ناقش إطلاق موقع إلكتروني وحسابات خاصة بالفرع عبر مواقع التواصل الاجتماعي
مسقط - الرؤية
عقد سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس المجلس التنفيذي للفرع الإقليمي العربي ورئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطني أمس، اجتماع المجلس التنفيذي للفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف، بحضور سعادة الدكتور محمد طاهر الجراري النائب الأول لرئيس المجلس رئيس المركز الليبي للوثائق، وسعادة الدكتورة نيفين محمد أمين عام الفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف ورئيسة دار الوثائق القومية بجمهورية مصر العربية، بمقر هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
وناقش الاجتماع أعمال الفرع خلال الفترة الماضية ورسوم الاشتراك في الفرع، كما ناقش إجراءات الحساب البنكي الخاص به، وتطرق الاجتماع الى إطلاق الموقع الإلكتروني ومواقع التواصل الاجتماعي الخاص بالفرع، وناقش إعادة إصدار الدورية العلمية ومناقشة النظام الأساسي وشروط الانضمام إلى العضوية فيه، وكذلك مناقشة دور الوثائق في دعم الحقوق العربية واستخدام اللغة العربية خلال اجتماعات المجلس الدولي للأرشيف.
واطلع كل من سعادة الدكتور محمد طاهر الجراري رئيس المركز الليبي للوثائق، وسعادة الدكتورة نيفين محمد رئيسة دار الوثائق القومية بجمهورية مصر، على تجربة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في مجال إدارة وحفظ المستندات والوثائق، واستماعًا إلى شرح مرئي قدمه إسحاق بن يعقوب الصقري مدير الجودة والمشرف على الدعم الفني بهيئة الوثائق، حول تجربة السلطنة في إدارة الوثائق والمحفوظات من حيث منهجية العمل مع الجهات الحكومية في الدولة من أجل إرساء نظام عصري الإدارة الوثائق والمحفوظات، والخطة المعتمدة نحو تغير التوجهات من التعامل السابق مع الوثائق والملفات والذي لا يعتمد على أساليب مهنية وكيف استطاعت الهيئة أن تنتقل إلى مرحلة احترافية في إدارة وثائق الدولة بموصفات معتمدة في الشأن، وعرض نماذج من أنظمة إدارة الوثائق الخصوصية (نظام التصنيف - جداول مدد الاستبقاء) وشرح آلية التعامل معها والطريقة المعتمدة في تطبيقها، والدور الفاعل نحو تدريب الموظفين في كافة الجهات باستخدام هذه الأدوات، والحديث عن الدور الكبير الذي لعبته الهيئة في سبيل إيجاد كوادر بشرية متخصصة والبرامج التأهيلية والتدريبية التي أوجدتها بالتنسيق مع الجهات المعنية نحو تأهيل وتدريب الموظفين ليكونوا رافداً مهماً لتطبيق الرؤية الشاملة لإرساء النظام العصري. وعرضت إحصائيات عددية لإنجازات الهيئة في قطاع الوثائق والمحفوظات التي تتعلق بالجوانب النقطية الإداريّة في إنشاء دوائر وأقسام للوثائق في الجهات الحكومية، ونسبة المختصين في المجال في كافة الجهات الحكومية ونسبة إعداد الأنظمة وتطبيقها في الجهات الحكومية، إلى جانب تغطية عمليات متابعة أماكن حفظ الوثائق الوسيطة في الجهات وخطة فرز وإتلاف الوثائق العامة للدولة والآلية المتبعة في هذا الشأن، إضافة إلى نبذة عن معمل الإتلاف الآمن للوثائق الذي سيرى النور في القريب العاجل، والأسلوب الأمن في التعامل مع الوثائق المصنفة.
وقدم هشام بن خالد الروشدي محلل نظم بفريق المشروع بهيئة الوثائق عرضا توضيحيا حول مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية يستهدف كافة الجهات الحكومية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، حيث تطرق العرض إلى محاور عدة تتعلق بموضوع إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية من خلال استعراض المفاهيم الأساسية الخاصة بإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، بالإضافة إلى استعراض موجز لتاريخ المشروع، مند انطلاقه في عام ٢٠١٣م وحتى اليوم، وشمل العرض الخصائص الرئيسية المتعلقة بأي نظام لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية والتي لابد أن تتعرض في أي نظام ليصنف كنظام لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية مثل نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء والبيانات الوصفية وإجراءات الإتلاف والترحيل وإدارة الملفات، وتمّ استعراض الخدمات والدعم الفنّي التي توفرها الهيئة للجهات الحكومية في مجال إدارة المستندات والوثائق الإلكترونيّة.
وقدم حمود الفهدي رئيس قسم النظم والبرمجيات بالهيئة عرضاً للتعريف بمنظومة إدارة المحفوظات وهي منظومة إلكترونية تقوم بإدارة الوثائق التي تم انتقاوها للحفظ الدائم مهما كان شكلها ووعائها بحيث يسهل البحث عنها واسترجاعها من قبل الباحثين والدارسين، وتم بعدها تقديم شرح مفصل عن آلية إدارة المحفوظات الورقية، كما تم توضيح إدارة المحفوظات الالكترونية وبيئة الحفظ الإلكتروني للمحفوظات وفي الختام تم عرض الخدمات التي تقدمها الهيئة للباحثين والدارسين عن طريق محرك بحث المحفوظات.
وقام الوفد بجولة استطلاعية بمختلف تقسيمات الهيئة التخصصية والفنية حيث زار المديرية العامة لتنظيم الوثائق وإعطائهم نبذة حول نظام التصنيف المتبع بالهيئة، إلى جانب الاطلاع على ترميم الوثائق من خلال الكادر الفني الذي تزخر به الهيئة والأجهزة المتطورة في هذا المجال، وقدم فريق الترميم شرحا عمليا لجميع مراحل ترميم الوثائق وتعقيمها، كما تم اطلاعهم على بعض الوثائق والمخطوطات المتاحة، واطلع الوفد على قسم الميكروفيلم واَلية سير العمل، إلى جانب زيارة قسم التخزين الإلكتروني والمختبر البيولوجي.
وتوجه الوفد إلى المديرية العامة للبحث وتداول الوثائق للاطلاع على أهم أنشطة وأعمال وفعاليات المديرية، واطلع على مراحل إعداد المعارض الوثائقية وكيفية إخراج الوثائق المخصصة للعرض والأجهزة المستخدمة في طباعة الوثائق المعدة لذلك وتعرف الوفد على مشروع التاريخ الشفوي والذي تسعى الهيئة من خلاله إلى توثيق وحفظ التاريخ المروي الذي يمثل جزءا من الذاكرة الوطنية إلى جانب الوثيقة المكتوبة، وتم تشكل فريق عمل متخصص ومدرب في مجال التاريخ الشفوي ومجهز بكل الأدوات الفنية والتقنية التي يحتاجها للعمل، وباشر فريق العمل إنجاز المهمة الجديرة بالاهتمام لحفظ جانب من الإرث والمخزون العلمي والثقافي والاجتماعي والسياسي والاقتصادي والفكري والأدبي الذي تختزنه الذاكرة البشرية.
وأشاد سعادة الدكتور محمد طاهر الجراري النائب الأول لرئيس المجلس رئيس المركز الليبي للوثائق من خلال ما اطلع عليه من تجربة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية فهي تعتبر هيئة رائدة على مستوى الوطن العربي، فما تقوم به الهيئة من عمل جبار وجهد كبير فهو عمل حضاري من الطراز الرفيع وهذا يدل على مدى الاهتمام والدعم الكبير الذي تقدمه السلطة بقيادة حضرة صاحب الجلالة السلطان قابوس بن سعيد المعظم سلطان البلاد، فذلك يدل على مدى المسؤولية والاهتمام بذاكرة الوطن والتنظيم الكبير في إدارة وحفظ مستنداتها المختلفة إلى جانب سعيها الدؤوب في سبيل نشر هذه الثقافة على جميع الأصعدة، فهذا بحد ذاته نقله نوعية في سبيل الارتقاء بالوثائق الوطنية.
وأبدت سعادة الدكتورة نيفين محمد أمين عام الفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف ورئيسة دار الوثائق القومية بجمهورية مصر العربية سعادتها بزيارة السلطنة ممثلة بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وذلك لحضور اجتماع المجلس التنفيذي للفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف، والاطلاع على تجربة الهيئة الرائدة في هذا المجال متمنية في الوقت ذاته بأن يكون هناك تعاون بين السلطنة وجمهورية مصر العربية في هذا المجال لما لامسته من تطور وتقدم كبير لسلطنة في مجال إدارة وحفظ المستندات والوثائق.
