صلالة - الرُّؤية

اختُتم، الأسبوع الماضي، برنامج السكرتارية الإلكترونية وأعمال الأرشفة، الذي استمرَّ لخمسة أيام. وجاء البرنامج بناءً على توصية مجلس إدارة الجامعة، وتم الإعداد من قبل دائرة شؤون الموظفين بالجامعة ومركز التعليم المستمر، واستهدف البرنامج السكرتارية من الهيئة الإدارية بجامعة ظفار من مختلف الأقسام الأكاديمية والإدارية.

وقال دكتور صبحي أحمد سليمان أستاذ مساعد تقنيات التعليم قسم التربية كلية الأداب والعلوم التطبيقية بالجامعة -المحاضر بالبرنامج- إنَّ الهدفَ العام للبرنامج هو تنمية قدرات المتدربين التى تقبل التنمية وإكسابهم المهارات للقيام بمهام أعمال السكرتارية الإلكترونية بكفاءة باستخدام برنامج 2016 Outlook والبرامج المرتبطة. وتناول البرنامج التدريبى مفهوم السكرتارية الإلكترونية وأهميتها وأنواعها وصفات السكرتير الناجح، إلى جانب تنظيم أوراق ووثائق المكتب بفاعلية، والتعرف بشكل عام على أقسام المحفوظات وأسس تصنيفها، ومسؤولية الأرشفة الإلكترونية، إضافة إلى حفظ الوثائق والمستندات في قواعد البيانات، وتم استخدام برنامج outlook 2016 في تنظيم الاجتماعات والمواعيد بفاعلية، وانشاء قوالب جاهزة لرسائل البريد الإلكترونى والإجتماعات، معالجة البريد الصادر والوارد بكفاءة من خلال التعرف على قواعد إدارة البريد الإلكتروني، والتعامل مع التقويم وطباعته، إضافة إلى مشاركة التقويم وإعطاء الصلاحيات للآخرين، والتعامل مع جهات الاتصال وتصنيفها، واستخدام دمج المراسلات من خلال جهات الاتصال وملفات أخرى لإنشاء رسائل البريد الإلكتروني ورسائل الفاكس والمغلفات، إضافة لتوظيف بعض أدوات الويب 2 فى السكرتارية الإلكترونية وأعمال الأرشفة.

وقال خالد بن أحمد باقي من دائرة الموارد البشرية -أحد الملتحقين بالبرنامج- إنَّ البرنامج يحظى بأهمية بالغة في تسيير الأرشيف وينعكس إيجابياً في تسيير أعمال المؤسسة وتظهر أهميته في توفير الحيز المكاني والاستغناء عن الأرشيف الورقي وأكوام المعاملات والملفات...وغير ذلك، فضلا عن ربط أجزاء المؤسسة فيما بينها مهما تباعدت أماكنها سهولة وسرعة نقل الرسائل والوثائق الإلكترونية بين فروع المؤسسة أو خارج نطاق المؤسسة التقليل من الأخطاء ومخالفة الأنظمة مراقبة الوثائق وتحولاتها ومتابعتها وتطورها ومعرفة سير المعاملات داخل المؤسسة وغيرها الكثير.