◄ الضوياني: مقترحات المستخدمين تمثل ركيزة أساسية في تحديد أولويات التحسين

◄ استقبال 80 مقترحا وملاحظة ضمن 6 محاور رئيسية لتطوير النظام

◄ إدخال 115 تحسينا ضمن 6 إصدارات لرفع كفاءة العمل وتسهيل الاستخدام

◄ العمل على توظيف تقنيات الذكاء الاصطناعي لتعزيز قدرات نظام "وصول"

مسقط- الرؤية

نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، الثلاثاء، اللقاء التنفيذي "وصول بُعد جديد- من التحسين إلى الأثر"، برعاية سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس الهيئة، وبمشاركة عدد من قيادات وممثلي الجهات المطبقة لنظام وصول، في إطار تعزيز الشراكة والانتقال بتطوير النظام من تنفيذ التحسينات إلى قياس أثرها في كفاءة العمل وتجربة المستخدم.

وأكد سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني، رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، في كلمته الافتتاحية أنَّ تطوير نظام وصول يأتي ضمن توجه الهيئة نحو بناء منظومة متكاملة لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، ترتكز على التطوير المستمر والاستفادة من التقنيات الحديثة، وتستجيب للاحتياجات الفعلية للجهات والمستخدمين، بما يسهم في تبسيط الإجراءات ورفع كفاءة الأداء وتعزيز التحول الرقمي.

وأشار سعادته إلى أهمية الشراكة مع الجهات المطبقة للنظام في مسيرة التطوير، موضحًا أن ملاحظات المستخدمين ومقترحاتهم تمثل ركيزة أساسية في تحديد أولويات التحسين، بما يعزز العمل المشترك ويضمن انعكاس التطويرات المنفذة على جودة العمل وكفاءته.

واستعرض هشام بن خالد الروشدي، مدير دائرة إدارة منظومة المستندات والوثائق الإلكترونية، رحلة "وصول بُعد جديد"، القائمة على الانتقال من تطوير النظام للجهات إلى تطويره بالشراكة معها، من خلال الاستماع إلى المستخدمين وتحليل احتياجاتهم وترتيب الأولويات وتحويلها إلى تحسينات قابلة للتنفيذ، وصولًا إلى اختبارها وإطلاقها وقياس أثرها.

وأوضح أن الورشة الأولى لـ"وصول بُعد جديد" أسهمت في جمع أكثر من 80 مقترحًا وملاحظة ضمن 6 محاور رئيسية، في إطار منهجية تجعل التطوير عملية مستمرة تنطلق من احتياجات المستخدمين وتعود إليهم لقياس أثر ما تم تنفيذه.

من جانبها، استعرضت مارية بنت سعيد السيابية، محللة نظم بدائرة إدارة منظومة المستندات والوثائق الإلكترونية، أبرز التحسينات التي شهدها نظام وصول، والتي بلغت 115 خاصية وتحسينًا فرعيًا موزعة على 20 خاصية رئيسية ضمن 6 إصدارات، استهدفت رفع كفاءة العمل وتوفير تجربة استخدام أكثر سهولة ومرونة.

وشملت التحسينات عددًا من مجالات النظام، من بينها المتابعة والتعليقات والتتبع والتوقيع الإلكتروني ومحرر النصوص والتقارير والتفويض والمرفقات وقوالب المراسلات والتسليم الإلكتروني المباشر وقواعد التواصل، إلى جانب تطوير آليات الوصول إلى الملفات والموضوعات، بما يسهم في تسهيل إنجاز الأعمال ومتابعتها.

واستعرضت فاطمة بنت أحمد الشقصية، محللة نظم بدائرة إدارة منظومة المستندات والوثائق الإلكترونية، ملامح المرحلة المقبلة من "وصول بُعد جديد"، وأبرز التحسينات والأولويات التطويرية الجاري العمل عليها، في إطار مواصلة تطوير النظام وفق احتياجات الجهات والمستخدمين وتعزيز كفاءته.

كما تناول اللقاء التوجهات المستقبلية لنظام وصول، ومن بينها توظيف تقنيات الذكاء الاصطناعي لتعزيز قدراته ودعم كفاءة العمل، إلى جانب منهجية تقييم النظام المزمع العمل عليها خلال المرحلة المقبلة بالشراكة مع وزارة النقل والاتصالات وتقنية المعلومات، بناءً على توجيه مجلس الوزراء الموقر، بما يسهم في قياس مستوى الاستفادة من النظام وتحديد فرص التحسين والتطوير المستقبلية.

ويجسد اللقاء توجه هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية نحو جعل تطوير نظام وصول مسارًا مستمرًا قائمًا على الشراكة مع الجهات، وتحويل احتياجات المستخدمين ومقترحاتهم إلى تحسينات عملية قابلة للقياس، بما يعزز كفاءة منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية في الوحدات الحكومية.