حمدي عبد الله أبو سنة | مصر – خبير تربوي وكبير معلمين

إدارة الاجتماعات فن ومهارة و بدون إدارة فعالة سوف يصبح الاجتماع مضيعة للوقت والجهد. لذلك يجب على قائد المدرسة أن يحدد نوع الاجتماع حسب الغرض منه و الذى يجب أن يكون معروفا للمشاركين . ويتم إبلاغهم برسالة على موعد بدء و نهاية الاجتماع و مكانه و أهدافه.
 أولا أنواع الاجتماعات:
1- لإبلاغ العاملين بمعلومات من أجل التوصل إلى رؤية يؤمن بها الجميع وتيسير العمل .
2- اجتماع لتجميع معلومات من العاملين من أجل اتخاذ قرار أو حل مشكلة ما .
3- اجتماع لقياس الرأى ومعرفة الإتجاهات .
4- اجتماع إرشادى لتحسين المهارات .

ثانيا : حسن اختيار المشاركين فى الإجتماع وتحديد العدد حسب سعة المكان و بما يضمن مشاركة الحضور فى المناقشات كما ينبغى تحديد فئة الحضور ولا يتم دعوة من ليس له علاقة بالهدف من الاجتماع ويقتصر الحضور على المدعووين فقط.

ثالثا:- تحديد المكان بحيث يكون سهل الوصول إليه وبه التجهيزات والاستعدادات الملائمة للاجتماع وأن يكون جيد التهوية وتوفير التسهيلات.

رابعا:- تحديد الوقت المناسب ويشمل اليوم وساعة البداية والنهاية والالتزام بما تم تحديده.

خامسا:- المناقشة مساهمة إيجابية فى المناقشة فى صميم الموضوع والالتزام بالموضوع.

سادسا:- تدوين محضر الاجتماع لتسليمه للمشاركين فى غضون يوم أو يومين من أجل المتابعة لما تم الوصول إليه.

 وصايا الإدارة الفعالة للاجتماع وقواعد العمل:
1- بداية ونهاية الاجتماع فى الموعد المحدد بالضبط .
2- إعداد جدول أعمال يحتوى على الأهداف والمخرجات .
3- استبعاد كل مالا يتعلق بأهداف الاجتماع. الالتزام بالموضوع. تعامل بحكمة مع المواقف التى لا تتعلق بالاجتماع وتعرض استمرار الاجتماع للتعطيل.
4- شخص واحد يتكلم لمدة زمنية معينة بدون مقاطعته .
5- كل المشاركين متساوون فى الوقت للكلام. اترك رتبتك على الباب. شارك ولا تختفى .
6- فى حالة ظهور صراع يكون التعامل مع المشكلة وليس الشخص وتجنب الوقوع فى مصيدة الجدل الشخصى.
7- إغلاق التليفون المحمول واللاب توب والانصات للمتحدث .
8- ما يتم تداوله داخل قاعة الاجتماع لا يخرج إلى خارجها .
9- لا مانع من الفكاهة حسب الموقف ولكن ليس على حساب المشاركين .
10- الحضور جسديا وذهنيا .
11- ممنوع الحوارات الجانبية .
12- علاج أى خلافات فى ِالحال ِولا يجب تأجيلها أو ترحيلها .
13- كن على وعى بلغة الجسد والاستجابات الغير لفظية لأنها تعبر عن عدم الاحترام مثل الكلمات تماما .
14 عرض وتلخيص النتائج .
أخيرا فهم وعرض قواعد العمل مثل البدء فى الاجتماع يشكل بيئة آمنه ومريحة. الجميع سوف يتعرف على أهمية احترام الاحتياجات الفردية للآخرين .