• إقبال كبير على التسجيل في مؤتمر "عمان وعلاقاتها مع دول المحيط الهندي والخليج" 
• نظام تصنيف الوثائق الخصوصية معتمد في 67% من الجهات الحكومية.. وإنجاز المشروع نهاية 2019
• اتلاف 176457 كيلوجراما من المخرجات الورقية وفق ضوابط عالية الجودة
• إجراء 325 مقابلة شفهية مسجلة مع الرواة ضمن مشروع جمع التاريخ الشفوي

الرؤية- مدرين المكتومية

أكد سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، الأهمية العلمية للمؤتمرات التي تنظمها الهيئة، والتي تأتي انطلاقا من رؤيتها في تشجيع البحث العلمي والإبداع الفكري، وتترجم في سلسلة البحوث والدراسات التي تصدرها الهيئة وتقدم دعماً علميا للباحثين والدارسين وللمكتبات المحلية والخارجية.

وقال- في حوار خاص مع "الرؤية"- إن هذه البحوث تسهم في توثيق التاريخ العماني بأقلام محلية ودولية، تثري الساحة الثقافية للسلطنة وتمدها بالمعلومات الحقيقية خصوصا الأبحاث المعتمدة على الدراسات الوثائقية. وأضاف أن هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وقعت على عدد من مذكرات التفاهم مع الجهات المختصة في مجال الوثائق والمحفوظات من أجل تبادل الوثائق والتدريب وتبادل الخبرات، وإقامة الأنشطة والبرامج مشتركة، وذلك في كل من: تونس وتركيا وكينيا والبرتغال وتنزانيا والجمهورية الإسلامية الإيرانية وإسبانيا وفرنسا وبريطانيا والجزائر والسودان.

وحول أهمية المؤتمرات ومدى تحقيقها للأهداف، قال سعادته: "نرى أن المؤتمرات حققت الأهداف والغايات المنشودة من انعقادها حيث أسهمت، وعززت الكثير من الجوانب الثنائية بين السلطنة والدول الأخرى في مختلف الجوانب في التعريف بالجوانب الحضارية والتاريخية والثقافية فضلاً عن نشر البحوث والدراسات لخدمة الباحثين والدارسين ورفد المكتبات العالمية بالبحوث والإصدارات كما عززت المؤتمرات العلاقات مع تلك الدول، وأبرزت حجم هذه العلاقات".

المؤتمر الدولي السادس

وتحدث الضوياني عن انعقاد المؤتمر الدولي السادس حول "علاقات عمان بدول المحيط الهندي والخليج"، وأوضح أنه سيعقد في دولة الكويت الشقيقة، وسوف يتضمن كل من المحور الاقتصادي والاجتماعي، المحور السياسي والتاريخي، المحور الأدبي والثقافي، المحور الجغرافي والسكاني ومحور الوثائق والآثار. وأضاف سعادته أنه تم إغلاق باب استقبال طلبات المشاركة في المؤتمر يوم 15 أغسطس الماضي، والإقبال كان كبيرا جدا من مختلف دول العالم، ومن خلال اللجنة العلمية التي نظرت في تلك الطلبات وملخصاتها، فقد عنيت البحوث بالمراجعة العلمية وتم اختيار أوراق العمل التي لا مست محاور وموضوعات المؤتمر بصورة مباشرة. وقد تمثلت رؤية الهيئة في إرساء نظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات مبني على أسس علمية، ويسهم في تنظيم الوثائق بالجهات المعنية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، وكذلك العمل على تشجيع البحث العلمي والإبداع الفكري الفني.

وبين أنه من أجل تحقيق ذلك سعت الهيئة إلى توفير كافة السبل، وإيجاد المناخ والبيئة المناسبة من تأهيل للكوادر البشرية وتدريبهم، والاستعانة بأبرز الخبرات والتجارب في مجال الوثائق من مختلف الدول. ولقد قطعت الهيئة منذ إنشائها شوطاً كبيراً من أجل إعداد وتطبيق نظام إدارة الوثائق في الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، وما يشمله هذا النظام من أداوت إجرائية تنظم سير العمل وفق فترات ومدد محددة. وتابع أن مجموع الجهات الحكومية التي اعتمدت نظام تصنيف وثائقها الخصوصية، وجداول مدد استبقائها بلغ 46 جهة من أصل 67 أي بنسبة 67% من مجموع الجهات الحكومية الخاضعة للقانون، ويؤمل أن يتم الانتهاء من إعداد النظام في الجهات المتبقية والجاري العمل بها حالياً والبالغ عددها 21 جهة على نهاية 2019.

وأشار سعادته إلى أن الهيئة تقدم للباحثين الوثائق والمخطوطات والمصادر العلمية المهمة من خلال دائرة الاطلاع وتشجيع الباحثين على الإقدام على استخدام منهجية البحث والاعتماد على المصادر الأصلية وتتيح للباحثين المتميزين المساهمة والمشاركة في المؤتمرات والندوات المختلفة.

معمل الإتلاف

وحول معمل الاتلاف، قال إنه عبارة عن مشروع حكومي يتبع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، يقوم بتقديم كافة الحلول وخدمات الإتلاف الآمن للوثائق الورقية والأوعية الإلكترونية وما يشابهها لكافة الجهات والمؤسسات الحكومية والشركات والمؤسسات الخاصة والأفراد حسب الإجراءات القانونية والإدارية المتبعة في ذلك باستخدام أحدث التقنيات والتكنولوجيا العصرية في مجال عمليات الإتلاف الآمن مع مراعاة كافة معايير الدقة والسرية، وذلك تماشياً مع توجهات الحكومة في مجال تعزيز أمن المعلومات والمحافظة على البيئة العمانية. وبين أن معمل الإتلاف يعد الأول من نوعه في الشرق الأوسط، كما إنه حاصل على شهادتي الأيزو في مجال الجودة والصحة وأمن السلامة.

وأبرز مهام معمل الإتلاف الآمن للوثائق في أنه معمل مركزي لتنفيذ عملية إتلاف الوثائق العامة التابعة لكافة الجهات والمؤسسات الحكومية، كما إنه يضمن تنفيذ عمليات الاتلاف بدقة وسرية متكاملة، والتأكد من عدم تسرب الوثائق، علاوة على التأكد من إجراءات إتلاف الوثائق العامة بالطرق القانونية، وتجنب اللجوء إلى عمليات الحرق والردم أو القيام بوضعها بالمكبات العامة للنفايات. وزاد أن المعمل يهدف إلى التأكد من عدم وصول واستعمال الوثائق العامة التابعة للجهات والمؤسسات الحكومية من قبل بعض الشركات الخاصة، وكذلك التخفيض من التكلفة المالية لعملية إتلاف الوثائق العامة على كافة الجهات والمؤسسات الحكومية والشركات والمؤسسات الخاصة والأفراد. وزاد أن المعمل يسعى إلى التأكيد على توفير طابع السرية والخصوصية لكافة الجهات والمؤسسات الحكومية والشركات والمؤسسات الخاصة والأفراد أثناء تنفيذ عملية الإتلاف، علاوة على دعم توجهات الحكومة في تعزيز أمن المعلومات والمحافظة على البيئة العمانية. وأضاف الضوياني أن المعمل يقوم بتنظيم وتوثيق كافة عمليات الإتلاف ومتابعتها سنويا وعمل الإحصائيات والدراسات المترتبة على ذلك.

وأشار سعادة رئيس الهيئة إلى أن معمل الإتلاف الآمن للوثائق يقدم خدمة إتلاف الوثائق والمستندات الورقية، وخدمة إتلاف الأقراص الصلبة "هارديسك"، وخدمة إتلاف (الأقراص الممغنطة والمضغوطة وأشرطة الفيديو والأشرطة السمعية)، وخدمة إتلاف معدات وأجهزة الاتصالات والتردد الطيفي والرقمي.

أما آلية العمل في تنفيذ عملية الاتلاف، فقال إنها تتمثل في قيام الهيئة بتحديد موعد للجهة المعنية لتنفيذ عملية إتلاف الوثائق، ثم تقوم الجهة المعنية بنقل الوثائق المراد إتلافها إلى معمل الإتلاف الآمن للوثائق التابع للهيئة (إمكانية توفير حاويات خاصة ومؤمنة لعملية نقل الوثائق من قبل الهيئة). ومن بين الآليات ذكر الضوياني؛ القيام بعملية وزن للوثائق المراد إتلافها وإعطاء إيصال بالاستلام موضحاً فيه وزن هذه الوثائق، ووضع الوثائق المعدة للإتلاف في حاويات مؤمنة خاضعة لكافة شروط الأمن والسرية، وتنفيذ عملية إتلاف الوثائق بحضور ممثل لهذه الجهة المعنية بالوثائق، وكذلك إمكانية منح شهادة مصدقة لعملية تنفيذ إتلاف الوثائق الورقية أو الإلكترونية للجهة المعنية (بطلب من الجهة)ـ علاوة على أن الهيئة تصدر فاتورة بنوع الخدمة المقدمة لعملية الإتلاف وتحديد السعر حسب الإجراءات المتبعة في ذلك وحسب جدول رسوم خدمات معمل الاتلاف. وزاد قائلا إن الهيئة تقوم بالتصرف بمخرجات عملية الإتلاف سواءً الورقية أو الإلكترونية حسب الإجراءات المنظمة لذلك، فيما تقوم الجهة المعنية بالوثائق المتلفة بإعداد محضر إتلاف الوثائق بجانب تسجيل عملية الاتلاف في سجل عمليات الاتلاف.

وأضاف سعادته أنّ خدمات معمل الإتلاف الآمن للوثائق تستفيد منها كافة الجهات والمؤسسات الحكومية، والشركات والمؤسسـات الخاصة والأفراد.

وأوضح الضوياني أن إحصائيات معمل الإتلاف الآمن تشير الى إلى اتلاف 176457 كيلوجراما من المخرجات الوقية، وإتلاف 28 من الأختام البلاستيكية، و143 من الأقراص الصلبة، و111 أسطوانة (أقراص ممغنطة).

طاقة استيعابية

وقال الضوياني إن الطاقة الاستيعابية التقديرية لمعمل الإتلاف الآمن للوثائق تقدر بـ700 طن في السنة؛ حيث يقوم الجهاز بإتلاف ما يقارب 500 كيلوجرام في الساعة الواحدة. بالإضافة إلى عمل الأجهزة الأخرى التي تقوم بإتلاف أوعية المعلومات المختلفة (الأقراص الصلبة، الأقراص المرنة والممغنطة، والأشرطة السمعية والبصرية، وأجهزة الاتصالات).

وأشار سعادته إلى أن الهيئة تعمل وفق سياسات وخطط تهدف إلى استكمال بناء النظام في سائر الوحدات الحكومية والشركات التي تساهم الحكومة برأس مال 25% فأكثر والمؤسسات ذات المرفق العام ـ حيث شرعت الهيئة في العمل مع المؤسسات والشركات. حيث إن هذا المشروع سيتطلب إعداده وتنفيذه عدة سنوات لا سيما عددية تلك الشركات والمؤسسات كبيرة؛ إلا أنّ ذلك سيشغل منظومة متكاملة من حيث نوعية الوثائق التي ستتجمع للهيئة في بناء ذاكرتها الوطنية لما يتطلبه من وثائق الدولة والمجتمع والشركات والمؤسسات والوثائق التي تتجمع من خلال علاقاتنا الدولية مع دول العالم. وأكد الضوياني أن الهيئة ستعزز مجال البحث العلمي والتاريخي، وتعمل على إتاحة مزيد من الوثائق كما ستشرع في تعزيز منظومات إلكترونية للجهات المعنية في مجال بناء النظام الإلكتروني لإدارة المستندات والوثائق من خلال تقديم الخبرة الفنية، والاستشارات، وفحص المنظومات من خلال مركز الاختبار؛ فضلا عن المنظومة التي تقودها الهيئة لعدد (15) جهة؛ والتي سيتم إرساؤها قريباً.

وفيما يتعلق بموضوع فروع الهيئة، أوضح سعادته أن ذلك يندرج ضمن توجهات الهيئة لإحداث توسع في مجالات عملها؛ حيث إنّ القانون أشار إلى أنه يجوز للهيئة فتح فروع لها في المحافظات.

وتحدث الضوياني عن مشروع تجميع التاريخ الشفوي، وقال إنه في طور إجراء المقابلات الشفوية مع الرواة، ومحاولة الحصول على أكبر قدر من المادة الشفهية في شتى المجالات، خوفا من فقدانها إمّا بوفاة الراوي أو بضعف ذاكرته. وأكد أنه تمّ تجميع ما يقارب 325 مقابلة شفهية مسجلة، وفي نفس الوقت يجري العمل على تفريغ المادة كتابيا وحفظها في ملفات خاصة بكل راوٍ، ومراجعتها تمهيدًا لعملية فرزها وتصنيفها حسب الموضوع، وتوصيفها، ومن ثمّ حفظها لتكون في متناول يد الباحث والمهتم مستقبلا وسيتم مستقبلاً تخزين المقابلات إلكترونيا واستعادتها في منظومة الاطلاع لتهيئتها لخدمة البحث العلمي.