مسقط - الرؤية

نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لقاء تعريفياً بالهيئة العامة لسجل القوى العاملة أمس الأول، حول منهجية إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية، وذلك تحت رعاية الدكتور يونس بن خلفان الأخزمي الرئيس التنفيذي للهيئة العامة لسجل القوى العاملة، وبحضور سعيد الريامي مستشار هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية للشؤون الإدارية وعدد من مديري الدوائر ورؤساء الأقسام من الجانبين.

ورحب الدكتور يونس بن خلفان الأخزمي بوفد هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية مقدرا الدور الكبير الذي تقوم به الهيئة في سبيل إرساء نظام عصري لإدارة المستندات والوثائق لما له من تحول إيجابي كبير في سير العمل، كما أبدى استعداد السجل التام للتعاون مع الهيئة فيما يتعلق بإعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية، متطلعاً إلى اعتمام النظام بالسجل لبدء العمل وفق منهجية عمل حديثة في مجال الوثائق.

بعدها، قدم بدر الغافري إخصائي وثائق ومحفوظات بهيئة الوثائق عرضاً مرئياً تطرق فيه إلى خطة العمل في إعداد النظام والمراحل والآلية المتبعة في إعداده والتي تتمثل في تشكيل لجان وفرق عمل ودراسة الاختصاصات التنظيمية والمهام والأنشطة لكافة الإدارات المعنية، إلى جانب القيام بعملية التكشيف بعد أن تقوم الهيئة بتدريب فريق العمل على هذه العملية واستخدام الاستمارات وأدوات العمل المناسبة إضافة الى إعداد نظام التصنيف الذي يسهل عملية تنظيم وإدارة الملفات والوثائق الناتجة عن القائمة الاسمية. وتناول العرض إعداد جداول مدد الاستبقاء بعد تقييم الوثائق وتحديد المصير النهائي، إما الإتلاف أو الحفظ الدائم الى الهيئة، واعتماد الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية وتدريب موظفي الهيئة العامة لسجل القوى العاملة على استخدام هذه الأدوات الإجرائية.

يشار إلى أنّ هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية أنجزت قرابة 33 جهة حكومية من حيث إعداد الأدوات الإجرائية بها (نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء)، وقائمة الآن على تقديم الدعم الفني اللازم لاستخدام هذه الأدوات الإجرائية ومتابعة تطبيق النظام، كما أنّ الهيئة تقدم المتابعة والدعم الفني بصفة مستمرة لمختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات من خلال إقامة اللقاءات التعريفية التي توضح جلياً حرص الهيئة على التعريف بنظام إدارة الوثائق كخطوة ممهدة لتطبيق أدواته الإجرائية.