مسقط - الرُّؤية-

اختتمتْ هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حلقة عمل تخصصية حول إدارة الوثائق الوسيطة، والتي استمرت على مدى يومين (8-9 يونيو 2015م) بقاعة وزارة التعليم العالي، شاركت فيها 7 جهات حكومية خاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات لعدد 45 من العاملين في دوائر وأقسام الوثائق بكل من: وزارة التعليم العالي، ووزارة التربية والتعليم، ووزارة النفط والغاز، ووزارة الزراعة والثروة السمكية، ووزارة الأوقاف والشؤون الدينية، ووزارة النقل الاتصالات ومؤسسة عمان للصحافة والنشر والإعلان؛ وذلك بحضور سعيد بن جمعة الريامي مستشار رئيس الهيئة للشؤون الإدارية والدكتور جمعة بن خليفة البوسعيدي المدير العام للمديرية العامة للبحث وتداول الوثائق وممثلي دائرة المتابعة والدعم الفني بالهيئة.

وذكر حمد بن علي السعدي -المدير المساعد لشؤون المتابعة الفنية بالهيئة- أنَّ تنظيم هذه الحلقة يأتي إيمانا من الهيئة بأهمية تنمية قدرات الموظفين في مجال إدارة الوثائق وفق النظام العصري المعتمد لإدارة الوثائق والمحفوظات؛ وذلك من خلال صقل مهاراتهم وترسيخ المبادئ الوثائقية لديهم نظريا وعمليا للارتقاء بالمستوى المهني؛ وبالتالي رفع مستوى الأداء الوثائقي بشكل عام. كما تهدف الحلقة إلى توضيح إجراءات وقواعد العمل المقررة في عملية تحويل الملفات من مكاتب العمل إلى أماكن حفظ الوثائق الوسيطة (مخازن الوثائق)؛ وذلك بعد انتهاء المدد المقررة لتلك الملفات قانونيا بجداول مدد الاستبقاء في نظام إدارة الوثائق الخصوصية المعتمد لكل جهة ونظام إدارة الوثائق المشتركة. إضافة إلى توضيح عمليات إدارة الوثائق الوسيطة بالمخازن وآلية ترتيبها والاطلاع عليها وعملية إتلاف الوثائق أو ترحيلها للهيئة لتشكل رصيد علمي للباحثين والدارسين.

ومن جانبه، قال سعيد الناعبي نائب مدير دائرة الوثائق بوزارة التعليم العالي وأحد المشاركين بحلقة العمل: تأتي إقامة حلقة العمل بعنوان "إدارة الوثائق الوسيطة" للوحدات المطبقة لنظام إدارة الوثائق انعكاسا ملموسا للخطط الموضوعة من قبل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وتماشيا مع السياق والمنهجية المتبعة في تطبيق النظام والارتقاء بكفاءة مسيريه، والدليل على ذلك الدقة في التوقيت الذي تم اختياره لإقامة مثل هذه الحلقات.

وأشارت زعيمة الحراصية رئيسة قسم الوثائق بمؤسسة عمان للصحافة والنشر والإعلان وإحدى المشاركات بالحلقة: أنتهز الفرصة لتوجيه الشكر الجزيل لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على دعمها المستمر لإقامة الندوات وحلقات العمل والدورات التدريبية وإتاحة الفرصة لمشاركة جميع موظفي الجهات والمؤسسات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات. إنَّ مثل هذه الحلقات تساهم بدون شك في بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق وإثراء المعرفة التي تصب في مصلحة العمل. كما ان انعقاد مثل هذه الندوات بشكل دوري يعزز لدى الموظفين في دوائر وأقسام الوثائق الجوانب الفنية المتعلقة بالعمل حسب الإستراتيجية التي تعمل بها الهيئة.