البريمي- سيف المعمري
استقبلت المديرية العامة للتريبة والتعليم في البريمي فريق من دائرة الوثائق بوزارة التربية والتعليم، بهدف التعريف بكل ما يخص الوثائق والتصنيف الموضوعي والورقي، والحافظات الورقية لكل موظفي المديرية.
وهدفت الزيارة إلى شرح نظام إدارة الوثائق الخصوصية، وأهم التحديثات التي طرأت عليه، والتدريب على آلية اختيار التصنيفات الموضوعية للتقسيمات الإدارية التي ينطبق عليها نظام إدارة الوثائق الخصوصية وفقاً لاختصاصات كل تقسيم إداري بالمديرية ومكاتب الاشراف التربوي كما استعرضت آلية التصنيف الموضوعي في نظام المراسلات الالكتروني من حيث إنشاء الملفات التكميلية (الفرعية) وفق التصنيفات الموضوعية الرئيسية المعتمدة لكل تقسيم إداري، وتصنيف المراسلات الصادرة والواردة، وتغيير الملف التكميلي للمراسلة، وتعديل اسم الملف التكميلي في نظام المراسلات الالكتروني، وإغلاق المراسلة وإغلاق الملف التكميلي وكيفية الرجوع إليه بعد تحويلة إلى الأرشيف الوسيط.
وهدفت زيارة الوفد إلى شرح طريقة فتح الملفات الورقية النظير للملفات التكميلية الإلكترونية وكيفية فتح الحافظات المعتمدة من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وتوضيح آلية اعداد القائمة الإسمية والملفات للتقسيمات الإدارية بالمديرية التي طرأ عليها تحديث بالهيكل التنظيمي للمديرية (دمج/ إنشاء/ حذف)، وتوضيح خاصية "إدارة الأرشيف" بنظام المراسلات الإلكتروني لرئيس قسم البريد والوثائق، في ظل سعي الدائرة إلى منح صلاحيات المتابعة في النظام لأقسام البريد والوثائق بالمحافظات التعليمية، من حيث متابعة تطبيق التصنيف الموضوعي لتقسيمات المديرية وإنشاء تقرير بالمراسلات غير المصنفة لكل تقسيم إداري، ومعرفة التصنيفات الموضوعية المدرجة لكل تقسيم بالمديرية، وربط الملفات والتصنيفات للتقسيمات الإدارية وفق اختصاصاتها الوظيفية. وتطرق الفريق إلى آلية تشغيل عملية تنظيم الوثائق ومرفقاتها وكيفية تفعيلها، وفقاً لما تم اعتماده بنظام إدارة الجودة، متابعة عينات مختارة من التقسيمات الإدارية بالمديرية والتي ينطبق عليها نظام إدارة الوثائق المشتركة، لمدى التزامها بتفعيل وتطبيق عملية التصنيف الموضوعي للمراسلات الصادرة والواردة في نظام المراسلات الإلكتروني، والنظام الورقي، وتقديم الدعم الفني اللازم لها.
يشار إلى أن الفريق يضم بدر بن فريش الحبشي أخصائي وثائق ومحمد بن علي الرواحي أخصائي وثائق وأحمد بن المر المفرجي فني وثائق من دائرة الوثائق.
