عبري- ناصر العبري

اعتمدت محافظة الظاهرة نظام إدارة الوثائق الخصوصية المتضمن جداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها، وذلك في إطار تعزيز منظومة العمل المؤسسي وتطبيق أفضل الممارسات المهنية في مجال إدارة الوثائق والمحفوظات، استنادًا إلى أحكام المرسوم السلطاني رقم (60/2007) بشأن قانون الوثائق والمحفوظات.

وجرى اعتماد النظام من قبل سعادة طاهر بن مبخوت الجنيبي محافظ الظاهرة، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، في خطوة تعكس حرص الجانبين على تطوير العمل الوثائقي وتعزيز كفاءة إدارة الوثائق وفق المعايير الوطنية المعتمدة.

وأكد سعادة طاهر بن مبخوت الجنيبي محافظ الظاهرة أن اعتماد النظام يمثل خطوة نوعية نحو تطوير العمل الوثائقي بالمحافظة، من خلال تعزيز كفاءة حفظ وتنظيم الوثائق وصون الذاكرة المؤسسية، بما يسهم في دعم متطلبات الحوكمة المؤسسية ورفع كفاءة الأداء الإداري.

من جانبه، أوضح سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، أن اعتماد أنظمة إدارة الوثائق في مختلف مؤسسات الدولة يأتي ضمن جهود الهيئة لتعزيز الامتثال للتشريعات المنظمة للعمل الوثائقي، وضمان حفظ الوثائق ذات القيمة التاريخية والإدارية، بما يسهم في حماية الذاكرة الوطنية ودعم كفاءة المؤسسات في إدارة وثائقها وفق أسس علمية ومهنية.

ويشمل النظام مختلف أنواع الوثائق المتداولة بمحافظة الظاهرة، حيث يتم تصنيفها وفق منهجية علمية واضحة، مع تحديد مدد استبقائها خلال المرحلتين الجارية والوسيطة، إلى جانب تطبيق إجراءات تنظيمية دقيقة لتنظيم عمليات تداول الوثائق بين التقسيمات الإدارية المختلفة. وترحل الوثائق ذات القيمة الدائمة بعد انتهاء مدد استبقائها إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لحفظها ضمن الذاكرة الوطنية، فيما يتم إتلاف الوثائق التي انتهت مدد حفظها وفقًا لجداول الاستبقاء المعتمدة وبما يتوافق مع الأطر القانونية والتنظيمية المعمول بها.

ويُجسِّد اعتماد النظام مستوى التقدم الذي تحققه محافظة الظاهرة في تطبيق منظومة إدارة الوثائق، ويؤكد التزامها بتعزيز الحوكمة المؤسسية ورفع كفاءة الأداء الإداري وفق أفضل الممارسات المهنية المعتمدة.