"الوثائق والمحفوظات" تعقد لقاءً مفتوحا مع 9 جهات حكومية لمناقشة الخطة الوطنية لفرز الوثائق

مسقط - الرؤية

نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية صباح أمس اللقاء المفتوح لفرق عمل الخطة الوطنية لفرز الوثائق، وذلك تحت رعاية سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، والذي أقيم بقاعة التدريب بوزارة البيئة والشؤون المناخية.

ويهدف اللقاء لمتابعة تنفيذ مراحل وخطوات الخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة لفرق عمل الفرز بالجهات المعنية بتنفيذ عملية الفرز، والتي شملت تسع جهات حكومية؛ وهي كل من وزارة الداخلية وزارة التعليم العالي ووزارة البلديات الإقليمية ووزارة الخدمة المدنية ووزارة الأوقاف والشؤون الدينية ووزارة التجارة والصناعة ووزارة التراث والثقافة ووزارة التربية والتعليم ومكتب وزير الدولة ومحافظ مسقط. وقدمت هذه الجهات عروضًا مرئية مختصرة حول آلية العمل والصعوبات والتحديات التي تواجه كل وزارة. وتهدف الخطة إلى معالجة وضع الوثائق التي تكدست منذ أمد طويل لدى الجهات المعنية، ووضع حد للحفظ العشوائي لها بالتخلص من الوثائق التي زالت الحاجة إليها ولا تكتسي صبغة تاريخية وعلمية وبحثية، إضافة إلى إنقاذ الوثائق المهمة لتاريخ البلاد والمُعبرة عن إنجازات عهد النهضة المباركة وترحيلها إلى الهيئة لمعالجتها وإعدادها للإتاحة وفقاً لأحكام قانون الوثائق والمحفوظات، إلى جانب توفير الظروف الطبيعية لحفظ الوثائق التي نشأت بعد تطبيق النظم العصرية لإدارة الوثائق وذلك من خلال توفير المساحات المناسبة.

من جهته، قال سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية إنّ اللقاء يأتي حرصاً من الهيئة لاستكمال عملية متابعة كافة المراحل وخطوات تنفيذ الخطة الوطنية لفرز الوثائق "المرحلة الأولى" بالجهات المعنية. وأضاف أنه يأتي كذلك لتعزيز مبدأ الشراكة بين فرق العمل بالجهات التسع وفريق الهيئة، إلى جانب عرض تفاصيل الخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة للدولة والتي تهدف الى إنقاذ الوثائق من التلف والضياع، وكذلك تحديد ما يهم الذاكرة الوطنية، وإتلاف ما هو مخصص للإتلاف بحسب جداول مدد الاستبقاء، وبالتالي ستعمل هذه الخطة إلى توفير مساحات كافية في أماكن حفظ الوثائق الوسيطة.

وأشاد سعادة الدكتور رئيس الهيئة بالدور الكبير والمراحل التي وصلت إليها فرق العمل في مختلف الجهات، وذلك من خلال إدراكها بأهمية الوثائق التي تتعامل معها وما تمثله من ذاكرة للوطن. وتطرق سعادته إلى المعوقات والصعوبات التي تواجه الفرق في العمل وآلية التغلب عليها وتذليل الصعاب بهدف إنجاز الهدف المنشود من هذه الفرق. وأشار سعادته إلى معمل الإتلاف الآلي، الذي سيتم العمل به خلال الأشهر المقبلة؛ حيث سيعمل هذا المعمل على إتلاف كافة أنواع الوثائق المعدة سلفاً للإتلاف، بحيث يعمل المعمل بمواصفات عالية الدقة والجودة في تقديم الخدمة، مع الأخذ بعين الاعتبار مبدأ الأمن والسلامة.

وقال يعقوب بن سالم المحروقي مدير دائرة المتابعة والدعم الفني بالهيئة إنّه من خلال المتابعة المستمرة، فقد عمدت الجهات التسع المستهدفة في الخطة الوطنية إلى فرز الوثائق من خلال توفير كل المستلزمات والمتطلبات وتسخير الإمكانيات والعمل على حل الصعوبات والإشكاليات التي تواجه تنفيذ الخطة. وأضاف المحروقي أنّ هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تجني اليوم بواكير الثمار من خلال الترحيلات الواردة للهيئة ومئات الأطنان من الوثائق المُعدة للإتلاف، مشيرًا إلى أن طبيعة العمل الذي تقوم به الجهات المختلفة يجعلنا كفريق واحد يكمل كلانا الآخر. وأشاد المحروقي بدور أعضاء فرق الفرز بالجهات المعنية وتعاونهم الدائم مع الهيئة.

فيما قال أحمد بن سيف الكيومي رئيس قسم فرز وإتلاف الوثائق بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية إنّ هذا اللقاء استكمال لمتابعة سير تنفيذ الخطة الوطنية لفرز الوثائق (المرحلة الأولى) والتي انطلقت في بداية 2014 واستهدفت تسع جهات حكومية؛ حيث قامت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ممثلة في لجنة الإشراف على تطبيق تنفيذ الخطة الوطنية لفرز الوثائق بالهيئة، بعقد عدة لقاءات ودورات وورش عمل لمصلحة فرق العمل بالجهات المعنية بتنفيذ هذه الخطة. وأضاف أنّ الهيئة قامت بإعداد منهجية عمل خاصة لتنفيذ عملية الفرز "منهجية الخطة الوطنية لفرز الوثائق"، كما عملت على توفير المستلزمات الإدارية والفنية وتوفير القاعات المهيأة لعملية الفرز وأماكن الحفظ. وأوضح أن هذا اللقاء سيعمل على الوقوف على أهم التحديات التي تواجه فرق العمل، من خلال العروض المرئية التي قدمتها الجهات التسع، والتي ستوضح آلية سير العمل في هذه الجهات، كما سيتم استعراض النتائج والمؤشرات التي من خلالها سيتم وضع تصور مبدئي للجهات يبين فيه وقت الانتهاء من عملية الفرز.

وأوضح سعيد بن سليمان الناعبي مساعد مدير دائرة الوثائق بوزارة التعليم العالي أن هذه اللقاءات تمثل فرصة كبيرة لإثراء الخبرات المتوافرة للعاملين والمختصين في إدارة الوثائق بشكل عام، ومن اختصوا بفرز الوثائق في مختلف الوحدات الحكومية بشكل خاص. وقال إن ذلك يبرز جلياً في الوقوف على الآليات والإجراءات التي اعتمدتها هذه الوحدات في تنفيذ عملية الفرز وأهم العوائق التي واجهت فرق الفرز، ومن ثم الحلول والمقترحات التي قدمها المختصون بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية. وأضاف الناعبي أن وزارة التعليم العالي قطعت شوطاً كبيراً في فرز وثائقها؛ حيث فاق ما تم فرزه حتى الآن 40 ألف ملف ووثيقة، تنوعت بين الوثائق المشتركة والوسيطة لكل من المديرية العامة للشؤون الإدارية والمالية، والمديرية العامة للبعثات والمديرية العامة للجامعات والكليات الخاصة. وعزا هذا الإنجاز إلى الجهود المشتركة بين الوزارة وهيئة الوثائق، معرباً عن أمل وزارة التعليم العالي- وفقاً للبرنامج المُعد لإنجاز هذا العمل- في أن تنتهي من فرز وثائقها في كافة التقسيمات في ديوان عام الوزارة بنهاية العام الجاري، كما ستعمل على تنفيذ فرز وثائق كليات العلوم التطبيقية الست والملحقيات الثقافية في الخارج في 2017.

وقال موسى بن الصقر بن سيف الخروصي مدير دائرة الوثائق بوزارة الخدمة المدنية إنّ الوزارة تعد إحدى الجهات الداخلة بالخطة الوطنية للفرز، وتبرز أهمية اللقاء للوقوف على الصعوبات والمعوقات وتبادل وجهات النظر مع بقية رؤساء فرق الفرز وهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية. وأضاف أن ذلك يتضح جلياً من خلال العروض المقدمة من مختلف الجهات المعنية، كما تمّ عرض بعض الأرقام لما تم إنجازه خلال الفترة المنصرمة.

وقالت شيخة بنت سلطان الجابرية مديرة دائرة المجالس واللجان بوزارة التجارة والصناعة إنّ اللقاء فرصة للاطلاع على تجارب الجهات الحكومية المشاركة في تنفيذ الخطة الوطنية لفرز الوثائق، وذلك لدعم المشروع الوطني لفرز الوثائق، بأسلوب النظم العصرية لإدارة الوثائق.

تعليق عبر الفيس بوك