مسقط- الرؤية

نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ممثلة بدائرة إدارة منظومة المستندات والوثائق الإلكترونية، حلقةً تدريبية حول نظام "وصول" لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، بمشاركة أكثر من 40 موظفًا يمثلون 20 جهة مشمولة بالمشروع.

هدفت الحلقة إلى تعريف المشاركين بما تحقق في المرحلة الأولى من المشروع من إنجازات واستعراض التحديثات التي تم إطلاقها على النظام، إذ جرى خلال الحلقة الاستماع إلى ملاحظات الجهات المشاركة ورصد التحديات التي تواجهها، والعمل على مناقشة الحلول المناسبة لتجاوزها، بما يسهم في تحسين تجربة المستخدم ورفع كفاءة النظام من خلال تنظيم جلسات عصف ذهني للحضور وتوثيق الافكار والمقترحات .

وتأتي هذه الحلقة ضمن جهود الهيئة المستمرة في ترسيخ مفاهيم التحول الرقمي وتفعيل إدارة الوثائق الإلكترونية بما يتماشى مع أحدث الأنظمة والمعايير وأفضل الممارسات في هذا المجال. وقد تناولت الورشة ستة محاور رئيسية شملت تبسيط الإجراءات، المتابعة، تجربة المستخدم، التفويض والإسناد، إدارة الوثائق، وإعدادات النظام.

وقدّم هشام بن خالد الروشدي مدير إدارة منظومة المستندات والوثائق الإلكترونية، عرضًا مرئيًا استعرض فيه أبرز التحديثات التي أُجريت على نظام "وصول"، موضحا أن هذه التحديثات جاءت ثمرةً لجهود فريق العمل بعد رصد وتحليل احتياجات النظام، وتهدف إلى تمكين الجهات الحكومية من إدارة وثائقها وأصولها المعلوماتية بآليات حديثة ترفع من كفاءة إدارة الوثائق، بما يتوافق مع الأنظمة والمعايير وأفضل الممارسات المعتمدة في هذا المجال.

وركز محور تبسيط الإجراءات على تحسين وتسهيل وتقليل عدد الخطوات التي يقوم بها المستخدمون داخل النظام، حيث إن الهدف الأساسي هو أن تكون الإجراءات أوضح، أسرع، وأقل تعقيداً، بحيث يتمكن المستخدم من إنجاز المهام بأقل جهد وفي وقت أقصر، مما يرفع من كفاءة العمل ويحسّن تجربة المستخدم.

كما يركز محور المتابعة على تطوير أدوات المتابعة في نظام "وصول"، بهدف تمكين المستخدمين من تتبّع المراسلات والوثائق بدقة وتنظيم أعلى، مما يسهِم في تحسين سير العمل، وضمان تنفيذ الإجراءات في الوقت المحدد دون تأخير المهام الأساسية.

أما محور تجربة المستخدم فيركز على تطوير تجربة المستخدم في نظام "وصول" من خلال جعل التفاعل مع النظام أكثر سلاسة وسهولة، بما يتناسب مع طبيعة أعمال المستخدمين اليومية، ويسهم في تعزيز الكفاءة، ورفع مستوى الإنتاجية وجودة العمل. كما يهدف إلى دعم تنفيذ المهام بكفاءة أعلى ومرونة أكبر، وتوفير تجربة استخدام أكثر فاعلية وانسيابية.

ويتضمن محور التفويض والإسناد التركيز على تحسين آليات تفويض المهام وإسناد العناصر في نظام "وصول"، بهدف تعزيز التعاون بين فرق العمل وتسهيل توزيع المهام بوضوح ومرونة أكبر، كما يهدف المحور إلى تطوير طريقة التفويض وتحسين عملية إسناد العناصر داخل النظام. أما محور إدارة الوثائق فيُركّز على تطوير الخصائص والعمليات في واجهة إدارة الوثائق داخل نظام "وصول"، وتسهيل وتحسين عملية إنشاء الملفات والوثائق، وتحسين تجربة البحث والوصول إليها بسرعة ودقة، وتسهيل عملية منح صلاحيات المشاركة للمستخدم.

وأخيرا، يركز محور إعدادات النظام على تطوير الأدوات والإعدادات الخاصة بمسؤول النظام والمستخدمين المخولين، حيث يمكن التحكم في بعض إعدادات الخصائص كالقوالب والإشعارات، وأيضاً التحكم بإشعارات النظام ليصبح استخدام النظام أكثر مرونة.