مشاركة 174 موظفا في البرنامج التدريبي لنظام إدارة الوثائق

 

مسقط- الرؤية

انطلقت أمس فعاليات البرنامج التدريبي للنظام العصري في إدارة الوثائق الذي تنظمه هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بجامع السلطان قابوس الأكبر، والذي يستمر حتى الغد بمشاركة أكثر من 174 موظفا يمثلون 58 جهة حكومية.

ويهدف البرنامج إلى التعريف بالإجراءات القانونية والتشريعية لإدارة الوثائق، والإجراءات الفنية لعمليات الفرز والإتلاف، والإجراءات الوقائية لحماية الوثائق العامة في حالة الطوارئ.

كما يتناول البرنامج عدة موضوعات ومنها: " الإجراءات القانونية والتشريعية لإدارة الوثائق والنظام العصري لإعداد وتطبيق الإجراءات لنظام إدارتها، والإجراءات العصرية لإدارة الوثائق الوسيطة ومواصفات حفظها والإجراءات الفنية لعمليات الفرز والإتلاف والتعريف بخدمات معمل الإتلاف الآمن، وإجراءات الضبطية القضائية لبعض موظفي هيئة الوثائق والمحفوظات والإجراءات الوقائية لحماية الوثائق العامة في حالة الطوارئ،  واستعراض تجارب بعض الجهات الحكومية في إدارة الوثائق".

وقالت كوثر بنت محمد الهاشمية المدير المساعد لشؤون الدعم الفني، إن الهيئة سعت منذ إنشائها في 2007 إلى إعداد مجموعة  من الأدوات الإجرائية من لإرساء نظام عصري لإدارة الوثائق بمختلف الجهات المعنية، مضيفة: "كانت جداول  مدد استبقاء الوثائق المشتركة ونظام تصنيفها من أولى وأهم  الأدوات الإجرائية، وذلك من منطلق أنها شملت كل الوظائف التي تشترك الجهات الحكومية في القيام بها".

وأضافت: "في ظل التغييرات التي تطرأ على الهياكل التنظيمية وأساليب العمل بالجهات الحكومية المعنية، وما ينتج عنها من ظهور وظائف جديدة من ضمن اختصاصات الجهة المعنية، وكذلك إصدار نصوص تشريعية جديدة أو تعديل السابقة منها والتي لها علاقة مباشرة بأحكام لها تأثير على مدد استبقاء الملفات والوثائق، والتغييرات التي تطرأ على الملفات والوثائق سواء بالحذف أو الإضافة أو تغيير العناوين أو تغيير أوعية الحفظ، وما يطرأ من تغييرات على أماكن حفظ الوثائق، وبناء على الملاحظات  والاستفسارات الواردة للهيئة أثناء تطبيق ومتابعة نظام إدارة الوثائق المشتركة بمختلف الجهات المعنية؛ ظهرت الحاجة إلى تحديث هذه الأدوات الإجرائية بما يزيد من درجة مواءمتها مع ما هو موجود فعليا بمكاتب العمل بالتقسيمات الإدارية المعنية".

وأشار حافظ بن خالد المعمري أخصائي وثائق ومحفوظات بالهيئة، إلى تعرض الوثائق إلى الكثير من الكوارث وبخاصة الكوارث الناجمة عن الأنواء المناخية، الأمر الذي دفع الهيئة إلى عمل خطة طارئة للحد من هذه المشكلة.

تعليق عبر الفيس بوك