ناصر التوبي
بحمد الله وتوفيقه انطلقت في رحلتي لدراسة الماجستير، وما يُميز هذه المرحلة الدراسية عما سبقها من مراحل التعلم هي مساحة الخيارات الواسعة للطالب في أن يختار المسارات التي يود السير فيها، والمحطات التي يرغب في التوقف عندها، لاسيما إن كان الهدف هو العلم لذاته وليس لنيل الشهادة أو استحقاق الترقية الوظيفية.
وهنا قررت أن أسلك مسار الإدارة العامة وتحديدا إدارة العمل الأهلي والجمعيات التطوعية أحاول سبر أغوار هذا الحقل الفسيح متوقفاً عند محطاته التنظيمية والإدارية بكافة أبعادها الإستراتيجية والتشغيلية سعياً في هذه المرحلة للوصول إلى المحطة التي سأقف عندها لاحقاً لجعلها محطة البحث الأعمق لتكون موضوع أطروحتي الدراسية بإذن الله.
أكتب عن موسم اجتماعات الجمعيات العمومية الذي هو فرصة لي كباحث للاطلاع عن قرب على هذه الجمعيات، كما أنَّه يعدُّ حدثاً هاماً من عدة جوانب:
الجانب التنظيمي: حيث يساعد الجمعية على معرفة وضعها التنظيمي من خلال مشاركة الأعضاء في حضور الاجتماع واكتمال النصاب القانوني لعدد الحضور، إضافة إلى أي ملاحظات لربما قد تلقتها الجمعية من وزارة التنمية الاجتماعية (الجهة المسؤولة عن تنظيم عمل الجمعيات الأهلية، والإشراف عليها).
الجانب الإداري: من خلال التقرير الإداري الذي يجب على مجلس الإدارة تقديمه للجمعية العمومية، لاستعراض أهم الإنجازات، والتحديات، والخُطط المستقبلية، إضافة إلى كل ما هو ضروري لتحقيق الامتثال للتشريعات والقوانين سواء على مستوى اللوائح الداخلية للجمعية، أو تلك المتعلقة بتنظيم عمل الجمعيات الأهلية في البلد عمومًا.
الجانب المالي: من خلال التقرير المالي، ومصادقته من قبل المدقق الخارجي، إضافة إلى إطلاع الأعضاء على الوضع المالي للجمعية، وموازنتها للعام القادم.
الجانب الاجتماعي: من خلال تعزيز التعارف والتواصل بين أعضاء الجمعية، وخصوصاً تلك التي لديها أفرع متعددة وأعضاء يتوزعون على عدة محافظات، فتكون هذه الاجتماعات السنوية فرصة للتلاقي وتبادل الأفكار.
الرقابة الذاتية وتعزيز الشفافية: من خلال تقديم مجلس الإدارة لتقاريره الإدارية والمالية بكل شفافية أمام جميع الأعضاء تتعزز الثقة، وتقدير الدور الذي تقوم به الجمعية لخدمة المجتمع، كما أنها توقد روح المبادرة لدى الأعضاء ودعمهم لتحقيق الأهداف التي يتطلعون إلى تحقيقها من خلال الجمعية.
ومن أجل تحقيق أقصى استفادة من هذا الحدث السنوي الهام يتوجب على مجلس الإدارة العمل على أخذه بجدية تامة وإعطائه حقه من الإعداد، والتحضير، ووضع بنود جدول الأعمال بشكل دقيق لتغطية كافة تفاصيل الجوانب التي ذكرتها أعلاه.
وحيث إنِّه لا يوجد جدول أعمال نموذجي يجب أن تلتزم به كافة الجمعيات، فلكل جمعية خصوصيتها، ومع ذلك فهذه بعض البنود التي أرى أن يتضمنها جدول أعمال الجمعية العمومية:
- تسجيل الأعضاء، مع تحديد من له حق التصويت ومن ليس له ذلك.
- توزيع المنشورات والمستندات (جدول الأعمال، التقرير الإداري، التقرير المالي ...) ومع وجود وسائل التقنية الحديثة يمكن أن يكون المجلس قد عمل على توزيع تلك المنشورات بشكل إلكتروني على أعضائه مسبقًا.
- استهلال الاجتماع بكلمة ترحيبية من رئيس مجلس الإدارة.
- إعلان النصاب القانوني وفقاً للنظام الداخلي للجمعية.
- استعراض مستجدات الأعمال منذ الاجتماع السنوي الماضي.
- استعراض التقرير الإداري.
- استعراض تقارير مديري المشاريع أو رؤساء اللجان.
- استعراض التقرير المالي.
- جلسة نقاش واستفسارات حول التقارير المعروضة. (وهنا يجب التخطيط جيدا للآلية التي يتم بها ذلك تجنبًا لإهدار الوقت، وتحقيقاً لمبدأ إتاحة الفرصة للجميع للمشاركة).
- تنظيم الانتخابات في حال كان الاجتماع متضمنًا انتخاب مجلس إدارة جديد للجمعية.
- أية بنود أخرى قد تكون مطلوبةً وفقاً لقانون الجمعيات الأهلية واللوائح والتشريعات المنظمة لعملها.
- إتاحة الفرصة للضيوف، أو المُراقبين الخارجيين لتقديم كلمة ختامية. حيث يتضمن القانون حضور مراقب من قبل الوزارة لفعاليات الاجتماع.
- لقاء مفتوح بين الأعضاء، مع تقديم الضيافة للحاضرين. (يمكن أن يتضمن معرضا للمنتجات، أو صوراً للإنجازات وفقاً لطبيعة عمل كل جمعية).
