع المعهد الدولي لعلوم الأرشيف في تريسته ماريبور(إيطاليا) وجامعة ألما ماتر يوروبيا في ماريبور، واستمرت يومين بفندق كراون بلازا وذلك بحضور عدد من أصحاب المعالي والسعادة رؤساء هيئات ومراكز الوثائق العربية، إلى جانب الباحثين والمهتمين والمختصين في مجال الوثائق والدراسات، وقدمت خلالها مجموعة من أوراق العمل ناقشت محاور مختلفة، حيث تطرقت في اليوم الأخير من الندوة إلى قواعد السجل واحترام مبدأ النشأة والترتيب الأصلي في البيئة التقليدية إضافة إلى نقد مبادئ الأرشيف الأساسية، وأهمية توحيد المعايير في الأرشيف الرقمي. وناقشت الندوة على مدى اليومين الماضيين العديد من المواضيع التي تهم العمل الأرشيفي، حيث تمّ استعراض العديد من المواصفات الدولية التي تنظم العمل الوثائقي والمعايير اللازمة لتطبيق تلك المواصفات وأهمية العمل على تطبيقها في المؤسسات الوثائقية، وتطويع الأعمال الأرشيفي بما، يسهل تطور الأعمال في تلك المؤسسات، وحظيت محاور الندوة باهتمام ومشاركة واسعة من المشاركين وتفاعل بين الجميع.
اختتم المؤتمر بمجموعة من التوصيات، من أهمها العمل على مد جسور التواصل بين المؤسسات الوثائقية والمجتمع من أجل بناء الثقة بين الطرفين، إلى جانب توحيد المعايير الأرشيفية في إدارة الوثائق بشقيها الورقي والإلكتروني، والعمل على احترام مبدأ النشأة والترتيب في العمل الوثائقي، وتشجيع المؤسسات الوثائقية العربية على تطبيق المواصفات الدولية في إدارة الوثائق وبما يتماشى وخصوصية العمل في تلك المؤسسات، إضافة إلى تشجيع المؤسسات الوثائقية على متابعة تطور العمل الأرشيفي ومواكبة التحديثات التي تتم من خلال إدخال أحدث النظم والمشاركة في الفعاليات المعنية الدولية في هذا الجانب.
المعايير الأرشيفية
قدم الدكتور بوجدان ورقة عرّف فيها السجل بأنّه عبارة عن دفتر رسمي يستخدم لقيد الأنشطة والأعمال والأشخاص وهو بمثابة المرجع الرسمي للمتابعة والإثبات والتنظيم، وتطرق المحاضر إلى ذكر قواعد وأنواع السجل والهدف من إنشاء كل نوع، كما أنها تسهل استرجاع البيانات والتأكد من المعلومات وتساهم في عملية تقيم العمل. فيما قدمت البروفيسور المساعد د. زدينكا سيميليتش ورقة عمل بعنوان احترام مبدأ النشأة والترتيب الأصلي في البيئة التقليدية من حيث وجوب بقاء الوثائق مجمعة مع مثيلاتها التي تم إنشاؤها من نفس الوحدة الإدارية والحرص على عدم المساس بطريقة الترتيب الأصلي للملفات داخل الرصيد الواحد، وكذلك للوثائق المكونة لكل ملف، التي اعتمدتها الجهة المنشئة للرصيد أثناء فترة تكوين الملفات. وتحدثت عن بعض التحديات والمشكلات التي تواجه احترام مبدأ النشأة والترتيب الأصلي منها عدم امتلاك الرصيد بأكمله وخلط الوثائق من قبل المنشأة مما يصعب تحديد موقعها الأصلي في الرصيد.
الاطلاع على تجربة الهيئة
وعلى هامش المشاركة في أعمال الندوة، زار أصحاب المعالي والسعادة رؤساء هيئات ومراكز الوثائق الأعضاء بالفرع العربي الإقليمي للمجلس الدولي للأرشيف، هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وذلك للاطلاع على تجربة وخطط الهيئة في إدارة وحفظ الوثائق، حيث رحب سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس الهيئة بالوفد مشيراً إلى أهمية الزيارات والبرامج التدريبية المتبادلة لنقل الخبرات، كما أشاد سعادته بمنظومة العمل بالهيئة والتي قطعت شوطا كبيرا في مجالات عملها المختلفة، مؤكدا على أهمية بناء نُظم حديثة لإدارة الوثائق والمحفوظات وفق أحدث المواصفات العالمية، مؤكدًا حرص هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على تعزيز جميع السبل لضمان حفظ التاريخ العماني وإيجاد أحدث المواصفات العالمية لإدارة الوثائق والمحفوظات الورقية منها والإلكترونية. بعدها تجول الوفد في مختلف أقسام الهيئة للتعرف على آلية العمل المتبعة والخدمات التي تقدمها الهيئة على المستوى الخاص، فقام الوفد بزيارة قسم توصيف الوثائق والاطلاع على المعايير التي تتبعها الهيئة في التوصيف، كما اطلع على قسم المايكروفيلم والتجهيزات الفنية التي تمتلكها الهيئة في مجال تحويل أشرطة المايكروفيلم إلى “الرقمي” ومن “الرقمي” إلى المايكروفيلم، واطلع الوفد كذلك على مشروع التاريخ الشفوي حيث تم عرض مقاطع مرئية قصيرة حول آلية توثيق التاريخ الشفوي بالسلطنة، اضافة إلى زيارة قسم الوثائق الخاصة والاطلاع على آلية جلبها من المواطنين، وعلى التجهيزات الفنية وآلية تنفيذ المعارض إلى جانب زيارة المعرض الدائم للوثائق والمحفوظات، كما زار دائرة الاطلاع على الوثائق وتعرف على الضوابط العامة لإتاحة الوثائق والخدمات التي تقدمها الهيئة في سبيل خدمة الباحثين والدارسين والمهتمين بالاطلاع على الوثائق التي تمتلكها الهيئة، بعدها زار الوفد قسم التخزين الإلكتروني مطلعا على الأجهزة والصيغ المستخدمة في استنساخ الوثائق الورقية، بعدها زار الوفد مختبر التعقيم حيث تلقى شرحا حول جهاز تعقيم الوثائق، وتعرف الوفد كذلك على الطرق المتبعة في ترميم وصيانة الوثائق والمحفوظات.
الجدير بالذكر أنّ الوفد قد اطلع على عدة عروض خلال مشاركته في ندوة إدارة الوثائق والمحفوظات "نحو المعايير الأرشيفية" وتجربة السلطنة في بناء نظام إدارة الوثائق والخصوصية والمشتركة في الجهات المعنية بالسلطنة، أمّا العرض الثاني فحول منظومة المحفوظات بالهيئة، ومنظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية. إلى جانب زيارته لمعمل الإتلاف الاَمن للوثائق والذي تم تدشينه مطلع الشهر الحالي.
انطباعات
وفي هذا السياق قال يوسف بن عبدالله الهنائي رئيس قسم تجميع الوثائق إن الندوة ذات أهمية بالغة للعاملين في مجال الوثائق حيث تنوعت أوراق العمل المقدمة لتشمل مواضيع متنوعة ما بين الأرشيف والمجتمع، وأهمية توحيد المعايير في إدارة الوثائق والأرشيف الرقمي وقواعد السجل واحترام مبدأ النشأة والترتيب الأصلي في البيئة التقليدية. ومن جانب آخر حضر هذه الندوة عدد من الخبراء والمسؤولين في مجال الأرشيف من مختلف الدول العربية مما أتاح لنا فرصة تبادل الخبرات والتجارب وعرض المشكلات التي تواجه العاملين في هذا المجال ومحاولة إيجاد الحلول المناسبة لها.
وقالت أزهار بنت خلفان العبرية رئيسة قسم تصنيف الوثائق إنّ الندوة سلطت الضوء على المعايير العالمية في مختلف التخصصات والمجالات الأرشيفية، فمنها ما يتعلق بالمعايير الخاصة بإدارة الوثائق بمختلف مراحلها العمرية ومعايير أخرى تتعلق بأمن المعلومات الأرشيفية ومنها ما يتعلق بالعمليات الفنية الأرشيفية والأخرى تتعلق بالحفظ والتخزين الأرشيفي سواء على المستوى الورقي أو الإلكتروني، كما أوضح المحاضرون أهمية تلك المعايير والفائدة التي ترجى من تطبيقها لمؤسسات الأرشيف والعاملين فيها، أو للمستفيدين من خدماتها كالباحثين والدراسين، إضافة إلى متطلبات اعتماد تلك المعايير وتطبيقها، كما تلقى المشاركون في الندوة تدريبا عمليا على تطبيق المعايير الجديدة في المجال ومقارنتها بالمعايير المحمول بها سابقا
