◄ ارفع شعار "سأبذل جهدا أكبر المرة المقبلة" بدلا من "أنا غير مناسب لهذا العمل"

◄ حديث المدير المستمر مع موظيفه يسبب "الإفراط في التواصل"

◄ إلى المديرين: لا تبعثوا رسائل في وقت متأخر من الليل

ترجمة - رنا عبدالحكيم

أبرزتْ مجلة "هارفارد بيزنس ريفيوز" في تقرير خاص وموسَّع، بعضا من أفضل النصائح العملية والعلمية التي نشرتها خلال العام 2019، ولخَّصتها في 10 نصائح.. ننشُرها كما يلي:

1- إعداد قائمة المهام ليست كل شيء

الأمر الوحيد الأسوأ من امتلاك قائمة طويلة من المهام هو عدم معرفة كيفية تحقيق كل ما تتضمنه؛ إذ يجب تحويل قائمة المهام الخاصة بك إلى كتل زمنية؛ بحيث تكون لديك خطة لما يجب القيام به ومتى. ويمكنك استخدام طريقة "التأطير الزمني" أو "Timeboxing"؛ فمن خلاله يُمكن تحديد المواعيد النهائية لكل مهمة وكيفية أدائها.. ويمكن لفريق العمل أن يروا قوائم مهام بعضهم البعض.

2- تحسين مهارات التفكير النقدي

لاتخاذ قرارات جيدة، يتعيَّن التفكير بطريقة نقدية، ومع ذلك، فإنَّ العديد من المديرين يقبلون بالحل الأول المقترح لهم، أو لا يستغرقون الوقت الكافي لتقييم الموضوع من جميع الجوانب. ولتفادي هذه الأخطاء، هناك العديد من الأمور التي يُمكن القيام بها لصقل مهارات التفكير النقدي.. أولاً: استفسر عن افتراضاتك؛ خاصة عندما تكون المخاطر كبيرة. ثانيا: استخدم المنطق؛ فعند تقييم الحجج، فكِّر فيما إذا كانت الأدلة مبنية على قواعد لإنتاج مخرجات سليمة.  ثالثا: ابحث عن وجهات نظر جديدة؛ فمن المغري الاعتماد على دائرتك الداخلية لمساعدتك على التفكير في هذه الأسئلة، إلا أنَّ ذلك لن يكون مُثمِرا بالدرجة الكافية. وعليك الخروج من "فقاعة التفكير المحدودة بك" واستشر مختلف الأشخاص.

3- كيف تقدم عرضا مقنعا؟

يُمكن أن تساعد خمس وسائل بلاغية -حددها أرسطو منذ 2000 عام قبل الميلاد- وما زال محترفي الإقناع يستخدمونها حتى اليوم:

* دع روحك تتحدث: ابدأ حديثك عن طريق إثبات مصداقيتك وشخصيتك. وأظهر لجمهورك أنك ملتزم برفاهية الآخرين، وسوف تكسب ثقتهم.

* وظف الشعارات: استخدم البيانات والأدلة والحقائق لدعم هدفك.

* إثارة ردود الفعل: قم بصياغة فكرتك الكبيرة في قصة تثير ردود فعل عاطفية.

* عقد المقارنات: قارن فكرتك بأخرى مألوفة لدى جمهورك.

* الإيجاز: اشرح فكرتك بأقل عدد ممكن من الكلمات؛ إذ إنَّ اهتمامَ الحضور لن يدوم كثيرا، لذا تحدث عن أقوى وأهم النقاط أولا.

4- لا تفكر في أخطاء العمل

عندما ترتكب خطأ في العمل، هل تُعيد التفكير فيه لعدة أيام أو حتى لأسابيع؟ إنَّ هذا النوع من التفكير الزائد يوصف بـ"الاجترار"، ويمكن أن يسبِّب القلق الشديد. وللخروج من هذه الدوامة، هناك بعض الأمور التي يمكن القيام بها:

أولا: عليك تحديد ما يجعلك تعيد التفكير مرارا وتكرارا في الخطأ، وهل هناك أشخاص معينون أو قرارات أو أحداث تذكرك بهذا الخطأ؟

ثانيا: عليك أن تنأى بنفسك عن الأفكار السلبية ووصفها بالمشاعر أو الأفكار فقط. وقم بتحويل فكرة "أنا غير مناسب لهذا العمل" إلى "سأبذل جهدا أكبر المرة المقبلة".

ثالثا: عليك أن تصرف انتباهك عن ما لا يتوقف عقلك عن التفكير بشأنه، وقم بأي نشاط بسيط لبضع دقائق مثل المشي أو التأمل.

5- للمديرين.. عليكم معرفة متى تتوقفوا عن الحديث وتبدأون الاستماع للآخرين

كمدير، ربما يتعيَّن عليك التحدث كثيرًا، فأنت تريد أن ينال الموظفون التوجيه والإرشاد الذي يحتاجون إليه. بالطبع هناك الكثير من المواقف التي تحتاج إلى التحدث فيها، لكن في مرحلة ما يمكن أن يتحول الحديث كثيرًا إلى إفراط في التواصل.

ويمكنك في نهاية المطاف السيطرة على المحادثات؛ مما يعني أنه لا يتم سماع وجهات نظر الموظفين.. وللتأكد من أنك لا تتحدث كثيرًا، استمع بقدر ما تتحدث.

يُمكنك أيضًا جدولة جلسات فردية منتظمة مع أعضاء فريقك لتشجيع التواصل المفتوح. واسأل الموظفين عن رغباتهم واحتياجاتهم واهتماماتهم، ثم الزم الصمت لفترة. قد تتفاجأ من مقدار ما تتعلمه عندما لا تتحدث!

6- استعد جيدا قبل الحديث

المحادثات الصعبة ليست مُمتعة أبدًا، لكن الاستعداد لها يمكن أن يساعدك على ضمان أنها منتجة. لذا؛ ابدأ بتحديد دوافعك من الحديث، أي ماذا تريد من المحادثة، سواء بالنسبة لك، أو الشخص الآخر، أو أصحاب المصلحة المعنيين. فمعرفة أهدافك طريقة جيدة للحفاظ على المسار الصحيح للاجتماعات. بعد ذلك، اجمع الحقائق لدعم موقفك.

7- ضع معايير صحية للعمل مع فريقك

عندما يشعُر الموظفون أنهم مشغولون باستمرار؛ لدرجة أنهم لا يكاد يكون لديهم الوقت للتنفس، فإن ذلك يقلل من إبداعهم وقيادتهم ورضاهم الوظيفي. ويجب على المديرين وضع معايير تعزز من الحالة النفسية الصحية لفريق العمل. وهناك بعض النصائح التي يمكن تجربتها؛ منها: أن تكون قدوة لفريق العمل، من خلال السماح لفريقك برؤيتك أثناء استراحة الغداء، وترك المكتب في الوقت المحدد، والعمل بمرونة. ولا ترسل رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل الأخرى في وقت متأخر من الليل، فهذا يشير إلى أن الموظفين يجب أن يعملوا في جميع الأوقات.

كما يجب تخطيط الوقت الإضافي؛ من خلال تشجيع فريق العمل على توفير المزيد من الوقت كل أسبوع لإنهاء المشاريع العالقة.

ويتعيَّن التحدث بشفافية عن عبء العمل، من خلال الحديث إلى الموظفين حول أعباء العمل لديهم بهدف التعرف بشكل أفضل على ما يعملون عليه. واستخدم ما تسمعه منهم للتفكير فيما إذا كان الفريق يحتاج إلى مزيد من الموارد، أو يجب أن يتوقف عن القيام بأنواع معينة من العمل، أو أنهم في حاجة إلى التحفيز.

8- اجتماع جيد يعني أساسات صحيحة

كثيرٌ من اجتماعات العمل غير مثمرة؛ لذا عليك أن تحدِّد سببَ الاجتماع وهدفه، ومن يجب أن يكون حاضرا، مع الأخذ في عين الاعتبار المديرين الرئيسيين والموظفين المؤثرين وأصحاب المصلحة. وإذا كان هناك أشخاص معنيون لكن لا يستلزم الأمر حضورهم، يمكنك طلب مشورتهم مسبقًا وإدراجها على جدول أعمال الاجتماع بعد ذلك. وابدأ الاجتماع بوضع هدف محدد وانتهي منه بتحقيقه، أو على الأقل معرفة الطريق لتحقيقه.

9- لا تغفل ردود الأفعال الإيجابية.. ادرسها جيدًا!

مُعظمنا يتذكر ردود الفعل السلبية فقط، لكننا ننسى أن ردود الفعل الإيجابية هي وسيلة لا تقدَّر بثمن لمعرفة نقاط القوة لديك ومجالات النمو. لذا؛ قُم بتسجيل تلك الملاحظات أولا بأول، ثم اسال نفسك: كيف يمكنني استخدام نقاط قوتي في مواقف جديدة؟

10- إلهام الموظفين

لإلهام الموظفين وإشراكهم، ضَع أمريْن في عين الاعتبار؛ أولا: أن يشعروا بقيمة عملهم، ويمكنك أن تخبر فريقك بأن عملهم أمر مهم سواء للمؤسسة أو المنظومة العامة، لكن كيف يمكنك مساعدة الموظفين على التحلي بهذا الشعور مباشرة؟

* فكِّر في طرق إبداعية لإظهار تأثير وظائفهم على أفراد آخرين أو دورهم في المجتمع مثلا.

* الانفتاح على أفكار جديدة، فإذا شعر الموظفون بأنك متمسك دائما بأفكارك القديمة من المحتمل أن يتشككوا في جدوى اقتراحاتهم وأفكارهم، ومن هنا لا تجعل السعي لتحقيق الهدف أمرا روتينيا، بل حاول أن يكون ذلك توجها غير تقليدي كل مرة، من خلال تبني أفكار جديدة ومبادرات خلاقة.