ترجمة – رناعبدالحكيم

رصد تقرير لهارفارد بيزنس ريفيوز أعدته آليس بويز 3 أخطاء قاتلة لإنتاجية الرد في العمل. وقال التقرير إنه إذا كنت تشعر بالإحباط في بعض الأحيان بشأن قلة إنجازك خلال يوم عملك، فأنت لست وحدك؛ حيث تشير الأبحاث إلى أن 26% فقط من الأشخاص غالبًا ما يغادرون مقرات الدوام بعد إنجاز المهام التي حددوها للقيام بها.

فمن الشائع أن تشعر كما لو كنت مشغولا، لكنك لم تنجز شيئًا مهمًا. ومعظمنا يرغب في الشعور بالتنظيم والفعالية في متابعة الأهداف الرئيسية وحل المشكلات أثناء العمل. والخطوة الأولى الجيدة هي فهم الأخطاء العقلية التي تمنعنا عادة من التركيز على العمل المجدي والانتهاء منه. وفيما يلي 5 منها:

أولاً: المبالغة في تقدير الوقت المخصص للعمل

تتطلب المشروعات الإبداعية طويلة المدى والتفكير الاستراتيجي وبناء المهارات والعلاقات، قسطا كبيرا من الاهتمام المُركز. فمن السهل أن تفكر بتفاؤل بأنك حصلت على مدار اليوم، أو حتى عدة ساعات على هذا النوع من العمل، ومن ثم تخطط لأولوياتك بناءً على هذا الافتراض. لكن مع ذلك، بالنسبة للكثيرين منا، يستهلك حضور الاجتماعات وتصفح البريد الإلكتروني وإجراء المكالمات الهاتفية و"الأسئلة السريعة" جزءًا كبيرًا من وقتنا أثناء العمل. وتشير البيانات المجمعة من تطبيق تتبع الوقت "RescueTime" إلى أن الأفراد لديهم مساحة أكيدة من العمل المتواصل لمدة ساعة واحدة و12 دقيقة تقريبًا يوميا.

وإذا كنت تقر بالوقت المحدود الذي ستضطر إليه في العمل المركّز، فيمكنك تحديد الأولوية القصوى المطلقة لديك وحمايتك من التشتت لفترات معينة. وعندما يتوفر لديك 60 إلى 90 دقيقة، حاول التركيز على أهدافك ذات الصورة الأكبر.

تذكر أيضًا أنه حتى تلك المشروعات المعقدة والمهمة عادةً ما تتضمن بعض مهام مرتبطة بها (على سبيل المثال، البحث عن مرجع عند كتابة كتاب) لا تستلزم الكثير من التركيز أو الإبداع. وكحل مؤقت لقضاء وقت محدود في العمل الصعب، حدد تلك المهام واجعلها في وقت الفراغ لديك بين الاجتماعات أو تلك الفترات الأطول التي تشتبه في حدوث تشتت وانقطاع فيها، وستجد أن تلك المهام تستغرق حوالي 15 دقيقة أو أكثر بقليل.

ثانيًا: عدم اتباع الأساليب المثبتة والمستدامة في العمل

إذا كنت تستهلك الكثير من مواد المساعدة الذاتية على الإنتاج، فقد تكون على دراية بالعديد من المفاهيم الأساسية من علم النفس المعرفي السلوكي. فعلى سبيل المثال، إذا قمت بتحديد "نوايا التنفيذ"، فمن الأرجح أنك ستتابع ذلك. ويتضمن ذلك التخطيط متى وأين ستقوم بمهمة، وكيف ستتغلب على العقبات التي ستواجهها. وبالمثل، قد تكون قرأت- سابقًا- حول كيفية تقليل عدد القرارات التي تتخذها في يوم واحد، مما يقلل من التعب العقلي ويحسن قوة إرادتك. وقد تعلم أنه عندما تقوم بتسهيل أي مهمة، من خلال ضمان حصولك على المواد اللازمة، فمن المرجح أن تبدأ العمل على ذلك فعلا. لكن بمجرد سماعنا لهذه المبادئ، غالبًا ما نصفها بأنها "أساليب قديمة ومعروفة" حتى إذا كنا لا ننفذها بالكامل أو نجربها على الإطلاق.

إذا كنت ترغب في رؤية نفسك كفرد مميز، فقد تجد أن الحلول البسيطة لا تتوافق مع ذلك؛ حيث لا تحب أن ترى نفسك مثل أي شخص آخر. وهذا فخ. تأكد من أنك تستخدم استراتيجيات مملة ولكن سهلة ومثبتة، بكل الطرق التي يمكن أن تكون بها. احصل على أفضل تطبيق خلاق للأفكار البسيطة بدلاً من البحث عن أفكار معقدة.

ثالثًا: التفكير في تغيير كل شيء أو لا شيء على الإطلاق

في كثير من الأحيان نشك أن تغييرًا معينًا في العادة من شأنه أن يساعد إنتاجيتنا، لكننا نشعر بمقاومة نفسية تجاه القيام بهذا التغيير. فعلى سبيل المثال، قد تعتقد أن الحصول على مزيد من النوم من شأنه أن يساعد في زيادة إنتاجيتك، في تلك الحالة اذهب للنوم قبل 10-15 دقيقة. ومع ذلك، إذا كنت تعتقد أن عليك إجراء تغيير لمدة ساعتين على وقت نومك وإلّا لا، فلن تقوم بأي تغييرات على الإطلاق. ولذا عليك جمع المكاسب السهلة التي لا تتسبب في مقاومة نفسية. وعندما تنجح في تغيير شيء بسيط وسهل، فمن المحتمل أن تتسع رغبتك في إجراء تغييرات أخرى بشكل طبيعي.

رابعًا: نسيان كيفية القيام بمهام مكررة لكنها نادرة الحدوث

إذا كنت تنفذ مهمة يومية، فمن المحتمل أن تتولد لديك طريقة فعالة لإنجازها، وإذا قمت بذلك مرة واحدة أو عدة مرات في السنة، فقد لا تفعل ذلك. على سبيل المثال كل مرة تحتاج فيها إلى تنظيف أسطوانة الطابعة الخاصة بك، تقضي ما لا يقل عن 10 دقائق في العثور على التعليمات عبر الإنترنت لمعرفة كيفية القيام بذلك. لكن إذا استغرقت وقتاً أطول أول مرة وحفظت هذه الإرشادات في رسالة بريد إلكتروني تحت عنوان "كيفية تنظيف أسطوانة الطابعة"، فلن يتعين عليك متابعة جميع خطوات البحث عن طراز الطابعة والبحث عنها على جوجل!

ولذا بعد الانتهاء من أي عملية تتوقع تكرارها في المستقبل، اكتُب تعليمات لنفسك للحصول على الطريقة الأكثر فعالية للقيام بذلك، واحفظها في مكان يمكنك البحث عنها بسهولة.

خامسًا: الاستخفاف بمسألة هدر الوقت أو الطاقة

غالبًا ما يكون قضاء بعض الوقت مرتبطا بمشاريعك الكبيرة المهمة. ويمكن أن يكون لتسرب الوقت والطاقة تأثيرا سلبيا أكبر مما يتصوره بعض الأشخاص. فتلك الدقائق العشر التي تقضيها في البحث عن المفاتيح أو الرد على رسالة بريد إلكتروني لا تحتاج إلى رد فوري، تعتبر غير ضرورية في حد ذاتها. ومع ذلك، يمكن أن تؤدي الكثير من هذه الحالات إلى تعطيل عملك، وتعزيز الشعور السلبي واستنزاف طاقتك بشكل عام.

وأخيرا.. من المحتمل أن تكون النصائح الواردة في هذه المقالة غير فعالة مع جميع مشكلات الإنتاجية لدى البعض، إلا أنها يمكن أن توفر فرصة أفضل لإنجاز الأولويات.