مناقشة إجراءات البدء في فرز الوثائق بـ"تعليمية شمال الباطنة"

صحار - الرؤية

زار فريق الإشراف الفني لفرز الوثائق العامة بوزارة التربية والتعليم، المديرية العامة للتربية والتعليم بمحافظة شمال الباطنة، وضمَّ الفريق الزائر كلًّ من: يحيى الهنائي رئيس قسم الحفظ بدائرة الوثائق بوزارة التربية والتعليم، وسعيد السعيدي فني وثائق، وسيف السليماني مدخل بيانات، وهلال البلوشي مشرف تنسيق ومتابعه بوزارة التربية والتعليم. وتأتي الزيارة للوقوف على مدى جاهزية المحافظة لبدء عملية فرز الوثائق من حيث توافر الأماكن والاحتياجات، إلى جانب تدريب الفريق على عملية حصر الوثائق ومعرفة الوضع الوثائقي الحالي وأماكن الحفظ، وشرح آلية ومراحل فرز وترفيف الوثائق، واستخدام الاستمارات المعدة، وآلية إدخال البيانات في القاعدة المعدة لذلك، وتقنيات استخراج البيانات والتقارير.

التقى الفريق الزائر مع الدكتور علي بن ناصر الحراصي المدير العام؛ حيث أثنى على الجهود المبذولة في هذا الجانب، وحث أعضاء الفريق المعني بالمديرية على أهمية التعاون مع فريق الإشراف الفني بالوزارة؛ من أجل إنجاح خطة فرز الوثائق بمديرية المحافظة.

وقال يحيى الهنائي رئيس قسم الحفظ بدائرة الوثائق بوزارة التربية والتعليم: إنَّ الخطة تشمل فرز وثائق وزارة التربية والتعليم والمديريات بالمحافظات، بالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية؛ حيث تمَّ البدء في عملية الفرز بديوان عام الوزارة كمرحلة أولى، ويقوم الفريق حاليا بالمرحلة الثانية، وهي استهداف المحافظات التعليمية، وقد قام الفريق الزائر بالاطلاع على أماكن حفظ الوثائق في الوضع الحالي بالمديرية.

من جانبه، أكد أمجد الكيومي رئيس قسم البريد والوثائق بالمحافظة، أنَّ خطة فرز الوثائق جاءت متوافقة مع تطبيق نظام إدارة الوثائق؛ حيث تكمُن عملية الفرز للوثائق القديمة التي تم إنشاؤها قبل تطبيق النظام من أجل تصفية وضع الوثائق الحالي ليتم ترحيل الوثائق التي تكتسب أهمية تاريخية وبحثية إلى الهيئة، وإتلاف الوثائق التي حان موعد إتلافها بالاعتماد على جداول مدد استبقاء الوثائق، وإرساء نظام عصري لإدارة الوثائق؛ لكي يتم التعامل مع الوثائق التي يتم إنشاؤها بكافة التقسيمات الإدارية بالطرق الحديثة لإدارة الوثائق تطبيقا لمقتضيات قانون الوثائق المحفوظات الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007.

تعليق عبر الفيس بوك