مسقط - الرؤية

أصدرت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية "دليل الاطلاع على الوثائق والمحفوظات"، باللغة الإنجليزية، تلبيةً لرغبة المستفيدين الراغبين بالاطلاع على المحفوظات المتاحة، عبر دائرة الاطلاع، والتي تعدُّ النافذة التي من خلالها تتم عملية الاطلاع، والحصول على نسخ، ومضامين من المحفوظات المتاحة، وفق الضوابط والإجراءات المتبعة، وحيث إن عملية الاطلاع متاحة للجميع؛ فقد أصبحت الحاجة الملحة لترجمة الكتاب باللغة الإنجليزية.

وقد حرصت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على تسهيل عمليات البحث التي يقوم بها المستفيدون بمختلف جنسياتهم؛ حيث سبق وقامت بإصدار "دليل الاطلاع على الوثائق والمحفوظات" باللغة العربية، ويتضمن الدليل النصوص القانونية المتعلقة بالاطلاع على المحفوظات، والضوابط والإجراءات الداخلية للاطلاع على المحفوظات، إضافة للضوابط العامة، ويوضح الدليل رسوم الخدمات المقدمة من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية؛ ونظرا لتعامل دائرة الاطلاع على الوثائق مع المستفيدين من كل أنحاء العالم، فقد قامت الدائرة لتسهيل تقديم خدماتها بترجمة الدليل إلى اللغة الإنجليزية.

 وتعد دائرة الاطلاع على الوثائق النافذة التي يتم عبرها إتاحة المحفوظات للمستفيدين؛ للاطلاع، والحصول على نسخ، وفق ضوابط وإجراءات تم تحديدها، كما توفر الدائرة أدوات بحث للمستفيدين الراغبين بالاطلاع أو الحصول على نسخ ومضامين من الوثائق المتاحة؛ حيث يتم توفيرها بالصيغتين الورقية والإلكترونية، ويقدم قسم خدمات المستفيدين كل الأدوات والتسهيلات اللازمة للمستفيد، كما تضم دائرة الاطلاع قسم مكتبة الهيئة الذي يسهل عملية البحث عن المصادر المعلوماتية المتوفرة؛ حيث يتوفر بمكتبة الهيئة عشرات الآلاف من المصادر المعلوماتية المختلفة في شتى مجالات العلوم، وتمثل هذه المصادر أهمية كبيرة للمستفيدين الراغبين بالحصول على مراجع تسهل عملية حصولهم على معلومات في مجال بحثهم، كما يسهل قسم المعلومات الوثائقية إجراء البحوث الوثائقية، والرد على الاستفسارات التي ترد من داخل الدولة وخارجها، ووُجدت كل هذه التقسيمات بالدائرة من أجل تسهيل عملية بحث المستفيد.

ووفق ما أقرته ضوابط الاطلاع على المحفوظات المتاحة بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية؛ فإن عملية الاطلاع والحصول على نسخ ومضامين من المحفوظات المتاحة تتم عبر دائرة الاطلاع على الوثائق، والتي بدورها تتعامل مع جميع المستفيدين بمختلف شرائحهم وجنسياتهم وفق ضوابط محدده وآلية متبعة تتسم بالمرونة في تقديم الخدمات؛ لذا استقبلت دائرة الاطلاع آلاف الباحثين من مختلف دول العالم، منذ صدور القرار الإداري رقم 1/2015م بتحديد رسوم الخدمات المقدمة من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، والقرار رقم 292/2015م بشأن قواعد وإجراءات الاطلاع على المحفوظات بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.

وتعد هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية من المراجع الرئيسية للباحثين في العالم، وفي مختلف المواضيع التي يبحثون عنها التاريخية والسياسية والعسكرية والثقافية والأدبية...وغيرها من مختلف شتى علوم المعرفة، وتسهل دائرة الاطلاع على الوثائق عمليات البحث؛ حيث تعرَّف المستفيدون على آلية البحث في نظام البحث في المحفوظات، وآلية طلب الحصول على نسخ ومضامين من المحفوظات المتاحة، كما توفر أدوات البحث التي توفر الوقت والجهد للمستفيدين؛ حيث يُمكن للمستفيد الدخول إلى الموقع الإلكتروني لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، والدخول إلى واجهة البحث في المحفوظات التي تتيح خيارات التسجيل كمستفيد، والبحث عن عناوين ملفات المحفوظات والواصفات المتاحة، قبل الحضور الشخصي للهيئة.

وفور إصدار القرار الإداري المتعلق بتحديد رسوم الخدمات المقدمة من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، والقرار المتعلق بقواعد وإجراءات الاطلاع على المحفوظات بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية شرعت دائرة الاطلاع في استقبال المستفيدين؛ حيث أنه إلى جانب تفعيل قاعة الاطلاع على الوثائق التي توفر أدوات بحث للمستفيدين الراغبين بالحصول على نسخ من المحفوظات المتاحة، والتي تتوافر منها عشرات الآلاف بالصيغة الورقية والإلكترونية، يحصل منها المستفيد حسب الصيغة الراغب بالحصول عليها، والتي تسهل له عملية الاطلاع وتدعيم مشروعه البحثي وفق تخصصه، ويتوافر إلى جانب ذلك مكتبة مساندة للمستفيد؛ حيث يتوافر بمكتبة هيئة الوثائق عشرات الآلاف من الكتب الورقية (أمَّات الكتب، دوريات، مجلات قواميس، مراجع...وغيرها)، كما توفر المكتبة أكثر من خمسين ألف كتاب إلكتروني، وتشمل هذه الكتب مختلف العلوم التاريخية والسياسية، إضافة لعلوم الجغرافيا والمعارف العامة، والصحة والتعليم...إلخ.

الضوابط والإجراءات

وتنص الضوابط والإجراءات على الراغبين في الاستفادة من خدمات قاعة الاطلاع لأول مرة تسجيل بيانتهم الشخصية لدى موظف الاستقبال، وتقديم ما يثبت هويتهم، ثم تعبئة الاستمارة المخصصة لهذا الغرض. أما الطلاب الدارسون، فعليهم إحضار ما يثبت قيدهم الدراسي؛ حيث سيقوم موظف الاستقبال بصرف بطاقة مستفيد للباحث تحدد صلاحيتها وفق فترات زمنية حسب الغرض من البحث، وتنقسم إلى بطاقة مستفيد صالحة لمدة عام لطلبة الدراسات العليا العمانيين والمقيمين في السلطنة، وبطاقة مستفيد صالحة لمدة ستة أشهر لطلاب الدراسات الجامعية وللأغراض البحثية الأخرى للعمانيين والمقيمين في السلطنة، إضافة لبطاقة مستفيد صالحة لمدة شهر واحد لمن يتطلب بحثهم فترة مؤقتة وللزائرين من خارج السلطنة.

وتبقى بطاقة المستفيد في عهدته يبرزها لموظف الاستقبال في كل زيارة له، كما يقوم بتسجيل الدخول إلى قاعة الاطلاع في السجل المخصص لذلك؛ حيث لا يسمح باصطحاب أي مواد أو أجهزة لقاعة الاطلاع باستثناء الأوراق والقلم الرصاص والوثائق الشخصية والنقود والمصوغ وكل شيء ثمين، ويجب على المستفيد وضع أغراضه الشخصية في الخزانة المخصصة لهذا الغرض، ويبقى مفتاح الخزانة في عهدته إلى وقت مغادرته لقاعة الاطلاع، ولا تتحمل الهيئة مسؤولية فقدان أي عُهدة تخص المستفيد. كما لا يسمح الوصول إلى قاعة الاطلاع إلا بعد استيفاء الإجراءات المنصوص عليها أعلاه.

ويتم الاطلاع على المحفوظات المتاحة إلكترونيا بقاعة الاطلاع فقط، كما يحق للمستفيد تقديم طلب الاطلاع على المحفوظات؛ وذلك عن طريق نظام البحث في المحفوظات؛ حيث يحق له طلب أربعة ملفات باليوم الواحد، ويستطيع تحديد وقت الاطلاع بساعات العمل الرسمي؛ حيث يتم إحضار الملفات الورقية إلى قاعة الاطلاع للمستفيد، كما يحق له طلب الحصول على نُسخ من أربعة ملفات بنسبة 30% من الملف الواحد في اليوم الواحد، ويتم تسليم نسخ المحفوظات المطلوبة للمستفيد فور الانتهاء من إجراءات النسخ، مع احتمالية تأجيل التسليم لليوم التالي حسب ظروف العمل، وعلى المستفيد سداد الرسوم المستحقة عن نُسخ المحفوظات باستخدام بطاقة الائتمان الإلكترونية.