مسقط- الرؤية

دشّن صاحب السمو السيّد هيثم بن طارق آل سعيد وزير التراث والثقافة رئيس مجلس إدارة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وبحضور أصحاب السعادة أعضاء مجلس الإدارة معمل الإتلاف الآمن للوثائق التابع للهيئة، وذلك بعد الانتهاء من تجهيزه بكافة المستلزمات والتحضيرات.

ويقدم المعمل كافة الحلول وخدمات الإتلاف الآمن للوثائق الورقية والأوعية الإلكترونية وما يشابهها لكافة الجهات والمؤسسات الحكومية والشركات والمؤسسات الخاصة والأفراد، حسب الإجراءات القانونية والإدارية المتبعة في ذلك باستخدام أحدث التقنيات والتكنولوجيا العصرية في مجال عمليات الإتلاف الآمن مع مراعاة كافة معايير الدقة والسرية، وذلك تماشياً مع توجهات الحكومة في مجال تعزيز أمن المعلومات والمحافظة على البيئة العمانية، ويُعد معمل الإتلاف الأول من نوعه في الشرق الأوسط، كما أنه حاصل على شهادتي الأيزو في مجال الجودة و الصحة وأمن السلامة.

وقال صاحب السمو السيّد هيثم بن طارق آل سعيد- في تصريح عقب التدشين- إن هذا المعمل يأتي كعمل مكمل لأعمال الهيئة فهو يعمل على اتلاف الوثائق والتخلص منها بطريقة حديثة، بعد التنسيق مع مختلف الجهات الحكومية، فالمعمل يؤدي دوره في عملية الاتلاف بين الهيئة ومختلف الوزارات والمؤسسات الحكومية.

وجاء هذا التدشين خلال ترؤس سموه للاجتماع الدوري الثاني عشر والأول لعام 2017، لمجلس إدارة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وبحضور أصحاب السعادة أعضاء مجلس الإدارة. وناقش المجلس خلال الاجتماع سير الأعمال المتعلقة بتوجهات الهيئة وخططها المستقبلية، حيث اعتمد المجلس محضر اجتماع الجلسة السابقة لمجلس الإدارة، وكذلك التقرير الحسابي الختامي للهيئة لعام 2016، إضافة لاعتماد الموازنة المعتمدة للهيئة لعام 2017، وربط الموازنة بتنفيذ خطة العمل المعتمدة لبرنامج وأنشطة الهيئة لهذا العام. واستعرض المجلس الإجراءات المتخذة حول التعديلات التنظيمية بالهيكل التنظيمي للهيئة، وكذلك مشروع إنشاء مبنى موحد لحفظ الوثائق الوسيطة. كما استعرض تقرير أنشطة وإنجازات الهيئة خلال عام 2016 الذي شهد تطورا في مجالات العمل لا سيما مجال المؤتمرات والبحوث والدراسات. وبارك المجلس الخطوات الجديدة التي حققتها الهيئة خلال العام الماضي.

وتمّ خلال الاجتماع استعراض برنامج عمل الهيئة والمنهجية المعتمدة لإعداد وتطبيق ومتابعة نظام إدارة الوثائق الخصوصية خلال عام 2017، ومناقشة اَلية سير العمل في الخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة بالجهات الحكومية. وأحيط المجلس علما بما تم بشأن مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية الذي تعده الهيئة حاليا ومشروع مركز الاختبار الوطني؛ حيث تم طرح مشروع منظومة المستندات والمراسلات وإدارة الوثائق في مناقصة عامة من قبل مجلس المناقصات لعدد 14 جهة حكومية وهي محل التحليل الفني تمهيدا لاستكمال الإجراءات وإسنادها في مرحلة لاحقة من قبل مجلس المناقصات. واطلع المجلس على ما تمّ بشأن التنسيق مع وزارة الخارجية حول أهميّة دعم البعثات الدبلوماسية العمانية خارج السلطنة لأنشطة الهيئة المتعلقة بتجميع الوثائق التي تخص السلطنة من تلك الدول.

وأوضح سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية أنّ اجتماع مجلس الإدارة شهد طرح العديد من الأفكار والروئ من قبل أعضاء المجلس للنهوض بدور الهيئة وتطوير آلية عملها ورفع مستوى وكفاءة الخدمات المقدمة لمختلف الجهات. وأكّد سعادته على أهمية معمل إتلاف الوثائق في تسهيل خدماته للجهات المختلفة؛ حيث انطلق العمل فيه بعدما تفضل صاحب السمو السيد رئيس مجلس الإدارة باعتماد قرار تحديد رسوم الإتلاف لمختلف الأوعية للوثائق.

وتابع الضوياني أنّ الهيئة قامت قبل إنشاء هذا المعمل بإعداد دراسات مسحية شملت كافة الجهات الحكومية والشركات، والتي انتهت إلى ضرورة إيجاد معمل لإتلاف هذه الوثائق الورقية، واللوحات الإلكترونية والأجهزة اللاسلكية وبالتالي هذا المعمل سيكون مفتوحا لخدمة الجهات الحكومية والشركات.

ويهدف المعمل إلى مركزية عملية إتلاف الوثائق العامة التابعة لكافة الجهات والمؤسسات الحكومية، وضمان تنفيذ عمليات الاتلاف بدقة وسرية متكاملة، والتأكد من عدم تسرب الوثائق العامة والمساس بمصلحة الدولة أو بمصالح الأفراد والمجموعات، إضافة إلى التأكد من إجراءات إتلاف الوثائق العامة بالطرق القانونية وتجنّب اللجوء إلى عمليات الحرق والردم أو القيام بوضعها بالمكبات العامة للنفايات مخالفة لما جاء بقانون الوثائق والمحفوظات.

ومن بين أهداف المعمل التخفيض من التكلفة المالية لعملية إتلاف الوثائق العامة على كافة الجهات والمؤسسات الحكومية أو الشركات والمؤسسات الخاصة والأفراد، ويعمل على توفير السرية والخصوصية لكافة الجهات والمؤسسات الحكومية أو الشركات والمؤسسات الخاصة والأفراد أثناء تنفيذ عملية الإتلاف، وتنظيم وتوثيق كافة عمليات الإتلاف ومتابعتها سنويا وعمل الإحصائيات والدراسات المترتبة عن ذلك، ناهيك عن القيام بتقديم دعم للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة وذلك في إمكانية تنفيذ مشروع إعادة تدوير المخلفات الورقية والإلكترونية المتلفة.

وكان إتلاف الوثائق في السابق يتم عن طريق الطمر في الأرض أو البحر وذلك باستخدام الجرافات والمعدات الثقيلة أو عن طريق الحرق بالنار أو رميها في المكبات أسوةً بالنفايات العامة، وكل هذه الطرق لها أضرار سلبية كبيرة جداً سواءً على البيئة أو على سرية المعلومات في الوثائق المتلفة.

ويتم حالياً تنفيذ عمليات إتلاف الوثائق بطريقة الفرم الكلي (التفتيت)، وذلك بأحدث وسائل التكنولوجيا المستخدمة دولياً مع مراعاة الدقة والسرية في التنفيذ، ويتم كل ذلك في معمل الاتلاف الآمن للوثائق بالهيئة (ISO 9001/18001).

ويقدم المعمل مجموعة من الخدمات منها: إتلاف الوثائق والمستندات الورقية، وخدمة إتلاف الأقراص الصلبة (الهار دسك)، وخدمة إتلاف (الأقراص الممغنطة والمضغوطة وأشرطة الفيديو والأشرطة السمعية)، وخدمة إتلاف معدات وأجهزة الاتصالات والتردد الطيفي والرقمي.

وتبدأ آلية العمل في المعمل بمخاطبة وموافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على طلب تنفيذ الإتلاف ثمّ تقوم الهيئة بتحديد موعد للجهة المعنية للتنفيذ، ثمّ تقوم الجهة المعنية بنقل الوثائق المراد إتلافها إلى المعمل، مع إمكانية توفير حاويات خاصة ومؤمنة لعملية نقل الوثائق من قبل الهيئة، بعد ذلك القيام بوزن الوثائق المراد إتلافها وإعطاء إيصال بالاستلام موضحاً فيه وزن هذه الوثائق، وبعدها توضع الوثائق في حاويات مؤمنة خاضعة لكافة شروط الأمن والسرية، إلى أن تصل للإتلاف بحضور ممثل للجهة المعنية، حيث ستمنح الهيئة شهادة مصدقة لعمليّة إتلاف الوثائق الورقيّة أو الإلكترونية للجهة المعنية (بطلب من الجهة)، كما ستقوم بإصدار فاتورة بنوع الخدمة المقدمة لعملية الإتلاف وتحديد السعر حسب الإجراءات المتبعة في ذلك وحسب جدول رسوم خدمات معمل الاتلاف، تقوم الهيئة بالتصرّف بمخرجات عملية الإتلاف سواءً الورقية أو الإلكترونية حسب الإجراءات المنظمة لذلك. كما تقوم الجهة المعنية بالوثائق المتلفة بإعداد محضر إتلاف الوثائق إضافة إلى تسجيل عملية الاتلاف في سجل عمليات الاتلاف.

ويقدم معمل الإتلاف خدماته إلى كافة الجهات والمؤسسات الحكومية، إضافة إلى كافـة الجهات والمؤسسات. إلى جانب كافة الشركات والمؤسسـات الخاصة، والأفراد وغيرهم ممن يرغب في الاستفادة من الخدمات المقدمة.