مسقط - الرُّؤية

أصْدَرت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية "دليل الاطلاع على الوثائق والمحفوظات"؛ في إطار سعي هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لإرساء نظام وثائقي مبني على أسس علمية يسهم في تنظيم الاطلاع على المحفوظات، وسبل الاستفادة منها، ويعمل على حسن استغلالها، وسعيها الدؤوب لتسهيل إتاحة المحفوظات وفق قواعد وإجراءات الاطلاع عليها، والضوابط الداخلية المنظمة للعمل، فقد عملت الهيئة على تقديم تلك المحفوظات بالطريقة التي تتناسب مع المستفيدين بالصورة الورقية والإلكترونية.

وحرصاً على تسهيل معرفة الإجراءات المتبعة لإتاحة المحفوظات، تضع الهيئة بين يدي المستفيد الدليل المبسط الذي يحوي مجمل الإجراءات المتبعة في دائرة الاطلاع على الوثائق من قواعد وإجراءات الاطلاع على المحفوظات، ورسوم الخدمات المقدمة من الهيئة، إلى جانب توضيح الطريقة التي تمكن من طلب المحفوظات التي تناسب موضوع البحوث. وتنص النصوص القانونية المتعلقة بالاطلاع على المحفوظات بموجب مرسوم سلطاني رقم 60/2007 بإصدار قانون الوثائق والمحفوظات. وتتواصل ساعات العمل في قاعة الاطلاع أيام الدوام الرسمي من الساعة 8:30 صباحاً إلى 1:30 مساءً.

وتعد الدائرة النافذة التي يتم عبرها إتاحة المحفوظات للمستفيدين، وتتكون من ثلاثة أقسام؛ هي: قسم خدمات المستفيدين وتعمل على مساعدة المستفيدين للاطلاع على المحفوظات الإلكترونية والورقية واستنساخها والمصادقة على صحتها وإصدار تصاريح دخول المستفيدين لقاعة الاطلاع والمكتبة، إضافة إلى متابعة عملية الاطلاع على المحفوظات وإدارة قاعة الاطلاع.

ويشرف قسم المعلومات الوثائقية على استخدام أدوات البحث عن الوثائق والمعلومات، وإجراء البحوث الوثائقية للإجابة عن طلبات المعلومات التي ترد من داخل الدولة وخارجها، كما يعمل على مساعدة تقسيمات الهيئة على استخراج الوثائق والبيانات بغرض الإعداد للمعارض الوثائقية...وغيرها من أنشطة الهيئة المختلفة. وتعد المكتبة الجزء الذي لا يتجزأ من دائرة الاطلاع على الوثائق، لما لها من أهمية كبيرة في مجال توفير مصادر المعلومات لتلبية طلبات المستفيدين واقتناء الكتب والدوريات وسائر مصادر المعلومات التي يحتاجها المستفيدون.

ويجب على الراغبين في الاستفادة من خدمات قاعة الاطلاع لأول مرة تسجيل بيانتهم الشخصية لدى موظف الاستقبال وتقديم ما يثبت هويتهم، ثم تعبئة الاستمارة المخصصة لهذا الغرض، أما الطلاب الدارسون فعليهم إحضار ما يثبت قيدهم الدراسي؛ حيث سيقوم موظف الاستقبال بصرف بطاقة مستفيد للباحث تحدد صلاحيتها وفق فترات زمنية حسب الغرض من البحث وتنقسم إلى بطاقة مستفيد صالحة لمدة عام لطلبة الدراسات العليا العمانيين والمقيمين في السلطنة، وبطاقة مستفيد صالحة لمدة ستة أشهر لطلبة الدراسات الجامعية وللأغراض البحثية الأخرى للعمانيين والمقيمين في السلطنة، إضافة الى بطاقة مستفيد صالحة لمدة شهر واحد لمن يتطلب بحثهم فترة مؤقتة وللزائرين من خارج السلطنة.

ويحق للمستفيد طلب نُسخ من المحفوظات بنسبة 30% في اليوم الواحد ويتم  تسليم نسخ المحفوظات المطلوبة للمستفيد فور الانتهاء من إجراءات النسخ، مع احتمالية تأجيل التسليم لليوم التالي حسب ظروف العمل. وعلى المستفيد سداد الرسوم المستحقة عن نُسخ المحفوظات باستخدام بطاقة الائتمان الإلكترونية.

ويمكن للمستفيد استعمال الحواسيب الموجودة بقاعة الاطلاع للبحث عن مراجع الوثائق المراد الاطلاع عليها، وله طلب المساعدة من مشرف القاعة، كما بإمكانه استعمال أدوات البحث الورقية المتاحة بقاعة الاطلاع على أن يتم إرجاعها إلى أماكنها عند الانتهاء من استعمالها. أما بالنسبة لعدد الملفات فيمكن للباحث طلب أربعة ملفات في اليوم الواحد، ولا يجوز إتاحة أكثر من ملف واحد أو وحدة وثائقية في الوقت نفسه، وعليه إرجاع المحفوظات التي أتيحت له قبل الحصول على وثائق أخرى. ويتم الاطلاع على المحفوظات داخل قاعة الاطلاع، ويكون المطلع مسؤولا عن المحفوظات التي تتاح له إلى أن يرجعها إلى مشرف القاعة، كما يجب عليه إبلاغ مشرف قاعة الاطلاع عن كل وثيقة ممزقة أو مشوهة عند تسلمها.