مسقط - الرؤية

اختتمتْ هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، أمس الثلاثاء، ورشة عمل لاستعراض واجهة النظام الثانية للجهات المشمولة بنظام منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية "وصول"، والتي نظَّمتها بقاعة هيئة تنظيم الاتصالات خلال الفترة 15-16 يوليو الجاري.

وهدفت الورشة إلى إطلاع ومشاركة ومساهمة الجهات المشمولة بالمشروع في بناء منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية من خلال الحصول على ملاحظاتهم واقتراحاتهم لتطوير النظام بالشكل الذي يلبي احتياجات كافة الجهات المشمولة بالمشروع ويتماشى مع تجارب وتطلعات المستخدمين.

وحول ختام الورشة، قال هشام الروشدي رئيس قسم إدارة منظومة المستندات والوثائق الإلكترونية بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية: تأتي هذه الورشة كاستكمال لكافة أعمال وأنشطة مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية "وصول"؛ حيث تعتبر هذه الورشة الثانية لاستعراض واجهة النظام الأولية، وبحضور ممثلين لكافة الجهات المشمولة بهذا المشروع. وركزت الورشة الأولى لاستعراض واجهة النظام على استعراض أجزاء من نظام المراسلات؛ حيث تم التطرق إلى بعض إجراءات إنشاء وتداول المراسلات عبر النظام، إضافة إلى إحدى أهم المميزات التي سيوفرها النظام؛ وهي: التراسل الإلكتروني المباشر عبر النظام دون الحاجة لإرسال مراسلات ورقية.

وأضاف الروشدي بأن الورشة الثانية لاستعراض واجهة النظام الثانية للجهات المشمولة بنظام منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية "وصول" تأتي كاستكمال ما تمت مناقشته في الورشة الأولى؛ حيث تم التركيز على الجزئيات المتبقية من نظام المراسلات كإسناد المهام، وإرسال المذكرات الداخلية والتفويض وغيرها من الخصائص، وتعتبر هذه الورشة أحد مخرجات مرحلة إعداد مواصفات تصميم النظام، والتي يتم خلالها ترجمة المتطلبات التي تم جمعها من قبل الجهات المشمولة بالمشروع خلال المرحلة السابقة. كما تكمُن أهمية هذه المرحلة في كونها مرحلة محورية تحدد مسار النظام وآلية سير الأعمال فيه، ليتم بعد ذلك تطويرها فعليا في النظام. ومن خلال النقاشات والمداخلات التي أدلى بها المشاركون في هذه الورشة فقد خرج فريق العمل بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بحصيلة جيدة من الآراء والتجارب والخبرات التي ستثري نظام منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية "وصول"؛ كونه يختزل تجارب وخبرات 18 جهة حكومية في هذا الجانب.

من جانبها، قالت رشا بنت سليمان المحفوظية مُحلِّلة نظم بقسم إدارة منظومة المستندات والوثائق الإلكترونية بهيئة الوثائق: تعد الورشة الثانية لاستعراض تصميم واجهات الجزء الخاص بنظام المراسلات من أهم مراحل المشروع التي تقوي الشراكة والتعاون مع الجهات الـ18 الداخلة في المشروع؛ حيث تمَّ خلال الورشة الاخذ بآراء الجهات في تصميم النظام والخصائص المتعلقة بإدارة المراسلات.