المؤسسة العامة للمناطق الصناعية تعتمد نظام إدارة الوثائق الخصوصية وتصنيفها

الحسني: المؤسسة نفذت الأطر القانونية والتنظيمية للعمل بالنظام

مسقط - الرُّؤية

تمَّ، صباح أمس، اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية للمؤسسة العامة للمناطق الصناعية وجداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها، وتمَّ الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة الهيئة النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها؛ وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007. وبالرجوع إلى المادة 18 من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية، فإن الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة لإعداد وتنفيذ نظام لوثائقها، حيث قامت الهيئة بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بالمؤسسة وإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.وقد تم توقيع الاعتماد بحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، والذي توجّه بالشكر إلى المسؤولين في المؤسسة على المتابعة الحثيثة التي نتج عنها بناء هذا النظام وتتويجه بالتوقيع على اعتماده من قبل المؤسسة اليوم، وستعمل الهيئة مع التقسيمات المتبعة في المؤسسة على متابعة تطبيق هذا النظام في المرحلة القادمة، كما أن المؤسسة تعمل حالياً على تطبيق الوثائق المشتركة، وبالتالي العملية ستكون متكاملة بينها وبين الوثائق الخصوصية، وأضاف الضوياني: تقوم الهيئة في المرحلة الحالية على إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية للشركات التي تساهم فيها الحكومة بنسبة 25 % فأكثر، ونحن فخورون بما الإنجازات التي تحققت بفضل دعم المسؤولين في مختلف الجهات الحكومية لآليات عمل الهيئة، الأمر الذي ساهم في الانتهاء من العمل بالنظام في عدة جهات، أما تأخر تطبيق النظام في الجهات المتبقية فقد كان لأسباب معقولة أبرزها استحداث هياكل إدارية جديدة وتطوير القائم، ونأمل الانتهاء من تطبيق النظام في جميع الجهات الحكومية نهاية العام المقبل.

من جهته، قال هلال بن حمد الحسني الرئيس التنفيذي للمؤسسة: قامت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بجهود كبيرة بالتنسيق مع المختصين في المؤسسة لإنجاز هذا المشروع، حيث سبق اعتماد هذا النظام تنفيذ المؤسسة لكافة الأطر القانونية والتنظيمية للعمل بالوثائق الخصوصية من خلال إيجاد وحدة إدارية رئيسية ووحدات فرعية في مختلف المناطق الصناعية للإشراف على تطبيق هذا النظام باستخدام التقنيات الحديثة التي تسهل على المستفيدين الحصول على الوثائق بأسرع وقت وتضمن حفظها خلافا عن الطرق التقليدية التي قد تتعرض فيها الوثائق للتلف بسبب العوامل الطبيعية أو البشرية المختلفة.

وأوضح حمد بن عبدالله المخيني مدير دائرة الوثائق بالمؤسسة، أنَّ نظام إدارة الوثائق والمحفوظات الخاصة بالمؤسسة قد تم اعتماده بعد أن تم تشكيل لجنة داخلية في المؤسسة بالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، حيث قامت هذه اللجنة بجهود متواصلة للخروج بنظام يساعد على حفظ وحماية المستندات وتصنيفها وفقا لدرجة أهميتها وخصوصيتها، وذلك بهدف تسهيل طريقة استرجاع هذه المستندات كلما دعت الحاجة إليها مشيرا إلى أن هذه المستندات مهمة، وترتبط بمختلف الجوانب الاقتصادية والإدارية. وحول مدى استفادة المجتمع من وثائق المؤسسة أشار المخيني إلى أن المجتمع سيستفيد من هذا النظام وخاصة الباحثين في مجال المؤسسات الصناعية والتجارية، فهذه المستندات تعد وطنية وتاريخية وتتعلق بالصناعات والمناطق الصناعية وحجم الاستثمارات في السلطنة، موضحا أن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق تتضمن إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بالمؤسسة، وتعد هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى. وأضاف المخيني: يطبق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الإيجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع، وعلى هذا الأساس يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي.

ويُذكر أنَّ المؤسسة العامة للمناطق الصناعية قامت ببناء وتطبيق نظام الوثائق على أن يكون بناءا عصريا وحديثا وفق أحدث المواصفات والمعايير العالمية المعتمدة في هذا المجال، وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم (60/2007)، والذي يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض، ويتيح هذا النظام للجميع سرعة الوصول للوثيقة وسهولة استرجاعها، وذلك تدعيما للعمل الإداري وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها بحيث يساعد في حفظ حقوق المؤسسات والأفراد والمجتمع، كما عملت المؤسسة بالتنسيق مع الفنيين والمختصين بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لإعداد منهجية عمل لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية بالمؤسسة وذلك بعد إطلاعهم على الهيكل الإداري للمؤسسة والتقسيمات الإدارية والفنية بالمؤسسة، وإيمانا من المؤسسة العامة للمناطق الصناعية بأهمية تنظيم وإدارة وثائقها بما يسهم في تنظيم مجريات العمل اليومي للوثائق الجارية وحفظها وفق قواعد الحفظ السليم، فقد قامت بإنشاء دائرة الوثائق وذلك بموجب المادة (41) من قانون الوثائق والمحفوظات، وتتولى الدائرة عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر تقسيمات المؤسسة منذ تفعيلها مطلع العام 2012 وذلك بهدف إعداد نظام تصنيف الوثائق وجداول مدد استبقائها والأدوات الإجرائية اللازمة لإدارة الوثائق، القيام بالأعمال المتعلقة بالبريد، تقديم الدعم الفني للموظفين في تطبيق القواعد والنظم المقررة للوثائق، تقديم المساعدة الفنية للموظفين في عملية تحويل الوثائق الجارية إلى أماكن الحفظ، إدارة الوثائق الوسيطة وإتاحتها للجهات المنشئة لها عند الطلب، وأيضا ترحيل المحفوظات إلى الهيئة، وإتلاف الوثائق التي انتهت المدة القانونية لحفظها وفق القواعد المقررة، علاوة على المشاركة في الفعاليات التي تنظمها هيئة الوثائق والمحفوظات داخل السلطنة وخارجها، وتنقسم دائرة الوثائق إلى قسم البريد الذي يختص بتسجيل البريد الصادر والوارد بالجهة المعنية وفقا للتسلسل العددي أو الزمني مع الاخذ بعين الاعتبار نظام تصنيف الوثائق المعتمد لدى الجهة، وتسليم الأصول من البريد الوارد إلى التقسيمات المعنية بالجهة وحفظ نسخ منها، وتوجيه البريد الصادر إلى الجهات المعنية وحفظ نسخ منها، أما قسم تنظيم الوثائق فيختص بإعداد الأدوات الإجرائية المتعلقة بإدارة الوثائق وخاصة نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء وأدلة استرجاعها بالتنسيق مع الهيئة، في حين يختص قسم الحفظ بإسداء المعونة الفنية إلى التقسيمات الجهة المعنية لتحويل وثائقها التي لم تعد جارية الاستعمال إلى أماكن حفظ الوثائق الوسيطة، وترتيب الوثائق الوسيطة وحفظها وتنظيم الاطلاع عليها، بالإضافة إلى فرز الوثائق الوسيطة ثم ترحيلها إلى الهيئة أو اتلافها. وباعتماد هذا النظام، سيدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة في إطار تطبيق قانون الوثائق والمحفوظات.

ويذكر أن الهيئة أنهت اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية لعدد 37 وحدة حكومية، كما أن الهيئة تقوم بالمتابعة والدعم الفني بصفة مستمرة لمختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات من خلال اقامت اللقاءات التعريفية التي توضح جليًّا حرص الهيئة بالتعريف بنظام إدارة الوثائق كخطوة ممهده لتطبيق أدواته الإجرائية.

تعليق عبر الفيس بوك