الثلاثاء, 28 يناير 2020
18 °c

6 نصائح للمدراء لتجنب تشتت التركيز أثناء العمل

الأربعاء 01 يناير 2020 12:49 ص بتوقيت مسقط

6 نصائح للمدراء لتجنب تشتت التركيز أثناء العمل

 

ترجمة- رنا عبدالحكيم

في عالم من الإشعارات المباشرة من مختلف التطبيقات، والبريد الإلكتروني والرسائل الفورية وتقليص المساحات المكتبية، أصبحنا أكثر انشغالاً في العمل، ولذلك وضعت مجلة هارفارد بزنيس ريفيوز عددا من النصائح للمدراء لتجنب تشتت التركيز خلال العمل.

وقال تقرير المجلة إن الموظف العادي يتعرض لتشتت الذهب من 50 إلى 60 مرة في اليوم، وحوالي 80% من هذه التشتات غير مهمة. نتيجة لذلك، يقضي الأشخاص وقتًا قصيرًا فيما يسميه علماء النفس "حالة التدفق"، وهي مساحة يكون فيها الأشخاص أكثر إنتاجية بمقدار خمسة أضعاف، وفقًا لبحث أجرته مؤسسة McKinsey.

والسؤال الآن كيف نتجنب تشتت التركيز في العمل؟ إليك النصائح:

1- ممارسة الاتصال غير المتزامن

بصرف النظر عن الاستفادة من منح الناس مزيدًا من الوقت للتركيز دون انقطاع، فإن التواصل غير المتزامن يؤهل الأشخاص لاتخاذ أفضل للقرار من خلال زيادة مقدار الوقت الذي يجب أن نستجيب فيه لطلب ما. فعندما تجري مكالمة هاتفية أو محادثة فيديو، فإنك تتخذ قرارات في الوقت الفعلي، بينما إذا كنت تتواصل عبر البريد الإلكتروني، فلديك المزيد من الوقت للتفكير في ردك.

ولكي نمارس هذا الأمر بنجاح، يجب أن نتخلص من "الإلحاح" التعسفي الذي ما زال يضرب أماكن العمل في جميع أنحاء العالم.

ولتحسين رسالة غير متزامنة ولتجنب الكثير من رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة، قم بتضمين ما يلي في طلبك الأولي:

* تفاصيل كافية.

* عناصر واضحة للتنفيذ.

* تاريخ استحقاق.

* المسار المطلوب في حالة أن المستلم غير قادر على تلبية طلبك أو لا يعرف كيفية ذلك.

2- التحقق من جميع الأعمال مرة واحدة

"التحقق السريع فقط" من أي شيء، حتى لعُشر الثانية، يمكن أن يؤدي إلى خسارة إنتاجية تصل إلى 40% على مدار اليوم، وقد يستغرق الأمر 23 دقيقة للعودة إلى التركيز بعد تبديل المهام.

وبدلاً من التحقق بشكل متقطع من الأعمال على مدار اليوم، يجب أن نقوم بفحص البريد الإلكتروني والرسائل الفورية ووسائل التواصل الاجتماعي وحتى الرسائل النصية في أوقات محددة مسبقًا.

3- الرجاء عدم الازعاج

إذا كنت تقرأ عبارة "الرجاء عدم الإزعاج" وتقول في نفسك: "لكنني أعمل في مكتب مفتوح، ومن المستحيل تجنب الانقطاع"، حاول استخدام آلية الإشارة لإعلام فريقك أنك تريد التركيز، وأنهم يجب أن لا يتسببوا في إزعاجك، إلا إذا كان الأمر ملحًا للغاية ومهما.

4- إغلاق دائرة الاجتماعات اللانهائية

بدلاً من المخاطرة بانقطاع المتابعة وعقد اجتماع لمناقشة الاجتماع السابق، تأكد من إنهاء كل اجتماع مع خطوات قابلة للتنفيذ وبمسؤوليات محدد بوضوح وتواريخ استحقاق يعلمها الجميع.

5- توقف عن استخدام خاصية "الرد على الكل"

الرد على الكل، المستخدم كآلية لمشاركة الموضوع، يضيف فقط ثرثرة لا لزوم لها لصناديق البريد الوارد ولرأسك. ولذا احصل على المزيد من الخصوصية لقراراتك، وأرسل فقط البريد الإلكتروني للأشخاص الذين يحتاجون إلى الاطلاع.

6- الحد من إجراء الموافقات على كل عمل!

على الرغم من صعوبة التنفيذ، إلا أنه يجب "الحد الأدنى من البيروقراطية القابلة للتطبيق" أي التخلص من الإجراءات غير الضرورية والموافقات المطلوبة لإنجاز مهام تافهة وغير ضرورية، وذلك يعني أنه سيكون هناك عدد أقل من الأعمال الورقية، ويعني أيضا عددًا أقل من التشتت.

اشترك في حسابنا على يوتيوب لمشاهدة فيديوهات لأهم الأحداث العالمية والإقليمية