مسقط - العمانية
انتهت وزارة الخدمة المدنية مُمثلة في دائرة الوثائق بالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية من أعمال فرز الوثائق في إطار الخطة الوطنية لفرز الوثائق للوحدات الحكومية.
وقد قامت الوزارة مُمثلة في دائرة الوثائق بوضع خطة عمل تتماشى مع خطة فرز الوثائق الرسمية تخدم الوثيقة الرسمية بما يتناسب ونوعها وحجمها داخل الوزارة أو إتلافها إن كانت غير صالحة أو ترحيلها إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
ويهدف هذا المشروع إلى معالجة وضع الوثائق في مخازن الوزارة ويتم تجميعها لسنوات وتخزينها بطرق مختلفة لتتواءم من النظام الحديث لإدارة الوثائق.
ويأتي هذا المشروع ليُعيد ترتيب الوثائق على الأساس القانوني الحديث المعتمد ليكون الحفظ خاصًا بالموضوعات وعبر التسلسل التاريخي ويسهل التعرف على الملفات القابلة للإتلاف أو التي يتم ترحيلها إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ليتم حفظها لذاكرة الوطن ولتكون معينا للباحثين والدارسين.
وقال موسى بن الصقر الخروصي مدير دائرة الوثائق بوزارة الخدمة المدنية إن مشروع الفرز جاء نتيجة الحاجة الملحة التي تقتضيها المرحلة الراهنة للتَّخلص من استخدام الورق، مشيراً إلى أنَّ هذا استدعى إنشاء خطة الفرز الوطنية لتراكم الوثائق لدى المؤسسات بسبب زيادة حجم العمل واستخدامات الورق، مما أدى إلى تراكم أرصدة كبيرة من الوثائق العشوائية غير المبوبة أو المصنفة بطريقة حديثة.
وأضاف الخروصي: أصبح من المهم والضروري فرز الوثائق لتحديد ما ينبغي إتلافه وفق الإجراءات القانونية وما يجب حفظه، حيث اعتمدت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية خطة لفرز الوثائق بالوحدات الحكومية تعتمد على إنشاء نظام جديد يتم تطبيقه لتنظيم الوثائق وتفادي تراكمها بصورة خاطئة ولتسهيل عملية إتلافها وترحيلها للهيئة بطريقة صحيحة ومنظمة وفقاً لمدد الحفظ.
من جانبه أوضح يعقوب بن سالم المحروقي مدير دائرة المتابعة والدعم الفني بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية أنَّ الخطة الوطنية لفرز الوثائق لها دلالة على أهمية الوثيقة وإنقاذها من الضياع والإهمال.
وقال إن خطة الفرز الوطنية تمر بعدة مراحل تتمثل في الوثائق المجمعة بوحدة حكومية معنية في توزيع الملفات والوثائق على المجموعات المتناسقة حسب الاختصاصات التابعة لكل مجموعة، أما بالنسبة للوثائق القديمة فتكون مشابهة في مجملها للملفات المعاصرة رغم اختلاف مكوناتها بسبب تطور الإجراءات، لذا يمكن أن نطبق عليها مدد الحفظ والمصير النهائي الواردة بجداول مدد الاستبقاء إما بالإتلاف أو بالترحيل إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية والقيام بالإجراءات الخاصة بكل عملية.
وحول فرز الوثائق المبعثرة قال المحروقي: بسبب طبيعة العمل في السابق وترتيب الوثائق الصادرة والواردة حسب الجهات المرسلة والتسلسل الزمني في نفس الحافظة جعل من الصعب تطبيق جداول مدد الاستبقاء على الوثائق القديمة فسابقاً تفتح حافظة لكل جهة في السنة وتحفظ بها جميع الوثائق من الجهة المعنية سواء كانت تخص موضوعا معينا أوعدة مواضيع، ويتم إغلاقها عند امتلائها وفتح أخرى.
