مسقط - الرؤية

نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لقاء تعريفياً بالمجلس الأعلى للتخطيط أمس حول منهجية إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية، تحت رعاية كل من سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وسعادة طلال بن سليمان الرحبي نائب الأمين العام للمجلس الأعلى للتخطيط، وعدد من مديري الدوائر ورؤساء الأقسام من الجانبين.

ورحب سعادة طلال بن سليمان الرحبي نائب الأمين العام للمجلس الأعلى للتخطيط بوفد هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية مقدرًا الدور الكبير الذي تقوم به الهيئة في سبيل إرساء نظام عصري لإدارة المستندات والوثائق لما له من تحول إيجابي في سير العمل، كما أبدى استعداد السجل التام للتعاون مع الهيئة فيما يتعلق بإعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية، متطلعا إلى اعتمام النظام بالمجلس لبدء العمل وفق منهجية عمل حديثة في مجال الوثائق.

وتحدث سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حول دور الهيئة في إرساء نظام عصري لإدارة الوثائق الخصوصية في مختلف الجهات المعنية، وأضاف أنه يجب أن نولي الوثائق جل اهتمامنا ورعايتنا حكومة ومواطنين؛ فهي الحق الضامن والكفيل في الدفاع لما تم إنجازه في هذا البلد الغالي، ليصبح ذاكرة وطنية تطلع عليها الأجيال القادمة. وتطرق إلى خطط ومشاريع الهيئة فيما يتعلق ببناء نظام إدارة الوثائق بالجهات المعنية ومميزاته كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات.

وقدم إسحاق بن يعقوب الصقري مدير ضبط الجودة والمشرف على الدعم الفني بدائرة المتابعة والدعم الفني بهيئة الوثائق عرضاً مرئياً حول خطة العمل في إعداد النظام والمراحل والاَلية المتبعة في إعداده والتي تتمثل في تشكيل لجان وفرق عمل ودراسة الاختصاصات التنظيمية والمهام والأنشطة لكافة الإدارات المعنية إلى جانب القيام بعملية التكشيف بعد أن تقوم الهيئة بتدريب فريق العمل على العملية واستخدام الاستمارات وادوات العمل المناسبة اضافة الى اعداد نظام التصنيف الذي يسهل عملية تنظيم وإدارة الملفات والوثائق الناتجة عن القائمة الأسمية، كما تناول العرض إعداد جداول مدد الاستبقاء بعد تقييم الوثائق وتحديد المصير النهائي أما الأتلاف أو الحفظ الدائم إلى الهيئة، واعتماد الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية وتدريب موظفي المجلس الأعلى للتخطيط على استخدام هذه الأدوات الإجرائية.

وأنجزت الهيئة مشروعاتها في نحو 36 جهة حكوميّة من حيث إعداد الأدوات الإجرائية بها (نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء) وتواصل تقديم الدعم الفني اللازم لاستخدام هذه الأدوات الإجرائية ومتابعة تطبيق النظام، كما تقدم الهيئة المتابعة والدعم الفني بصفة مستمرة لمختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات من خلال إقامة اللقاءات التعريفية التي توضح حرص الهيئة على التعريف بنظام إدارة الوثائق كخطوة ممهده لتطبيق أدواته الإجرائية.