نظمتها "الهيئة" بالتعاون مع المعهد الدولي لعلوم الأرشيف وجامعة ألاما
مسقط - الرُّؤية
اختتمتْ هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية فعاليات الدورة التدريبية "إدارة الوثائق والمحفوظات: النظرية والممارسة والسياسات والحوكمة"، تحت رعاية سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، والتي نظَّمتها الهيئة بالتعاون مع المعهد الدولي لعلوم الأرشيف في ترتسيته ماليبور ايطاليا، وبالاشتراك مع جامعة ألاما ماتر يوروبيا بماريبور-سلوفينيا، والتي عُقدت بفندق سيتي سيزنز، واستمرت لخمسة أيام بمشاركة عدد من الدول الشقيقة، إلى جانب عدد من الجهات الأمنية والعسكرية والحكومية وموظفي هيئة الوثائق المعنيين بهذا العمل.
وناقشتْ الدورة التدريبية ثلاثة محاور أساسية؛ هي: النظرية والسياسة والإدارة والتطبيق؟ وتعد الدورة التدريبية فرصة للارتقاء بقدرات الموظفين وتطوير أدائهم بما يتساير مع تطور وتسارع وتيرة العمل فالدورة تتيح للمشاركين الاستفادة من تجارب الدول الرائدة في مجال إدارة الوثائق والمحفوظات من خلال أساتذة متخصصين في هذا المجال، واكتساب الخبرات العلمية والمهارات الأساسية في العمل، فالهيئة حرصت منذ نشأتها على توفير بيئة العمل المثالية لموظفيها الى جانب الرقي بمستوياتهم، وهذا ما يتضح جليًّا من خلال الدورات المختلفة التي تقيمها.
وحول الدورة التدريبية، قال البروفسور الدكتور بيتر بافل مدير عام المعهد الدولي للأرشيف، إنها عقدت بالتعاون مع المعهد الدولي وهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية للعام الثاني على التوالي، بعد النجاح الكبيرة لدورة الاتجاهات الحديثة لإدارة مواد المحفوظات خلال فترتها العمرية في العام المنصرم، وتساهم الدورة في تبادل المعلومات على المستوى الدولي بين الهيئة والمعهد؛ حيث يقوم المعهد بعمل العديد من الدورات في أكثر من مجال بما يتناسب مع طبيعة العمل. ومثل هذه الدورات التي تشهد تبادل المعلومات والخبرات المعرفية في مجال الوثائق والمحفوظات حافز للاستمرار في مجال الارشفة وتطوير الأدلة والقوانين التي تتماشى مع سياسات العمل الأرشيفي ومقتضيات الحياه الجديدة تماشيا مع القديم. وقد اعتمدت الهيئة على العديد من المواصفات العالمية في تطبيق عملها في مجال الوثائق والمحفوظات لإدارتها بشكل جيد بما يتناسب مع جميع دور الأرشيف في العالم. وأتقدم باسمي وباسم زملائي المحاضرين الى هيئة الوثائق ورئيسها سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني بخالص الشكر والتقدير على ثقتهم الكبير بالمعهد الدولي وبالكادر الوظيفي وتقديم هذه الدورة، ونتمنى لهم التقدم في مجال الوثائق والمحفوظات وتغطية جميع الجوانب الأرشيفية بما فيها المجال الإلكتروني.
نقل التجربة العمانية
وقال فرانسيس موانجي الرئيس التنفيذي للأرشيف الوطني الكيني، إن الدورة مهمة للأرشيف الكيني والعمل اليومي الذي نقوم به في كينيا من التصنيف إلى الصعوبات التي قد تواجهنا في تطبيقها، وتطرق المدربون إلى أهمية الوثائق التي تنشأ داخل الأرشيف وخارجها، والداعي إلى الحفاظ على سلامتها وموثوقيتها سواء للأرشيفيين أو الباحثين وما لها من أهمية للحفاظ على الموروث الثقافي والتاريخي للبلاد. كما تمَّ التطرق إلى دور الأرشيف والحفاظ على مقتنياتها من أصول وأجهزة إلى الوثائق والمحفوظات والمخطوطات التي بحوزتها وهي سياسة أمن المعلومات وسياسة أمن الأرشيف والصعوبات التي تواجه دور الأرشيف في تطبيق هذه السياسات، وكيفية المحافظة على سرية بعض الوثائق والمحفوظات التي لها طابع سري أو تخضع لدرجات السرية التي تنص عليها قوانين الدولة.
الاستفادة من الخبرات
وقالت باسمة العباسي مديرة مشاريع بدولة فلسطين: إنَّ أهمية الدورة والمشاركة فيها تكمن في تسليط الضوء على التجارب العالمية في مجال التوثيق التاريخي، إلى جانب استعراض بعض المعايير ذات العلاقة، إضافة إلى كونها عصفا فكريا لإنارة التحديات التي يواجها العالم بمؤسساته في سبيل الوصول للتطبيقات المثلى في إدارة الأرشيف، كما تتيح المشاركة في الدورة فرصة للاطلاع على تجارب دول أخرى في مجال الأرشيف والتوثيق والمخطوطات والاستفادة من هذه التجارب، إلى جانب التعريف بقضية أرشيفنا الوطني الفلسطيني المميز الذي يحتاج إلى تطوير وحتى يتسنى لنا الحفاظ عليه، وتعلم كيفية استخدام وسائل واليات أمنه وسريه للحفظ على الوثائق.
وأضافتْ العباسية بأنه لشرف كبير المشاركة وتمثيل الأرشيف الوطني في الدورة، ونأمل أن نستفيد مما طُرح بالدورة من تجارب دول العالم ومن خبرات تساعدنا أكثر على تطوير مؤسساتنا في هذا الجانب، كما نسعى للتعاون مستقبلاً في مجالات عديدة ليس الأرشيف فقط. واختتمت باسمة حديثها بالشكر الجزيل لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على إقامتها لمثل هذه الدورات المفيدة في كل المجالات.
وقال يوسف بن عبدالله الهنائي رئيس قسم تجميع الوثائق بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية: إن الدورة التي تنظمها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتعاون مع المعهد الدولي لعلوم الأرشيف، عنصر اساسي لتطوير مستوى الجودة للأفراد العاملين في مجال إدارة الوثائق، كما تساهم في تعزيز قاعدة المعلومات وإمكانية لتطبيق منهجية وإستراتيجية الإدارة السليمة والآمنة للوثائق في مختلف مراحلها، ومع تطور التكنولوجيا ووسائل حفظ المعلومات وطرق تبادلها أصبح النظر إلى أمن تلك البيانات والمعلومات غاية تسعى لها جميع المؤسسات الدولية، حيث لابد من حمايتها من المخاطر التي تهددها ومن الاعتداء عليها، من خلال توفير الأدوات والوسائل الازمة لضمان سلامتها من المخاطر الداخلية والخارجية، والوقوف على المعاير والإجراءات المتخذة لمنع وصولها إلى الأشخاص غير المخولين، حيث جاءت الدورة لتسلط الضوء حول الأرشيف الحديث بين النظرية والتطبيق وإدارة الوثائق.
وأضاف الهنائي بأنَّ المحور الأول في الدورة "النظرية" تناول أنواع البيانات التي تم إنشاؤها والسبب الذي يدفع إلى حفظها وأمن وجودة هذه البيانات، فيما تطرق المحور الثاني من الدورة "السياسة والإدارة" إلى المبادئ الإدارية للمؤسسة الأرشيفية والسياسات والإجراءات والقوانين والأنظمة المتبعة واستخدام البرمجيات في الإدارة وكذلك النسخ الاحتياطية الواجب توفرها. واستعرض المحور الثالث "التطبيق" الطرق المختلفة لبناء التصنيفات وترتيب الملفات وطرق الحفظ الرقمي.
وقالت أزهار بنت خلفان العبرية رئيسة قسم التصنيف بهيئة الوثائق: إنَّ الدورة تأتي استكمالاً لخطط تدريب وتأهيل العاملين في قطاع الوثائق والمحفوظات في السلطنة؛ حيث وضعت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على عاتقها بناء نظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات مستندة إلى معاير دولية معتمدة. كما غطت الدورة عدة جوانب منها نظريات علم الوثائق المتعلقة بأمن البيانات وجودتها ونظم إدارة الوثائق والمحفوظات الورقية والإلكترونية على حد سواء، وإجراءات تطبيق هذه النظريات الى جانب السياسات الإدارية والقانونية والتقنية اللازمة لبناء نظام عصري، كما نظمت ورش عمل مدعمه للجانب النظري للدورة.
