مسقط - الرؤية

اعتمدَ كلٌّ من المهندس طارق بن علي العامري الرئيس التنفيذي للشركة العُمانية القابضة لخدمات البيئة "بيئة"، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، نظامَ تصنيف الوثائق الخصوصية وجداول مُدد استبقائها بالشركة العُمانية القابضة لخدمات البيئة "بيئة". ويأتي إعداد النظام وفقًا للمبادئ والإجراءات الواردة بقانون الوثائق والمحفوظات ولائحته التنفيذية، واعتمادًا على الكشف الذي أجراه فريق العمل بالشركة العُمانية القابضة لخدمات البيئة "بيئة"، بالتنسيق مع اختصاصيين من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حول أنواع الملفات والوثائق المتداولة بالهيئة، ويُقصد بالوثائق الخصوصية تلك التي تنفرد بها الوحدات الحكومية عن غيرها، والتي بسببها تم إنشاء هذه الوحدة.

ووفقًا لخطة العمل، قام فريق مُشكَّل بموجب القرار الصادر من المهندس طارق بن علي العامري الرئيس التنفيذي للشركة العُمانية القابضة لخدمات البيئة "بيئة"، بالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتواصل مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية في شركة "بيئة" لإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية بالشركة، شملتْ التقسيمات الإدارية المختلفة، نتج عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.

وتتضمَّن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية، وتعد هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث، وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال، والذي يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض لتمييزها وتيسير الرجوع إليها. كما يُمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها، وعبر المراحل التي تمر بها، وهو ما سيُساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة، واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.

يُذكر أنَّ عدد الجهات التي اعتُمِد نظامها بلغ حتى الآن 55 جهة حكومية.