مسقط - الرؤية-

اعتمد سعادة الدكتورهلال بن علي السبتي الرئيس التنفيذي لمجلس الاختصاصات الطبيةنظام إدارة الوثائق الخصوصية بالمجلس، وذلك بحضور سعادة الدكتورحمد بن محمد الضويانيرئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية،اعتمد من خلالها جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها بعد موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وتم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة الهيئة النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها، وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007، وبالرجوع إلى المادة 18من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإنّ الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة التنسيق مع الهيئة لإعداد وتنفيذ نظام لوثائقها،حيث قامت الهيئة بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بالمجلس بإعداد قائمة اسمية بأنواع الوثائق والملفات الخصوصية تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.

وصرح سعادة الدكتور هلال بن علي السبتي،الرئيس التنفيذي للمجلس العماني للاختصاصات الطبية قائلاً: "يأتي اعتماد نظام التصنيف وجدول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية كخطوة مهمة في المجلس العماني للاختصاصات الطبية تهدف إلى تحسين جودة العمل الإداري الذي يرفد بدوره العمل الأكاديمي المتمثل في تأهيل الأطباء المتخصصين وهو الأهم بالنسبة للمجلس.

وأضاف سعادته: جاء وضع نظام التصنيف وجداول استبقاء الوثائق الخصوصية في المجلس العُماني للاختصاصات الطبية على مراحل تمّ فيها إعداد أدوات عمل الوثائق. وتشمل تلك المراحل إعداد القائمة الاسمية لجميع الوثائق الخصوصية في مكاتب العمل بالمجلس. تبعتها عملية فرز القائمة الاسمية وتقسيم عناوين الوثائق وظيفياً إلى وظائف رئيسية. من ثمّ منح أرقام تصنيف للوظائف الفرعية وأقسامها الرئيسية والفرعية. تلتها مرحلة إعداد جداول مدد الاستبقاء للوثائق وتحديد مدد بقاء الوثيقة في مراحلها العمرية المختلفة (الفترة الجارية والفترة الوسيطة)، وتحديد مصيرها النهائي الذي يتمثل إما في الإتلاف أو الترحيل إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، ومنح رقم قاعدة الحفظ لكل الوثائق.

وثمن سعادة الدكتورهلال الجهود التي تقوم بها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، قائلاً لقد جاء اعتماد نظام التصنيف في مرحلة مهمة جداً من مراحل عمر المجلس العماني للاختصاصات الطبية لتوثيق جميع المحفوظات واعتماد طرق ووسائل تثبيتها. وفي هذه المرحلة نحتاج للنظر إلى ما قمنا به في السابق وإلى ما سنقوم به في المرحلة القادمة، للإسهام في توفير المعلومات وثوثيقها بطريقة علمية سلسة يمكن الرجوع إليها وإمكانية استخدامها في أي وقت سواء كانت وثائق بحثية أو تأريخية.