مسقط - العمانية
اعتمد معالي الشيخ سيف بن محمد الشبيبي وزير الإسكان أمس بمكتبه نظام إدارة الوثائق الخصوصية وجداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها بحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية .
وقال سعادة الدكتور رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية إنّ نظام الوثائق سيدخل مرحلة جديدة في وزارة الإسكان تضاف إلى ما تقوم به الوزارة حاليًا من تطبيق لنظام الوثائق المشتركة، مبينًا أنّ معالي الشيخ وزير الإسكان سيصدر قرارًا يدعو كافة تقسيمات الوزارة إلى تطبيق هذا النظام بعد أن استكملت نظام الوثائق الخصوصيّة إلى جانب الوثائق المشتركة.
وأكد أنّ وثائق وزارة الإسكان هي من الوثائق المهمة التي ترصد تاريخ الإسكان والملكية لأفراد المجتمع، وبالتالي تعد من الوثائق التي تؤرخ للسلطنة، مبينًا أنّ النظام سيسهل للمختصين عملية استرجاع الوثائق واستكمال مكوّنات الملفات ومدة استبقائها.. وفي الجانب التقني سيساعد النظام على سهولة استرجاع والوصول إلى الوثائق بكل سهولة ويسر.
وأوضح أنّ الهيئة أكملت فرز وثائق لتسع جهات متوقعًا أن يتم الانتهاء من كافة الجهات الحكوميّة نهاية العام القادم، مشيرًا إلى أنّ الهيئة ستشرع العام القادم بتطبيق هذا النظام على الشركات والمؤسسات التي تساهم فيها الحكومة على أن يعقد الأسبوع المقبل اجتماع لإنشاء دوائر وأقسام للوثائق في هذه المؤسسات والشركات.
وتتعلق الأدوات الإجرائيّة لنظام إدارة الوثائق بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصيّة ونظام تصنيفها بعد الانتهاء من إعداد القائمة الإسميّة للوثائق الخصوصية بوزارة الإسكان .
وتمثل هذه الأدوات الإجرائيّة الركيزة الأساسيّة لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالميّة المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض بهدف تمييزها وتيسير الرجوع إليها.
ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها عبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.
ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من خلال تنظيم الوثائق جارية الاستعمال بهدف سرعة الوصول إليها وسهولة استرجاعها، وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديّته الإيجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع.
ومن خلال هذا النظام يمكن الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي بعد أن قامت الهيئة بإنشاء قسم للوثائق بموجب المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات.. وستتولى الهيئة عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر التقسيمات.
وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ سيعمل القسم وبالتنسيق مع المختصين بالهيئة على تدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق.
ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر؛ عبر تجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقًا لمعايير أخرى .
وقد تمّ إسناد رموز لهذه العناصر تعمل على تسهيل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات وينطبق على أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى الوحدة الحكومية التي يصل عددها إلى عدة مئات .
وباعتماد هذا النظام سيدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة في إطار تطبيق قانون الوثائق والمحفوظات.
الجدير بالذكر أنّ الهيئة كانت قد أنهت اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية لخمس وثلاثين وحدة حكومية.. ومن المأمول الشروع في العمل على تنظيم الوثائق للشركات التي تساهم فيها الحكومة برأسمال 25% اعتبارًا من العام المقبل.
