ما هي أسباب اجتماعات العمل غير المثمرة؟

ترجمة- رنا عبدالحكيم

بحسب مقالة أعدها آل  بيتامبالي Al Pittampalli مؤسس شركة "Modern Meeting Company" ونشرتها مجلة "هارفارد بينزس ريفيوز"، فإن ثمة أسباب تقف وراء عقد اجتماعات عمل غير مثمرة، وفي كثير من الأحيان تتحول إلى فوضى عارمة، تضر بالمؤسسة بدلا من أن تنهض بها.

ويسعى العديد من أصحاب الخبرات والمحترفين في العمل الذين سئموا من الاجتماعات الطويلة وغير المنظمة، إلى الحصول على تفسيرات مقنعة حول الأسباب التي تجعل من أي اجتماع عمل غير مثمر.

ربما يقول البعض إن الرؤساء يتكاسلون عند صياغة أجندات الاجتماعات، أو أن بعض المديرين يعقدون اجتماعات لا طائل منها كوسيلة لاستعراض قوتهم، أو أن من يحضر غير مهتم سوى بعمله فقط ولا يعنيه المؤسسة بالكامل أو غير مستعد ذهنيا للاجتماع.

لكن بعد سنوات من العمل مع الشركات والمؤسسات، بهدف وضع سياسات تضمن نجاح الاجتماعات، تبين أن العديد من الاجتماعات السيئة يتم شرحها بشكل أكثر ملاءمة من خلال افتراض بسيط معيب؛ ألا وهو أن حل المشكلات باستخدام "الحدس"- على طريقة "وجدتُها" وهو نهج فعال للغاية لدى بعض الأفراد- سيكون فعّالًا في الاجتماعات. لكن في كثير من الأحيان هذا غير صحيح.

وعندما يضع الموظف حلا للمشاكل وفق الحدس، تكون النتيجة كالسحر!

ولفهم ماهية حل المشاكل البديهية، نحتاج إلى أن ندرك أولاً أنه عند حل أي مشكلة، بدءًا من أبسط المشاكل إلى أعقدها، فإننا نمضي في طريقنا عبر خمس مراحل:

1- تحديد المشكلة

2- طرح الحلول

3- تقييم الحلول

4- اختيار الحل

5- وضع خطة

وقد تفترض أننا نتحرك خلال هذه المراحل بالتتابع لحل المشكلات. لكن في العقود القليلة الماضية، اكتشف علماء النفس أن العكس هو الصحيح. فبدلاً من التقدم خلال المراحل بالترتيب، نميل إلى القيام بذلك بطريقة غير منهجية إلى حد ما. وللوصول إلى أفضل نتيجة عليك الانتقال من خطوة لأخرى بالترتيب.

 

فعندما تقوم المجموعات بحل المشكلات بطريقة حدسية، تكون النتيجة في كثير من الأحيان الفوضى المؤسساتية.

ويعد حل المشكلات بصورة بديهية، أمرًا سحريًا للغاية بالنسبة لنا كأفراد لدرجة أننا نفترض أنه ينبغي أن يكون له نفس الأثر لدى جموع الموظفين. وعندما نعقد اجتماعًا، نجتمع وينصب اهتمامنا الجماعي على المشكلة وحسب. لكن، في أغلب الأحيان، يتبين أن هذا خطأ.

لكي تتعاون المجموعات بفعالية وتتجنب الحديث عن بعضها البعض، يجب أن يمر المجتمعون بمرحلة حل المشكلات. لكن نظرًا لأن الحدس صفة خاصة وتتباين من شخص لآخر، فلن يتمكن الحاضرون في الاجتماعات من التعرف بسهولة على مرحلة حل المشكلات التي يواجهها كل منهم. وبالتالي، يبدأ الموظفون عن غير قصد الاجتماع على مراحل مختلفة.

ومع استمرار الاجتماع تتحول المناقشات لمزيد من الفوضى. ودون إدراك ذلك يواصل الحاضرون الانتقال بين الخمس مراحل- المذكورة سابقا- دون إعلام الآخرين بها. فمثلا بينما أحد الحاضرين لا يزال يحاول تحديد المشكلة يظن آخر أن تحديدها أمر بديهي، في حين أن آخر يقفز فورا إلى الحل، بدون التراتبية المنطقية.

ولحل المشكلات في إطار العمل الجماعي، يجب التخلي عن الافتراض القائل بأن حل المشكلات بديهيًا أمر كافٍ، وبدلاً من ذلك، يتعين تبني مقاربة أكثر منهجية، وهي أن ننتقل جميعا وعلنا من خطوة لأخرى بعد أن نتأكد أننا في نفس المرحلة.

قوة الاجتماعات الممنهجة

ولتحويل اجتماع حدسي إلى اجتماع منهجي، قم بإعداد جدول عمل للاجتماع، وعلى يمين كل بند من بنود جدول الأعمال، اكتب مرحلة حل المشكلات التي ستساعدك على تقريبك من الحل، وكذلك النتيجة القابلة للقياس المقابلة لتلك المرحلة. ثم، خلال هذا الجزء من الاجتماع، ركز فقط على تحقيق هذه النتيجة. زبمجرد القيام بذلك، امض قدما في المراحل التالية، وواصل اجتماعك.

إذا كنت لا تعرف مرحلة حل المشكلات التي تختارها، فأجب عن الأسئلة التالية:

هل تفهم حقًا المشكلة التي تحاول حلها؟

إذا لم تتمكن من التعبير بوضوح عن المشكلة لشخص آخر، فمن المحتمل أنك لا تفهمها كما تعتقد. وإذا كان الأمر كذلك، فقبل البدء في طرح حلول، فكر في تخصيص هذا الجزء من الاجتماع لتحديد المشكلة (المرحلة 1) وإنهائها بكتابة المشكلة في إيجاز.

هل لديك قائمة من الحلول المحتملة؟

إذا كان فريق العمل يتفهم المشكلة، لكنها لم تنتج بعد الحلول المحتملة، فهذا هو الترتيب التالي للعمل. ولذلك ركز على طرح أكبر عدد ممكن من خيارات الحلول (المرحلة 2). حتى لو أنهيت مناقشتك بقائمة أطول قليلاً من القائمة التي بدأت بها، فقد أحرزت تقدماً مهمًا.

هل تعرف نقاط القوة والضعف في الحلول المختلفة؟

الآن لديك قائمة من الحلول.  إذا كان الأمر كذلك، فسيكون من الأفضل قضاء هذه المرة في السماح لفريق العمل بتقييمها (المرحلة 3). واعلم أن الحضور معفيون من الالتزام بالتوصل إلى قرار نهائي؛ إذ من المحتمل أنهم غير جاهزين له بعد، ولابد من السماح لهم بالتركيز فقط على تطوير قائمة من إيجابيات وسلبيات لمختلف البدائل.

هل أمضىة فريق العمل وقتًا كافياً في مناقشة الحلول المختلفة؟

إذا كانت الإجابة بنعم، فاستخدم هذا الجزء من الاجتماع للقيام بالعمل الصعب في كثير من الأحيان، وهو اختيار الحل (المرحلة 4).

هل تم بالفعل اختيار حل؟

الآن حان الوقت لوضع الخطة (المرحلة 5). ويجب أن تكون الخطة شاملة على التواريخ والتوقيتات لكل خطوة من خطوات التنفيذ، بجانب قائمة تشمل كيفية التنفيذ ومن سينفذ كل خطوة.

ويبقى القول.. إن معظم الاجتماعات السيئة لا تنتج عن كسل فريق العمل، أو بسبب أشخاص مؤهلين متمركزين حول أنفسهم وحسب، لكنها ناتجة عن خطأ بسيط يرتكبه جميع الموظفين والمديرين؛ وهي الاعتماد على الحدس لحل المشكلات وهذا غير كافٍ. إذ يجب أن نعقد اجتماعات منهجية وندير مناقشات هادفة بشكل متعمد وصريح إلى التغلب على مرحلة واحدة فقط في كل مرة.

قد يرى البعض أن الأمر محبطا وأن تلك الطريقة تستهلك الكثير من الوقت. لكن الاجتماعات المنهجية تجعلك تتقدم للأمام بمرور الوقت، ودليل ذلك ما قاله ستيف جوبز "إذا قمت بتحديد المشكلة بشكل صحيح، فستصل إلى الحل تقريبًا".

تعليق عبر الفيس بوك