مسقط- الرؤية
وقعت الهيئة العامة للتأمينات الاجتماعية أمس الأحد اتفاقية إدارة الوثائق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، والتي تتضمن نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية للهيئة العامة للتأمينات الاجتماعية؛ حيث وقّع الاتفاقية كل من سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، والدكتور فيصل بن عبدالله الفارسي مدير عام الهيئة العامة للتأمينات الاجتماعية.
ويأتي توقيع الاتفاقية حرصا من الهيئة العامة للتأمينات الاجتماعية في استكمال تطوير منظومة نظام العمل المتبع لديها؛ حيث قامت بإعداد دليل لإدارة وثائقها الخصوصية وفق ما نص عليه قانون الوثائق والمحفوظات، وتضمن الدليل جميع أنواع الوثائق الخصوصية المتداولة، وعكس المهام والأنشطة التي تقوم بها الهيئة، بالإضافة إلى نظام تصنيف لتلك الوثائق يسهم في حفظ الوثائق المتعلقة بموضوع محدد تحت رمز تصنيف واحد، ويساعد على سرعة استرجاع الوثائق والبحث عنها والقدرة على احتواء الدليل لجداول مدد استبقاء الوثائق والذي يحدد المدة القانونية لحفظ تلك الوثائق على مستوى مكاتب العمل ومكان حفظ الوثائق الوسيطة، إضافة إلى ما سيؤول للإتلاف أو الحفظ الدائم لدى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، مما سيمكن الهيئة العامة للتأمينات الاجتماعية من إدارة وثائقها وفق أفضل الممارسات.
وتكمن أهداف هذه المبادرة في تحديد الكم المعلوماتي المنتج من أعمال الهيئة بشقيه في القطاع المالي والإداري والقطاع التأميني، وكذلك ضمان إدارة المعلومات والمحتوى بجودة عالية.
وذكر سعود بن عبدالله النبهاني رئيس قسم إدارة الوثائق بالهيئة العامة للتأمينات الاجتماعية أن الهيئة تسعى إلى جعل منظومة العمل لديها موازية للأنظمة القانونية بسلطنة عمان، وأن اعتماد دليل إدارة الوثائق مع هيئة الوثائق والمحفوظات خطوة مهمة للتمكن من الوصول إلى منظومة متكاملة لإنتاج وحفظ الوثائق، ويمثل إعداد الأدوات الإجرائية لإدارة الوثائق لأي مؤسسة إنجازا وخطوة رئيسة مهمة لإرساء دعائم النظام الوطني لإدارة الوثائق، وهو من الخيارات العصرية لإدارة الوثائق العامة منذ نشأتها وخلال المراحل التي تمر بها إلى أن يتقرر المصير النهائي لها إما بالحفظ الدائم باعتباره جزءا من التراث الوطني أو الإتلاف.
وأضاف: "وبطبيعة الحال فإن الانتهاء من إعداد نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية يعد خطوة مهمة من مشاريع التحول الرقمي بالهيئة للوصول إلى منظومة إلكترونية لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، وهو ما سيمكّن قسم إدارة الوثائق بالهيئة من إدارة الوثائق والمعلومات خلال جميع مراحل الإجراءات المنتجة لها، بل إنه يتعدى إلى الاهتمام بها قبل إنتاجها ثم في فترة الحفظ المقررة، ويعزز من أطر إدارة المحتوى والتحكم بالبيانات، ويعد ذلك دعمًا للعمل الإداري بتنظيم إنتاج المعلومات والوثائق وتسهيل استعمالها، وحفظًا لمصادر حقوق الأفراد والمؤسسات، كما أن إدارة الوثائق في العمل الإداري يساهم بشكل أساسي في الانتقاء المنظم لمصادر الذاكرة الوطنية، والنظام العصري لإدارة الوثائق الذي تنتهجه سلطنة عمان ينصهر أيضا في المجهود الذي يبذل وطنيا لدعم مجتمع المعلومات والمعرفة ونشر ثقافة رقمية قوامها الاستعمال المكثف لتكنولوجيا المعلومات والاتصال وترسيخ دعائم الحكومة الإلكترونية، وهو ما تقوم به هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية من جهد منذ إنشائها، ولذلك فإن الهيئة العامة للتأمينات الاجتماعية تمضي قدمًا في تطوير إدارة الوثائق والمعلومات بشكل مستمر".
