مسقط- الرؤية

وقعت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية مُذكرة لتشغيل نظام "وصول" لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية بوزارة التراث والسياحة، وذلك ضمن أعمال وأنشطة المرحلة الأولى من مشروع "وصول"، الذي تنفذه هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في 20 جهة حكومية بالشراكة والتعاون مع وزارة النقل والاتصالات وتقنية المعلومات كشريك استراتيجي.

وقَّع مذكرة التشغيل كل من معالي سالم بن محمد المحروقي وزير التراث والسياحة، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وذلك بشكل إلكتروني كامل دون الحاجة إلى طباعتها وتوقيعها ورقيًا.

ويأتي هذا المشروع كإحدى المبادرات المركزية لخطة التحول الرقمي للقطاع الحكومي حيث سيمثل نظام وصول النظام المركزي لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية للجهات الحكومية، وسيعمل هذا النظام على تمكين الجهات الحكومية من إدارة وثائقها وأصولها المعلوماتية بطرق وآليات ترفع من كفاءة إدارة الوثائق بما تتماشى مع الأنظمة والمعايير وأفضل الممارسات في هذا المجال. كما سيعمل هذا النظام على تعزيز التحول الرقمي في الجهات الحكومية من خلال خلق البيئة الآمنة لحفظ وإدارة الوثائق والأصول المعلوماتية الإلكترونية للجهة.

ويمثل مشروع "وصول" نقلة نوعية في سبل وآليات إدارة الوثائق والمعلومات التي تملكها الجهات بما يتماشى مع توجهات التحول الرقمي الحكومي والجهود المبذولة في هذا الجانب، حيث سعت الهيئة من خلال هذا المشروع إلى توفير الأدوات الفنية اللازمة التي تساعد الجهات في إدارة وثائقها ومعلوماتها في بيئة آمنة متوافقة مع الضوابط والتشريعات والمعايير المعمول بها في هذا الشأن، وبما يحقق ويخدم متطلبات العمل في تلك الجهة. ومن أبرز التحديات التي سيساعد نظام وصول الجهات على معالجتها، هي ترابط المواضيع منذ نشأتها وحفظها بشكل منظم موضوعيًا وفق نظام التصنيف ومدد الاستبقاء المعتمدة للجهة، إضافة الى رفع كفاءة التواصل الحكومي من خلال تبادل المذكرات داخليًا بشكل إلكتروني أو المراسلات للجهات الخارجية بشكل إلكتروني كامل، وبالتالي تقليل الوقت والجهد المهدور في عملية التواصل بين الجهات الحكومية.

وقال هشام بن خالد الروشدي مدير دائرة منظومة المستندات والوثائق الإلكترونية، إن التقنيات الحديثة تمثل الركيزة الأساسية التي يسير عليها العالم المعاصر؛ حيث أضحت التقنية هي الأساس الذي تنطلق منه الكثير من الأعمال التي غيرت شكل ومعالم وتوجهات المؤسسات وأولوياتها.