بمشاركة 28 من موظفي الادعاء العام و"الخدمة المدنية" و"التراث" و"السياحة"

مسقط - الرؤية

تنظم هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حلقة عمل تخصصية حول إدارة الوثائق الوسيطة لثلاثة أيام، وتستمر حتى الغد، وتشارك فيها أربع جهات حكومية خاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات لعدد 28 من العاملين في دوائر وأقسام الوثائق بكل من الادعاء العام، وزارة الخدمة المدنية، وزارة التراث والثقافة، ووزارة السياحة، وذلك بحضور ممثلي دائرة المتابعة والدعم الفني بالهيئة.

ويأتي تنظيم حلقة عمل إدارة الوثائق الوسيطة إيماناً من الهيئة بنشر الثقافة الوثائقية بكيفية التعامل مع الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها لحين الانتهاء من تلك الوثائق سواء بالإتلاف أو الحفظ الدائم لدى الهيئة لتشكل رصيداً وذاكرة وطنية لهذا البلد العزيز، وبفضل الجهود الكبيرة للعاملين بقطاع الوثائق والتي وصلت إلى مرحلة متقدمة من هذا النظام العصري، وهي مرحلة تحويل الملفات والوثائق من فترتها الجارية إلى الفترة الوسيطة والتي من خلال حلقة العمل المقامة تناقش أهم الجوانب في هذا المجال من حيث إدارة الوثائق الوسيطة والمبادئ العامة إلى جانب الغايات والأهداف وتحديد مسؤوليّات الأطراف المتداخلة، إضافة إلى متطلبات إدارة الوثائق الوسيطة من حيث التحويل وقواعده والأسس ومستلزماته وإجراءاته الشكليّة، كما تتناول حلقة العمل الوثائق الوسيطة داخل محلات الحفظ، والأعمال التطبيقية والإجراءات العلمية المتعلقة بالتحويل والترفيف والاطلاع، وتتطرق إلى إدارة الوثائق بعد انتهاء فترة الحفظ الوسيط والإجراءات العملية للإتلاف والترحيل وعملية الفرز الآلي واليدوي.

وقال يونس بن مسلم الجساسي أخصائي وثائق ومحفوظات بالهيئة إنّ تنظيم الحلقة يأتي إيمانا من الهيئة بأهميّة تنمية قدرات الموظفين في مجال إدارة الوثائق وفق النظام العصري المعتمد لإدارة الوثائق والمحفوظات من خلال صقل مهاراتهم وترسيخ المبادئ الوثائقية لديهم نظريًا وعمليًا للارتقاء بالمستوى المهني وبالتالي رفع مستوى الأداء الوثائقي بشكل عام.

وتهدف الحلقة إلى توضيح إجراءات وقواعد العمل المقررة في عملية تحويل الملفات من مكاتب العمل إلى أماكن حفظ الوثائق الوسيطة (مخازن الوثائق) بعد انتهاء المدد المقررة لتلك الملفات قانونيا بجداول مدد الاستبقاء في نظام إدارة الوثائق الخصوصية المعتمد لكل جهة ونظام إدارة الوثائق المشتركة. وتهدف الحلقة إلى توضيح عمليات إدارة الوثائق الوسيطة بالمخازن وآلية ترتيبها والاطلاع عليها وعملية إتلاف الوثائق أو ترحيلها للهيئة لتشكل رصيدًا علميًا للباحثين والدارسين مستقبلا.