"هيئة الوثائق" تختتم الحلقة التدريبية بمعهد العلوم الإسلامية بجامع السلطان قابوس الأكبر

مسقط - الرُّؤية

اختتمتْ هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية الحلقة التدريبية لشرح "دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية"، والتي أقيمت بمعهد العلوم الإسلامية بجامع السلطان قابوس الأكبر، واستمرت على مدار 5 أيام.

واستهدفتْ الحلقة الجهات الحكومية الداخلة في المرحلة الثانية من مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، وشارك فيها أكثر من 140 موظفا يمثلون 43 جهة حكومية مختلفة من تخصصي تقنية المعلومات وإدارة الوثائق. وهدفتْ الدورة إلى شرح دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، وشرح مفاهيم وأساسيات إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، حيث تنوعت المواضيع المطروحة على مدار الأيام الخمسة للدورة تم التطرق من خلال الدورة إلى أساسيات ومفاهيم إدارة الوثائق ونظام التصنيف وطرق التعامل معه والمفاهيم المرتبطة بنظام التصنيف، وإدارة الوثائق الإلكترونية والتطرق إلى الأساسيات والمفاهيم وأفضل الممارسات في هذا المجال، والمتطلبات الأساسية التي لابد أن تتوفر في أنظمة إدارة الوثائق وأنظمة إدارة المراسلات وبعض التفاصيل التي تخص موضوع رقمنة الوثائق الورقية وأفضل الممارسات في هذا الجانب، كما شملت الحلقة بعضَ التفاصيل الفنية التي تخص الجانب الأمني والتوقيع الإلكتروني وارتباطه بموضوع إدارة الوثائق الإلكترونية.

إرساء نظام وطني

وقالتْ وفاء بنت محمد الكندية رئيسة قسم البريد والوثائق بكلية العلوم التطبيقية بعبري وإحدى المشاركات بالحلقة، إنَّ الحلقة تعد من المبادرات الجيدة التي تقوم بها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية من أجل إرساء نظام وطني لإدارة المستندات والوثائق والإلكترونية، ومن أجل تسهيل عمل المؤسسات الحكومية بالسلطنة، وتتمثل الفائدة منها في توضيح المتطلبات الأساسية من أجل تطبيق نظام EDRMS وشرح دليل الإجراءات الوطني، كما تعد إضافة لي لتوسيع المدارك كوني طالبة ماجستير إعداد دراسة حول مدى جاهزية المؤسسات الحكومية بسلطنة عمان لاستخدام نظام EDRMS ومدى توافق الأنظمة الإلكترونية بالسلطنة مع المعاير والأدلة الوطني.

وقدمت نوال بنت عزيز الدرمكية نائبة مدير دائرة تقنية المعلومات بالندب بمؤسسة عمان للصحافة والنشر والإعلان، وإحدى المشاركات بالحلقة، الشكر الجزيل لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على دعمها المتواصل للجهات الحكومية من أجل رفع مستوى الوعي لعملية إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية؛ حيث تعد الحلقة التدريبية لها دور في زيادة مفهوم العاملين في قطاع المستندات والوثائق وكيفية تصنيفها ومدد الاستبقاء وغيرها من المواضيع ذات الصلة، إضافة إلى معرفة الجوانب الفنية والتقنية الواجب استخدامها عند إعداد البرامج اللازمة في إدارة الوثائق.

زيادة الكفاءة

وقال نصير البريدعي رئيس قسم تنظيم الوثائق بوزارة البيئة والشؤون المناخية وأحد المشاركين بالحلقة، إنَّ مشروع نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية من أهم المشاريع التي تعمل عليه هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لتحقيق الهدف الأساسي من حيث زيادة كفاءة الجهات الحكومية في إدارتها للوثائق الحكومية وفي تقديم الخدمات لأفراد المجتمع من خلال تقنية المعلومات، وتأتي الاستفادة من الحلقة من حيث تمكين العاملين في قطاع المستندات والوثائق التعرف على نظام إدارتها من حيث الإنشاء والاستلام والتسجيل والمداولة، إلى جانب التعرف على نظام تصنيف الوثائق وجداول مدد استبقائها، والتعرف على المصير النهائي وأنظمة إدارة العمليات والمراسلات والبيانات الوصفية، إضافة إلى أمن وضوابط الدخول والتوقيع الإلكتروني.

وقال محمود المقبالي رئيس قسم تنظيم الوثائق بوزارة الشؤون القانونية: إنَّ الحلقة خطوة جيدة نحو التحول الإلكتروني في مجال إدارة المستندات والوثائق على حسب ما تشرف عليه هيئة الوثائق والمحفوظات؛ وذلك من خلال توجيه المؤسسات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات على اقتناء منظومات إلكترونية مناسبة لإدارة المستندات والوثائق في الجهات الحكومية بما يكفل حفظها؛ فهناك تحديات كبيرة تواجه المؤسسات المختلفة في كيفية الإدارة الأمنه لمستنداتها ووثائقها بما يضمن عدم المساس بها. وتأتي هذه الحلقة لشرح دليل الإجراءات الوطنية لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية شاملة على كل ما هو معني بذلك العمل.. وأضاف المقبالي: فنحن كموظفين في دوائر الوثائق بالوزارات المختلفة مطالبين بالمضي قدماً بتطبيق كل ما تم تناوله بالحلقة التدريبية، وتغيير السياسات القديمة التقليدية، والعمل تحت منظومة إلكترونية حديثة لإدارة الوثائق مهما كانت أنواعها، فهذا من شأنه ان يسهل عمل المؤسسات، إلى جانب سرعة إنجاز الأعمال وتقليل الجهد والتكاليف ومرونة الأعمال الإدارية في جميع المؤسسات الحكومية، وعلى الجميع التكاتف مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية من أجل إرساء هذا النظام العصري.