وزارة المالية تعتمد نظام إدارة الوثائق الخصوصية

الرؤية - نجلاء عبدالعال

تصوير/ راشد الكندي

كشف معالي درويش البلوشي الوزير المسؤول عن الشؤون المالية عن اتخاذ الوزارة لإجراءات مختلفة لتغطية عجز الموازنة للعام 2015، علاوة على إجراءات أخرى يجري الإعداد لها.

جاء ذلك في تصريحات صحفية على هامش اعتماد معاليه أمس نظام إدارة الوثائق الخصوصية، بحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.

وأكد البلوشي أن إجراءات ترشيد الإنفاق تسير بشكل جيد، وأن هناك تعاونا وتفهما واستجابة من جميع الوزارات بشأن إجراءات الترشيد. وقال "الوضع يقتضي أن يتعاون الجميع لأنها مسؤولية مشتركة، والجهود مستمرة لترشيد الانفاق، بحيث أن يتم احتواؤه ويكون قابلا للاستدامة".

ونفى معاليه فرض السرية على إجراءات ترشيد الإنفاق، قائلا إن هناك منشورات تصدر واجتماعات تعقد، وكل المعنيين بالشأن الحكومي والجهاز الإداري للدولة على اطلاع بالخطوات التي تتخذها الحكومة، سواء تجاه تنشيط وتحسين الإيرادات غير النفطية، أو تجاه إجراءات ترشيد الإنفاق الحكومي وتخفيضه. وأضاف معاليه أن الإجراءات تتركز بشكل أساسي على رفع كفاءة الانفاق وفعاليته، ولذلك فإنّ وزارة المالية قامت بمراجعة مصروفات الوزارات والوحدات الحكومية، ومراقبة أوجه الصرف فيها، وبناءً عليه أصدرت عددًا من المنشورات لتوجيهها وحثها على تقليص الإنفاق على الجوانب غير الضرورية، مؤكدا أنّ الإجراءات التي تتخذها الحكومة واضحة وملموسة والجهات المعنية تعلم بها جيدًا.

ومن جهة ثانية وردا على سؤال حول النظام الذي تمّ اعتماده لحفظ الوثائق بالوزارة، قال البلوشي إنّ النظام بُذل فيه جهد متميز؛ حيث تم تشكيل لجنة من وزارة المالية بالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية. وأكد أنّ النظام يساعد على حفظ وحماية المستندات وتصنيفها وفقا لدرجة خصوصيّتها وأهميتها، كما يسهل طريقة استرجاع هذه المستندات، كلما دعت الحاجة إليها، مضيفا أنه نظام ممتاز وحديث وسوف يساعد الوزارة على تصنيف المستندات والحفاظ عليها وهي بطبيعة الحال مستندات مهمة تمس مختلف الجوانب الاقتصادية والمالية. وأكد أنّ المجتمع سيستفيد من هذه المستندات، وخاصة الباحثين والمؤسسات التعليمية والجامعات والكليات، إذ إنّ من بينها مستندات تاريخية عن المالية العامة والاقتصاد والموازنة والموارد بكافة فئاتها؛ سواء النفطية أو غير النفطية.

نظام التصنيف

ويعتمد النظام جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها بعد موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وتم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة الهيئة النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها، وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007. وبالرجوع إلى المادة 18 من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية، فإن الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها، إلى أن تنتهي حاجتها إليها، وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة لإعداد وتنفيذ نظام لوثائقها؛ حيث قامت الهيئة بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بالوزارة وإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.

وتتضمن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بوزارة المالية، وتعتبر هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.

ويطبق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الايجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع.

وعلى هذا الأساس يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي، وفي هذا الصدد قامت الهيئة بإنشاء دائرة للوثائق بموجب المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات وستتولى عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر التقسيمات.

وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ ستعمل الدائرة وبالتنسيق مع المختصين بالهيئة بتدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق.

ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقا لمعايير أخرى وتسند رموز لهذه العناصر تسهل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات وينطبق التصنيف كذلك على أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى الوحدة الحكومية والتي يصل عددها إلى عدة مئات فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيا وتدريجيا في شكل نظام التصنيف. وباعتماد هذا النظام سيدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة في إطار تطبيق قانون الوثائق والمحفوظات.

يشار إلى أن الهيئة أنهت اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية لعدد ستة وثلاثين وحدة حكومية، ومن المؤمل الشروع في العمل على تنظيم الوثائق للشركات التي تساهم الحكومة فيها برأسمال 25% اعتبارا من العام المقبل.