الهيئة تنجز الأعمال الإجرائية للنظام في 38 جهة حكومية

مسقط - الرُّؤية

نظَّمتْ هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لقاءً تعريفيًّا لمجلس الشؤون الإدارية للقضاء، أمس، بالمحكمة العليا، حول منهجية إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية، تحت رعاية كلٍّ من: سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وفضيلة الشيخ خالد بن راشد بن سعيد المنوري نائب رئيس المحكمة العليا أمين عام مجلس الشؤون الإدارية للقضاء.

ورحَّب فضيلة الشيخ بوفد هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، مُقدِّرا الدور الكبير الذي تقوم به الهيئة في سبيل إرساء نظام عصري لإدارة المستندات والوثائق؛ لما له من تحول إيجابي كبير في سير العمل. وأبدى استعدادَ المجلس التام للتعاون مع الهيئة فيما يتعلق بإعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية، مُتطلعا إلى اعتمام النظام بالمجلس لبدء العمل وفق منهجية عمل حديثة في مجال الوثائق.

وتحدَّث سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، حول دور الهيئة في إرساء نظام عصري لإدارة الوثائق الخصوصية في مختلف الجهات المعنية. وأضاف بأنَّه من الجدير أن نُولي الوثائق جُلَّ اهتمامنا ورعايتنا حكومة ومواطنين؛ فهي الحقُّ الضامن والكفيل في الدفاع لما تم إنجازه في هذا البلد الغالي ليصبح ذاكرة وطنية تطلع عليها الأجيال القادمة، إلى جانب تطرقه إلى خطط ومشاريع الهيئة فيما يتعلق ببناء نظام إدارة الوثائق بالجهات المعنية ومميزاته كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات.

وقدَّم إسحاق بن يعقوب الصقري مدير الجودة بدائرة المتابعة والدعم الفني بهيئة الوثائق عرضاً مرئيًّا؛ تطرق فيه إلى خطة العمل في اعداد النظام والمراحل والاَلية المتبعة في إعداده، والتي تتمثل في تشكيل لجان وفرق عمل ودراسة الاختصاصات التنظيمية والمهام والأنشطة لكافة الإدارات المعنية، إلى جانب القيام بعملية التكشيف بعد أن تقوم الهيئة بتدريب فريق العمل على هذه العملية واستخدام الاستمارات وأدوات العمل المناسبة، إضافة لإعداد نظام التصنيف الذي يسهل عملية تنظيم وإدارة الملفات والوثائق الناتجة عن القائمة الأسمية، كما تناول العرض إعداد جداول مدد الاستبقاء بعد تقييم الوثائق وتحديد المصير النهائي: إمَّا الإتلاف أو الحفظ الدائم إلى الهيئة، واعتماد الأدوات الإجرائية لنظام ادارة الوثائق الخصوصية وتدريب موظفي مجلس الشؤون الإدارية للقضاء على استخدام هذه الأدوات الإجرائية.

وتمَّ التركيز على آلية نظام التصنيف وفتح الملفات بما يتناسب مع الموضوع والرموز الخاصة بكل موضوع، وتحديد قواعد الحفظ المناسبة بما يتناسب بناءً على جداول مدد الاستبقاء، إضافة إلى عرض وتوضيح أهم الأنشطة التي تقوم بها الهيئة لصالح موظفي الجهات الحكومية فيما يتعلق بالتدريب على استخدام النظام، كما تم الحديث عن معمل الإتلاف الآلي الذي سيتم العمل به خلال الشهور المقبلة؛ حيث سيعمل هذا المعمل على إتلاف كافة أنواع الوثائق المعدة سلفاً للاتلاف؛ بحيث يعمل المعمل بمواصفات عالية الدقة والجودة في تقديم الخدمة، مع الأخذ بعين الاعتبار مبدأ الأمن والسلامة. وعرضت تفاصيل الخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة للدولة التي تهدف إلى إنقاذ الوثائق من التلف والضياع، وكذلك تحديد ما يهم الذاكرة الوطنية وأيضاً إتلاف ما هو مُخصَّص للإتلاف بحسب جداول مدد الاستبقاء، وبالتالي ستعمل هذه الخطة الى توفير مساحات كافية في أماكن حفظ الوثائق الوسيطة.

وقدَّم هشام الروشدي محلل نظم بالهيئة، عرضًا توضيحيًّا حول مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، والذي يستهدف كافة الجهات الحكومية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، وتطرق العرض إلى محاور عدة تتعلق بموضوع إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية؛ منها: استعراض المفاهيم الأساسية الخاصة بإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، إضافة إلى استعراض موجز لتاريخ المشروع، مند انطلاقه في العام 2013م وحتى اليوم.

وتناول العرض عدَّة مواضيع تخصُّ موضوع إدارة الوثائق الإلكترونية والأنظمة المتخصصة في هذا المجال؛ حيث تم استعراض الخصائص الرئيسية المتعلقة بأي نظام لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، والتي لابد أن تتعرض في أي نظام ليصنف كنظام لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية مثل نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء والبيانات الوصفية وإجراءات الاتلاف والترحيل وإدارة الملفات، إضافة للحديث عن الفروقات بين الأنواع المختلفة من الأنظمة الموجودة في السوق المحلي؛ مثل: أنظمة إدارة المراسلات، وأنظمة إدارة المستندات وأنظمة إدارة الوثائق، والفروقات بين هذه الأنظمة من حيث نطاق عملها والخصائص التي توفرها لضمان اقتناء النظام المناسب، والذي يتوافق مع المعايير والمتطلبات الموضوعة في هذا الجانب.

وركَّز العرض على النقاط المتعلقة بالجانب الأمني والخصائص التي سيوفرها النظام لحماية الوثائق من الناحية الأمنية وضمان عدم وقوعها في الأيدي الخطأ أو وصولها لمن لا يملك صلاحية الاطلاع عليها، كتصنيفات درجات السرية للوثيقة، وصلاحيات المستخدمين ومسار التتبع وغيرها من الخصائص التي تعمل على توفير حماية متكاملة للوثائق في النظام، تلى ذلك استعراض الخدمات والدعم الفني التي توفرها الهيئة للجهات الحكومية في مجال إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية.

ويُشار إلى أنَّ الهيئة أنجزت العمل بنحو 38 جهة حكومية من حيث إعداد الأدوات الإجرائية بها (نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء) وقائمة على تقديم الدعم الفني اللازم لاستخدام هذه الأدوات الإجرائية ومتابعة تطبيق النظام، كما ان الهيئة تقدم المتابعة والدعم الفني بصفة مستمرة لمختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات من خلال اقامة اللقاءات التعريفية التي توضح حرص الهيئة بالتعريف بنظام إدارة الوثائق كخطوة ممهدة لتطبيق أدواته الإجرائية.