مسقط - الرؤية
أقام الاتحاد العام لعمال سلطنة عُمان بالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية أمس الأول بمقر الاتحاد محاضرة تعريفيّة بأهميّة إعداد نظام إدارة الوثائق بالنسبة للأفراد والمؤسسات، قدمها إسحاق بن يعقوب الصقري - المدير المساعد لشؤون الدعم الفني بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية. بحضور إسحاق بن جمعة الخروصي - نائب رئيس الاتحاد العام لعمال السلطنة، وعدد من أعضاء مجلس إدارة الاتحاد والموظفين. وتأتي هذه المحاضرة في إطار التعريف بأهميّة وجود نظام يعمل على تنظيم الوثائق سواء الوثائق جارية الاستعمال أو الوثائق الوسطيّة التي انتهى العمل بها في المكاتب وآلت إلى الحفظ الوسيط لإمكانية العودة إليها وطلبها مرة أخرى عند الحاجة. رغبةً من الاتحاد في اتباع أفضل الممارسات في هذا المجال.
وتمّ التطرق خلال المحاضرة إلى عدد من المحاور منها لمحة تاريخية عن إنشاء هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، ودورها في رعاية قطاع الوثائق والمحفوظات في السلطنة، كما تمت الإشارة إلى الاستراتيجية التي تعمل بها الهيئة من أجل تنظيم هذا القطاع على نطاق العمل الإداري والفني، وتمّ كذلك عرض تجربة السلطنة في إعداد الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق المشتركة، ونظام إدارة الوثائق الخصوصية، تخللتها أمثلة ونماذج حول كيفية تطبيق كل نظام، واستخدام الأدوات الحديثة التي تُسهل استخدام رموز التصنيف، وتحديد الفترات العمرية لكل نوع من أنواع الملفات خلال فترتها العمرية التي نصت عليها جداول مدد الاستبقاء. واتسمت المحاضرة بمناقشات وحوارات مشتركة وعرض أمثلة توضيحية حول استخدام نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء.
تجدر الإشارة إلى أنّه تمّ الحديث عن إمكانيّة التعاون بين الاتحاد العام وهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية نحو إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية من جهة، وتطبيق نظام إدارة الوثائق المشتركة من جهة أخرى.
