راهيلي: نعتمد على العمل الجماعي بشكل أساسي

التمتمي: مرتبطون مع نظام بريدي عالمي

الغزالي: تنظيم عملياتنا يضمن لنا سرعة إنجاز المهام

الرئيسي: الالتزام بمعايير الجودة شعار كافة الإدارات

مسقط – الرؤية

قال كين أو راهيلي مدير العمليات في بريد عمان إنَّ إدارة العمليات في بريد عمان واحدة من أكثر الإدارات فاعلية في الشركة، وتتوزع بين أقسامها المهام والأدوار التي من شأنها تحقيق رسالة الشركة وهي تقديم خدمات متميزة وذات جودة للزبائن، مشيرا إلى أن قسم العمليات لديه مهمة مباشرة إذ يجمع ويصنف البريد، قبل تسليمه بأمان وكفاءة إذ من الأهمية بمكان تسليم البريد في الوقت المناسب حتى تتمكن الشركة من الحفاظ على وعدها للعملاء. وأوضح راهيلي أن إدارة العمليات تعتمد كثيرا في خدمة الزبائن على العمل الجماعي، وهي مجهزة بشكل جيد لمساعدة العملاء والوفاء بالوعود، من خلال 83 مكتبا بريدا مختلفا موزعة على مواقع مختلفة داخل السلطنة.

وعن المشاريع الأكثر أهمية التي شاركت فيها الإدارة، لا سيما منذ بداية العام الجاري، أشار 'أو راهيلي' إلى أن الإدارة  كانت تعمل على عدد من المشاريع، وأبرزها اختبار دليل إلكتروني لإثبات التسليم، ونظام لتتبع العناصر الداخلية وتتبعها، ونظام خزانة إلكتروني، يستخدم كطريقة بديلة للتسليم للعملاء. وأصدرت إدارة العمليات مؤخرا مناقصة لتصنيف المعدات الجديدة لمكتب البريد المركزي.

وتطرق مدير العمليات إلى موضوع خطط التنمية المُستقبلية قائلاً إنَّ العنصر الأساسي لنجاح العمليات هو البيانات وتكنولوجيا المعلومات. وقد بدأنا ننظر في نشر نقاط البيع في جميع فروعنا، مما سيغير بشكل كبير الطريقة التي نؤدي بها أعمالنا، ونبحث أيضاً عن سبل لإشراك كبار تجار التجزئة في جميع أنحاء العالم في تطوير التجارة الإلكترونية في السلطنة، ونبني خطة لتلبية الاحتياجات المتزايدة للتجارة الإلكترونية في جميع أنحاء المنطقة، وربما حتى فتح مكتب تمثيلي في الصين على سبيل المثال.

الدوائر الخدمية

 ومن جانبه، قال ياسر التمتمي مدير دائرة البريد العاجل وخدمات الطرود التي تتبع العمليات إن الدائرة في مقدمة الدوائر الخدمية التي تقدم خدمات مهمة للجمهور والشركات وترتبط الدائرة مع نظام بريدي عالمي تحت مظلة اتحاد البريد العالمي التابع للهيئة العامة للأمم المتحدة والذي يربط جميع دول العالم لنقل البريد العاجل الدولي والطرود .

وأضاف التمتمي أن الدائرة تخدم المؤسسات والأفراد بنقل البريد العاجل المحلي من الباب إلى الباب والذي يربط الأفراد والمؤسسات داخل السلطنة ويعمل على نقل البريد والمشتريات الخاصة بهم مما يساعد على إثراء الحركة الشرائية الداخلية مما يُسهم في تشجيع المؤسسات المتوسطة والصغيرة في عملية نقل البضائع والمشتريات .كما تتولى الدائرة مشروع نقل البريد الحكومي الذي يستهدف المراسلات بين الجهات الحكومية، حيث تم توقيع عقود مع جهات حكومية لنقل بريدها الخاص وتوزيعه. وأوضح أن الدائرة تنقسم إلى مجموعة من الأقسام هي، البريد العاجل، وبريد الطرود، والخدمات الإضافية، الخدمات الحكومية.

وذكر سالم بن صالح الغزالي مدير دائرة التوزيع أن الدائرة هي المعنية بتنظيم عمليات التوزيع للبريد المتبادل الصادر والوارد وتطويرها، مما يحقق السرعة والجودة، وذلك من خلال إنشاء مراكز للتوزيع في جميع المحافظات.

وأشار الغزالي إلى أنَّ دائرة التوزيع تقوم باختصاصات وأعمال عديدة منها، الإشراف على عمليات توزيع البريد الوارد من دائرة البريد المركزي ودائرة البريد العاجل باتجاه مركز التوزيع والمكاتب البريدية، ومتابعة عمليات التوزيع إلى جميع المحافظات عن طريق دائرة النقل البريدي، والإشراف على عمليات الفرز والمعالجة واستخراج إيصالات التسليم في مراكز التوزيع والمكاتب البريدية، والإشراف العام على خدمة خالص الأجرة للشركات والمؤسسات والبنوك من ناحية إبرام عقود الخدمة والعمليات الخاصة بها، والإشراف العام على خدمة الحقائب البريدية للشركات والمؤسسات والبنوك من ناحية إبرام عقود الخدمة والعمليات الخاصة بها، ومتابعة إدخال البيانات للبريد الصادر والوارد عن طريق نظامIPS، والتخطيط والتنسيق مع البريد المركزي والعاجل لإنجاز العمل بانسيابية وفاعلية ومعالجة الملاحظات التي تتعلق بالفرز والتوزيع أولاً بأول.

وأضاف الغزالي أن من ضمن مهام الدائرة التواصل مع المؤسسات والشركات والقيام بتعريفهم عن الخدمات التي تقدمها لهم كخدمة التوصيل للمحتوى الوارد لصندوق المؤسسات والشركات إلى مقرها، واستلام جميع المحتويات الصادرة منها، وخدمة خالص الأجرة للشركات والمؤسسات التي تقوم بإيداع رسائل بأعداد كبيرة، وخدمة الحقائب البريدية من مكتب البريد إلى مكتب البريد للمؤسسات والشركات والبنوك، وذلك حسب عدد الحقائب المودعة ونطاق التوزيع داخل محافظة مسقط، وخارجها. وذكر مدير دائرة التوزيع أنه تم استحداث مركز التوزيع ليتولى مهمة الإسهام في تطوير خدمات التوزيع على مستوى النطاق الجغرافي الذي يُغطيه وتشتمل مهام مركز التوزيع على جمع المراسلات من مكاتب البريد والشركات وإيصالها إلى البريد المركزي، والقيام بتوزيع المراسلات على مستوى النطاق الذي يغطيه المركز، ومعالجة البريد الوارد والصادر للمركز، وتنظيم خطوط التوزيع، ومراقبة جودته، وإعداد الإحصائيات والتقارير الدورية.

وأشار الغزالي إلى أنَّ هناك مهام أساسية يؤديها مركز التوزيع لإنجاح عمل مكتب البريد في تلبية رغبات الزبائن منها إيصال البريد بصفة مفرزة ومتسلسلة إلى المكاتب التابعة للنطاق الجغرافي الذي يغطيه المركز ليتولى مكتب البريد وضعه مباشرة في صناديق المشتركين، وإيصال البضائع (المسجل، الطرود، العاجل) إلى مكتب البريد مع إيصالات التسليم الخاص بها، كما يتولى الموظف بمكتب البريد تسليم الزبون مباشرة فور وصول البعثية إلى المكتب، ومن مهامه أيضاً معالجة البريد (الوارد بشكل خاطئ) أو بعنوان ناقص واتخاذ الإجراءات اللازمة قبل تحويلها إلى المكتب، وطباعة إيصال الدفع للبعائث الواردة والتي يترتب عليها رسوم (بدون صندوق، عرض طرود على الجمارك) وإرفاقه مع البعيثة للتحكم في الإيرادات المالية عن طريق المركز مباشرة، كما يوفر المركز صناديق للشركات والمؤسسات بأحجام كبيرة تتناسب مع كميات المراسلات الواردة إليها بأسعار مختلفة.

وأكد الغزالي أنَّ مركز التوزيع يسعى إلى معالجة العمليات البريدية لمكاتب البريد التابعة له وتنظيمها حتى يصبح مكتب البريد متفرغًا لخدمة الزبائن في الشباك، كما يهدف إلى تقديم خدمات خاصة تسهل على الشركات والمؤسسات والمحلات وغيرها تبادل مراسلاتها ومعاملاتها وطلبياتها.

أعمال مركز التوزيع

وقال الغزالي إن أعمال مركز التوزيع تتوزع على ثلاثة مستويات هي: البريد الوارد، واستقبال الزبائن، والبريد الصادر. وفي المستوى الأول يقول بفتح الإرساليات للأكياس الواردة (العادي، المسجل، العاجل، الطرود البريدية) ومعالجتها، وفرز البعائث حسب وجهتها وعناوينها، وتوفير أرفف خاصة للزبائن غير المُتعاقدين بصناديق بريدية اعتيادية والراغبين في الحصول على بعائثهم (طرود ورزم) مباشرة من نافذة استقبال المركز، وخاصة بالنسبة للبعائث الواردة في نطاق التجارة الإلكترونية، ويتولى المركز القيام بالفرز الأولي للبعائث (بما هو معروف بالعيون) ويتم ترتيب البعائث حسب أرقام الصناديق، وغلق أكياس الأرساليات الموجهة لكل مكتب بريد واعتماد منظومة IPS في عملية الترحيل حسب الإجراءات، وتجهيز إيصالات التسليم للبريد المسجل والعاجل والطرود باستخدام نظام IPSوتوزيعها على مكاتب البريد والعناوين للشركات والمؤسسات حسب العقود المبرمة معها، والقيام بتوزيع بعائث المؤسسات والأفراد (طبقاً للعقد المبرم بين الطرفين).

وعلى المستوى الثاني فيشتمل مركز التوزيع على نافذة استقبال تُعنى باستلام كميات بعائث المؤسسات التي تودع بكميات كبيرة، وإدخال البيانات للبعائث الصادرة بأعداد كبيرة والمودعة من قبل الشركات والمؤسسات، وتسليم بعائث المؤسسات المستفيدة من خدمة بريد المؤسسات، وتسليم الرزم الواردة للزبائن الذين لا تتوفر لديهم صناديق بريدية، وفي المستوى الثالث يقوم المركز بجمع البعائث من مكاتب البريد في أكياس مغلقة طبقا للإجراءات المعمول بها، واستلام البعائث بالأعداد الكبيرة الصادرة عن المؤسسات، وفرز البعائث حسب التصنيفات المعتمدة، حيث يتم توجيه البريد العاجل إلى دائرة البريد العاجل، بينما يتم ترحيل بقية البعائث إلى البريد المركزي ويقع القيام بهذا الترحيل في نطاق خطوط النقل التي تؤمنها دائرة النقل، كما يتم إعداد الأكياس وغلقها وتسليمها إلى وجهتها اعتمادا على منظومة IPS والإيصالات ذات العلاقة.

وأشار صالح الغزالي إلى وجود اختصاصات لمركز التوزيع تتعلق بالمسائل التجارية منها الاعتناء بتطوير العلاقة مع الزبائن المقيمين بمنطقة التوزيع التابعة، والتواصل مع الزبائن عبر الرسائل النصية القصيرة أو الهاتف لإعلامهم بوصول بعائثهم ودعوتهم لاستلامها من مركز التوزيع، وإبرام عقود الاشتراك بالنسبة للمؤسسات الراغبة في خدمة توصيل محتوى صناديقها البريدية، وإعداد الإحصائيات المتعلقة بنشاط المركز، وإنشاء البيانات المحاسبية، ومتابعة إيرادات المركز وتطويرها والعمل على تحصيل الديون.

وقال حمير الرئيسي نائب مدير دائرة البريد المركزي إن المهام التي تقوم بها الدائرة عديدة منها استلام البريد من قسم الشحن الوارد بمطار مسقط الدولي، واستلام البريد الوارد من الفروع والمراكز، وفرز البريد الدولي والمحلي وتسجيله وتوزيعه حسب الفروع والمراكز، وترحيل البريد الصادر الموجهه للخارج، وترحيل البريد الوارد إلى الفروع والمراكز، واستلام مواد خالصة الأجرة من الجهات المتعاقد معها وتوزيعها حسب الفروع البريدية بموجب استمارة معدة لذلك للمحاسبة وتحصيل الأجرة.

وعن أقسام دائرة البريد المركزي، أوضح الرئيسي أنها قسم جمارك البريد المركزي، وقسم الإرساليات الدولية الواردة، وقسم الفرز الصادر، وقسم الفرز الوارد والبريد الداخلي، وقسم تخزين البيانات، وقسم المسجلات الواردة، وقسم المسجلات الصادرة، وقسم الحركة البريدية، مشيرا إلى أن الدائرة تسعى إلى تحقيق الجودة، وتحقيق المعيار المطلوب منها.

الأرقام تتحدث

وقد حققت عمليات شركة بريد عمان تطورا ملحوظا في إحصائيات الأشهر الثمانية الأولى من 2017م  عبر دوائرها المختلفة في مقارنة بالعام الماضي 2016م، ففي الوارد بلغ عدد الرسائل المسجلة في 2017م 897351 رسالة مقارنة بـ 580267 رسالة واردة في 2016م، وبلغ عدد الطرود الواردة في 2017م  23191 مقارنة بـ 21980 في 2016م. بينما بلغ عدد البريد العاجل 76473   مقارنة بـ  52112 في 2016م. أما الصادر من الشركة فبلغ عدد الرسائل المسجلة 79445 رسالة مقارنة بـ 83887 في 2016م، ووصل عدد الطرود إلى 9752 طردا صادرا في 2017 بالمقارنة مع 18036 في العام الماضي. ووصل عدد البريد العاجل الصادر في 2017م 30319 مقارنة مع 17881 في عام 2016م.

 ويشار إلى أن شركة بريد عمان أُنشئت وفقًا للمرسوم السلطاني رقم (48/2005) انطلاقا من حرص الحكومة الرشيدة في اتباع منهجية التخصيص لقطاع الخدمات في السلطنة ومن ضمنها قطاع البريد الذي يعدّ رافدا مهما في مسيرة التنمية، ذلك لأهمية هذا القطاع في تقديم الخدمات البريدية المختلفة بالسلطنة.