مسقط - الرؤية
تواصل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية دورها في إتاحة الوثائق والمحفوظات عبر نافذتها المتمثلة في دائرة الاطلاع على الوثائق، ورقياً وإلكترونياً حسب ما يتناسب مع احتياجات المستفيد، ومن هذا المنطلق فقد خطت الهيئة خطوة مهمة في هذا المجال بتجهيز قاعة للاطلاع بدائرة الاطلاع على الوثائق؛ لتؤدي دورها في رفد المستفيدين بالمحفوظات التي تناسب بحوثهم ورغباتهم.
وتعد دائرة الاطلاع على الوثائق مُمثلة بأقسامها الثلاثة المختلفة: خدمات المستفيدين وقسم المعلومات الوثائقية والمكتبة من الدوائر ذات الطابع الحيوي بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية؛ فهي ذات طابع علمي وثقافي يهدف إلى بحث واسترجاع الوثائق والمحفوظات بالإضافة إلى توفر عشرات الآلاف من الكتب بمُختلف مجالاتها وأشكالها الورقية والإلكترونية، والتي تتم إتاحتها للمستفيدين عبر قاعة الاطلاع والمكتبة المساندة لها.
وقد أصبح بإمكانهم الاطلاع على الملفات المُتاحة وتوصيفها من خلال الموقع الإلكتروني للهيئةwww.nraa.gov.om، والقيام بعملية التسجيل واستكمال إدخال البيانات الشخصية قبل الوصول للهيئة، إلى جانب إرسال طلب الاطلاع على المحفوظات، وتحديد الوقت المناسب لهم للاطلاع على الملفات الورقية المطلوبة في قاعة الاطلاع، ولا يتطلب ذلك في حال الاطلاع على الوثائق والمحفوظات المتاحة إلكترونيا.
وفي حال الحضور الشخصي للدائرة سيقوم المستفيد بإجراءات التسجيل في المكان المخصص لذلك، وتعريفه بعملية البحث في محرك بحث المحفوظات وإصدار بطاقة مستفيد تمكنه من دخول القاعة المخصصة للاطلاع.
ينبع مفهوم خدمات المستفيدين من الخدمات والإجراءات المقدمة للمستفيد عند زيارته للدائرة؛ للوصول إلى المحفوظات ومصادر المعلومات المتاحة، وتمثل هذه الإجراءات إصدار تصاريح دخول المستفيدين لقاعة الاطلاع والمكتبة، إضافة إلى الإشراف على عملية البحث والاطلاع على المحفوظات، وإدارة قاعة الاطلاع، ومعالجة طلبات النسخ المتعلقة بموضوع بحثهم، والمصادقة عليها.
ومن جانب آخر يشرف قسم المعلومات الوثائقية على استخدام أدوات البحث عن الوثائق والمعلومات، وإجراء البحوث الوثائقية للإجابة عن طلبات المعلومات التي ترد من داخل الدولة وخارجها، كما يعمل على مساعدة تقسيمات الهيئة على استخراج الوثائق والبيانات بغرض الإعداد للمؤتمرات والمعارض الوثائقية وغيرها من أنشطة الهيئة المختلفة.
وتعد مكتبة الهيئة الجزء الذي لا يتجزأ من دائرة الاطلاع على الوثائق؛ لتمتعها بدور علمي وريادي في مجال تقديم خدمات المعلومات، وأهميتها في تلبية احتياجات المستفيدين من مصادر المعلومات الورقية والإلكترونية.
حيث عملت الهيئة على تزويد المكتبة بالآلاف من الكتب ومصادر المعلومات الورقية وذلك عن طريق استقبال الإهداءات، والشراء من معارض الكتب المحلية والدولية، ودور النشر والمؤسسات الخاصة.
ونظراً لما يشهده العالم من ثورة معلوماتية في مجال تكنولوجيا المعلومات، وتزايد مصادر المعلومات الرقمية، ولزيادة أعداد الكتب والمصادر الورقية المتوفرة في المكتبة؛ فقد شرعت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية إلى تزويد المكتبة بمكتبة رقمية تحوي عشرات الآلاف من الكتب الإلكترونية، فقد قامت بالشراء من قاعدة بيانات المنهل ومصادر إلكترونية أخرى.
وفي هذا الصدد يُؤكد طالب بن سيف الخضوري مدير دائرة الاطلاع على الوثائق أن من الأهداف الرئيسة للدائرة تسهيل وصول المستفيدين للمحفوظات التي يحتاجونها لأغراض البحث بسهولة ويسر في ضوء القواعد والإجراءات المنظمة لذلك، كما أنَّ القائمين على الدائرة لا يترددون أبداً في تقديم المساعدة والدعم للمستفيد الراغب في الخدمة بدءًا من استقباله وتعريفه بضوابط العمل المتبعة وطرائق البحث بواسطة محرك البحث في المحفوظات انتهاء باطلاعه على المحفوظات وأخذ نسخ منها في حال أراد ذلك.
وأشار إلى أنَّ أعداد المحفوظات المتاحة في محرك البحث في تزايد مستمر؛ بدءًا من فترة حكم الإمام ناصر بن مرشد اليعربي وانتهاء بفترة حكم السلطان سعيد بن تيمور وتشمل هذه المحفوظات إلى جانب صور الوثائق إتاحة الخرائط التاريخية والجغرافية المهمة للمستفيدين، ويمكن للمستفيد ملاحظة زيادة الأعداد من خلال تردده على قاعة الاطلاع بالدائرة، فما أن ينتهي العمل على تلك المحفوظات من الدوائر المختصة بالمديرية العامة لتنظيم الوثائق يتم إدراجها في محرك البحث لتصبح بعد ذلك متاحة للمستفيد، كما يمكن للمستفيد الاطلاع على الوثائق ورقياً إلى جانب وجودها في صورتها الرقمية.
وحتى تكون عملية البحث مكتملة توجد إلى جانب قاعة الاطلاع مكتبة مساندة للمستفيدين تحتوي على أوعية معلوماتية مختلفة وقيمة ورقية كانت أو إلكترونية، ويمكن للمستفيدين الاطلاع على المحتوى من خلال محرك بحث خاص بالمكتبة.
واستمراراً لتحسين مستوى الخدمة فإنَّ العمل جار على تقديم تسهيلات خاصة للمستفيدين من ذوي الاحتياجات الخاصة؛ كتوفير نظام سمعي خاص أثناء عملية البحث في المحفوظات بحيث يصبح بإمكان الكفيف الاستماع إلى التوصيف المتاح في محرك البحث في المحفوظات، وأثناء زيارته للدائرة سيكون بصحبته أحد المعنيين لتقديم العون له في عملية البحث وطلب الاطلاع والنسخ.
ومما يجدر الإشارة إليه أنَّ أعداد المستفيدين في تزايد مستمر سواء كانوا من داخل السلطنة وخارجها، كما أنَّ هناك خطة للتواصل مع المؤسسات العلمية في السلطنة لتقديم ورش عمل عن القواعد والإجراءات المتبعة لإتاحة المحفوظات في الهيئة، والتعريف بالآليات المتبعة في عملية البحث عن المحفوظات، وفي الختام يؤكد الخضوري على أن خدمة المستفيدين تهم المعنيين في الدائرة، وعلى استعداد لاستقبال الآراء والمقترحات التي من شأنها الرقي بمستوى الخدمة المقدمة للمستفيد.
