مسقط - الرؤية

التقى معالي المهندس محسن بن محمد الشيخ رئيس بلدية مسقط بسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وذلك في إطار التعاون المشترك لمتابعة مشروع إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية.

ويأتي هذا اللقاء ضمن توجه الهيئة نحو إرساء نظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات، وتبني الوعي المؤسسي المشترك بأهمية التوجه نحو تنظيم وإدارة الوثائق بالآلية المعتمدة في السلطنة لما له من خدمة عالية الجودة في إدارة الوثائق وتأمين ذاكرة وطنية موثقة.

وتضمن اللقاء التطرق إلى ملامح قانون الوثائق والمحفوظات الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007، إضافة إلى مراحل عمل مشروع إعداد نظام إدارة الوثائق لبلدية مسقط والتي تتضمن إعداد فهرس لأنواع الملفات ومحتوياتها من وثائق لكافة التقسيمات الخصوصية بالبلدية كمرحلة أولى، ومن ثم العمل على إسناد رموز تصنيف للملفات في المرحلة الثانية، وأخيرا تحديد مدى حفظ الملفات وقيمتها العمرية، كما تمّ شرح أهم المواصفات الفنية المتعلقة بمخازن حفظ الوثائق والتي تتضمن سلامة وأمن الوثائق من الضياع والتلف، مع الإشارة إلى الإجراءات القانونية في عملية إتلاف الوثائق وآلية التخلص منها عبر معمل الإتلاف الآمن للوثائق بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.

كما تضمن اللقاء شرحاً لنظم إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، التي تعمل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على تنفيذها في عدد من الجهات الحكومية، بالإضافة إلى المواصفات الفنية والتقنية التي يجب أن تتضمنها النظم الإلكترونية لإدارة المستندات والوثائق بطريقة آلية، وذلك لضمان حفظ واسترجاع الوثائق وفق أفضل الممارسات.

يشار إلى أن بلدية مسقط شكلت فريق عمل لمتابعة وتنفيذ مشروع التصنيف الموحد للوثائق، بهدف إعداد نظام تصنيف وثائق لتقسيمات البلدية من أجل تسهيل الوصول إلى الوثيقة وتأمينها بما يضمن جودة في الأداء والتعامل مع المحفوظات بشكل عام.